Comment acheter un système téléphonique d'entreprise

Pour la plupart des organisations, l'équipement de bureau le plus important est le téléphone. Les systèmes téléphoniques de classe affaires commencent généralement à coûter quelques milliers de dollars, et le prix augmente proportionnellement à l'augmentation de la taille du système et au nombre de fonctionnalités que vous souhaitez.

Les systèmes téléphoniques de classe affaires discutés ici sont pour les bureaux avec dix personnes ou plus.

De quelles fonctionnalités vous aurez besoin

Les fonctionnalités qui apportent de la valeur à votre entreprise et connectent votre entreprise au monde va augmenter le coût total du système téléphonique. Le vendeur d'un système téléphonique essaiera de vous vendre toutes les cloches et les sifflets (c'est leur travail), mais vous devez consulter chaque fonctionnalité et décider si cela ajoutera de la valeur à votre entreprise ou vous fera économiser de l'argent. 

Caractéristiques de base

Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes disponibles sur un système téléphonique d'entreprise. Chaque marque est différente, alors demandez au vendeur une liste complète des options.

Le préposé automatique remplace généralement une réceptionniste en présentant les appelants une liste d'options pour acheminer leur appel (E.g., «Appuyez sur 3 pour parler avec quelqu'un dans les ventes»). Il peut également permettre aux appelants de composer directement l'extension d'une fête.

• Fonctionnalités de conférence Permettez à deux ou plusieurs extensions de se connecter pour partager une conversation. Habituellement, la valeur par défaut est deux. Si vous en avez besoin de plus de deux, demandez quel est le nombre maximum de participants. Certains systèmes permettent uniquement de conférencer les extensions internes. Si vous avez besoin de conférences téléphoniques externes, demandez aussi à ce sujet.
• Répertoire automatisé permet aux appelants de rechercher l'extension d'un employé en entrant les premières lettres de leur nom.
• Messagerie vocale Permet de laisser des messages pour les employés qui ne sont pas disponibles ou au téléphone. Certains systèmes peuvent transmettre des messages vocaux aux e-mails d'un employé et permettre à des équipements de messagerie vocale tiers séparés d'interfacer avec leur équipement. Selon les prix, cela pourrait vous faire économiser de l'argent.
• Appel est la possibilité de mettre un appel en attente pendant que l'utilisateur s'occupe d'autres questions. Généralement inclus avec le système.
• Transfert d'appel donne à l'utilisateur la possibilité de transmettre tous les appels vers une autre extension ou à la messagerie vocale temporairement.
• Numérotation abrégée Enregistre les numéros de téléphone fréquemment utilisés et permet à l'utilisateur de le composer avec un bouton appuyer ou deux. C'est un gain de temps utile pour les nombres fréquemment appelés.
• Revial Permet au dernier numéro d'être redémarré avec le contact d'un bouton.
• Pagination Permet à un utilisateur de parler d'un système d'adresse public pour appeler un employé ou faire des annonces.
• Musique en attente donne à vos appelants quelque chose à écouter pendant qu'ils sont en attente. Il peut s'agir de musique ou de messages préenregistrés annonçant votre entreprise.
• Alimentation de secours fournira une autre source d'électricité pendant 10 à 60 minutes en cas de panne de courant.

Fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités avancées ajouteront un coût important au système total et ajouteront un coût continu sur la durée de vie du système. Cependant, cela pourrait être compensé par le service client réduit et les avantages de la réduction du temps qu'ils apportent.

• Emplacement distant La fonction permet des connexions simples aux employés hors site ou aux petits bureaux distants en composant simplement une extension interne.
• Trouvez-moi / suivez-moi permet aux utilisateurs de transmettre leur téléphone sur demande à un autre téléphone, téléphone portable, téléphone personnel, secrétaire, etc.
• Intégration téléphonique informatique (CTI) permet au système téléphonique d'interagir avec un système informatique. Les exemples incluent la possibilité pour un utilisateur de cliquer sur un numéro de téléphone à l'écran et de faire en sorte que le système téléphonique compose automatiquement le numéro (réduction des mauvais numéros et gagne du temps); ou le passage du numéro de téléphone d'un client à un ordinateur lorsqu'il appelle afin de retirer le compte du client et de l'afficher à l'écran pour l'employé avant de répondre au téléphone. Cette option est très chère.

Quelle est la taille du système

La question suivante à laquelle vous devez répondre est où vous voulez les téléphones. La liste suivante identifie les endroits communs que vous voudrez localiser une extension du téléphone:

• Réceptionniste
• Chaque bureau
• Télécopieur
• Terminaux de carte de crédit, ports de données
• Salle de conférence
• Sols / entrepôt d'entrepôt
• Zones publiques (salle d'attente, couloirs, entrées, etc.)

