Comment fermer le bureau pour les vacances

Préparer votre bureau avant de fermer pour les vacances nécessite une préparation minutieuse. Une bonne messagerie garantira que vos clients, vos fournisseurs et vos employés peuvent planifier la fermeture, ce qui signifie que vous n'aurez pas à faire face à beaucoup de plaintes en colère avant et après la pause. Cela devrait faire des vacances insouciantes et un repos bien mérité. 

Voici une simple liste de contrôle des étapes, du réglage des messages partis pour la réinitialisation des thermostats, qui rendra vos vacances à fermer en douceur et rentable. 

Informer les employés, les clients et les vendeurs

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Assurez-vous de notifier les parties prenantes de votre entreprise au moins deux à quatre semaines à l'avance. Les employés peuvent être informés et rappelés par le biais de systèmes de calendrier à bureau, de notifications par e-mail, de panneaux et de publications autour du bureau, et des inserts dans leurs chèques de paie. Et n'oubliez pas ces rappels de suivi; Tous les messages ne passent pas la première fois.

Vous pouvez informer les clients via votre site Web et le message automatisé de préposé sur votre système téléphonique.

Informer les fournisseurs (en particulier ceux qui ont des horaires de livraison récurrents) par e-mail, téléphone ou courrier postal ordinaire. 

Informer le personnel de sécurité ou les services

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Informer votre personnel de sécurité ou votre service de sécurité sur vos prochaines dates de clôture. Assurez-vous que vos fournisseurs de sécurité ont une liste de contacts d'urgence mise à jour qui contient les coordonnées, y compris les numéros de téléphone, pour vous et vos employés clés. Ils doivent savoir qui contacter en cas de problème de sécurité, même lorsque le bureau est fermé pour les affaires, et qui est autorisé à être dans le bâtiment pendant la fermeture.

Changer la salutation automatisée des préposés

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Une semaine ou deux avant la clôture, enregistrez une salutation automatisée sur votre système téléphonique qui explique que le bureau sera fermé pendant une période prolongée. Incluez la date à laquelle vous fermerez et quand vous vous attendez à rouvrir. Juste avant de partir, enregistrez une deuxième salutation automatisée qui met l'accent sur le retour et, le cas échéant, à qui les appelants devraient diriger toutes les questions en votre absence.

Si vous fournissez des services d'urgence, tels que le chauffage et le refroidissement, la plomberie ou d'autres services clients essentiels, assurez-vous de dire à vos appelants comment atteindre votre service de réponse ou votre téléphone portable en cas d'urgence.

Informer votre service de réponse

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Informez votre service de réponse des dates que le bureau sera fermé et mettez à jour votre liste de contacts avec les numéros de téléphone des employés qui seront sur appel. Assurez-vous de savoir qui contacter dans des situations spécifiques; Vous ne voulez pas que les gestionnaires de niveau supérieur soient alertés en cas de problème de livraison, par exemple.

Changer les salutations de la messagerie vocale

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Si votre système téléphonique permet aux employés de recevoir des appels externes dans leur bureau, demandez-leur d'enregistrer un message "Fermer pour les vacances" ou un message de messagerie vocale