Ensuite, vous devrez déterminer combien d'appels téléphoniques simultanés entrent et quitteront le bureau. La somme totale des appels entrants et sortants à un moment donné est le nombre de lignes (ou de troncs) dont vous aurez besoin.

Les configurations communes sont des lignes de 3, 8, 12, 16, 24 ou 48. Les plus grands systèmes ont des emplacements d'extension, vous pouvez donc ajouter plus de lignes à une date ultérieure. N'oubliez pas de tenir compte de la croissance future (25% n'est pas rare). Important: si vous sous-estimez cela, les appelants obtiendront un signal occupé si toutes les lignes sont utilisées.

Trouver un concessionnaire de systèmes téléphoniques

Trouver un concessionnaire n'est pas difficile. Tout d'abord, vous pouvez rechercher sur le Web des «équipements téléphoniques et fournitures» pour trouver un revendeur proche de vous.

Les salons de la technologie des entreprises et des bureaux sont également de bons endroits pour commencer. Non seulement vous pourrez rencontrer les ventes et soutenir les gens, mais vous pourrez peut-être aussi essayer un système.

Enfin, la meilleure façon est de demander autour. Demandez aux gens que vous connaissez qui ont une entreprise avec un bureau. Vous pouvez également obtenir leur évaluation de la qualité de l'équipement et du niveau de service qui a été fourni.

Calcul du coût total

Le coût total du système comprendra les composants suivants:

• Unité / système de base est l'unité qui contrôle toute l'infrastructure téléphonique. Le coût dépend du nombre de fonctionnalités que vous disposez, du nombre d'ensembles de téléphone qu'il peut gérer et du nombre de lignes provenant de la compagnie de téléphone.
• Combinés / ensembles de bureau sont les unités qui sont assises sur les bureaux ou sont attachées au mur. Ils viennent dans plusieurs styles, capacités et prix différents. Les prix peuvent aller de 70 $ à 1 000 $. Les exemples incluent des ensembles de base (les moins chers), de niveau intermédiaire, exécutif / haut de gamme, réceptionniste (les plus chers) et les unités de table de conférence. D'autres options incluent des casques mains libres et des connexions sans fil. La plupart des combinés sont propriétaires et ne fonctionneront qu'avec un système de base de ce fabricant. Si vous remplacez un système téléphonique existant, le coût de tous les nouveaux combinés (si vous modifiez les marques) peut faire une mise à niveau vers le modèle supérieur suivant, la seule solution abordable que vous avez.
• Câblage est les vaisseaux sanguins de l'organisation et ne doit pas être marginalisé. Si vous construisez un bureau, installez un câblage supplémentaire et des récipients dans n'importe quelle zone, vous pensez que vous pourriez avoir besoin d'un téléphone à l'avenir. Le coût sera une fraction du coût si vous devez revenir en arrière plus tard et frapper des trous dans les plafonds et les murs. Si vous l'installez dans un bâtiment avec un câblage existant, demandez au concessionnaire de vérifier la compatibilité du câblage avant de signer le contrat.
• Installation et configuration initiale sera la partie la plus longue du projet. Les systèmes téléphoniques ne fonctionnent pas dès le départ et devront très probablement être installés et initialement configurés par un technicien qualifié. Afin de fonctionner le plus rapidement possible, assurez-vous que cela est inclus dans le contrat. Les autres options qui peuvent être négociées sont la maintenance, les modifications futures et la formation pour vos employés.

Prendre la décision finale

La décision finale repose sur vos épaules. Les vendeurs du système téléphonique peuvent être agressifs, mais n'oubliez pas que vous êtes «le client» et que vous êtes en charge. Afin d'obtenir le meilleur prix pour le système que vous souhaitez, remettez vos exigences à plusieurs sociétés et laissez-les enchérir sur le projet. Assurez-vous d'obtenir une proposition détaillée qui couvre toutes les zones décrites ci-dessus. Vous ne récupérerez pas une comparaison de pommes à pommes, alors demandez que le coût des fonctionnalités soit répertorié séparément (ou détaillé, s'ils sont inclus comme un paquet de fonctionnalités). Cela vous permettra de déterminer ce qui cause les différences de prix. Si vous n'êtes toujours pas sûr d'un leader clair, demandez à voir une démo sur le site d'un client existant. Enfin, comparez les propositions et choisissez celle qui répond à vos besoins, permet la croissance et, surtout, vous vous sentez le plus à l'aise avec.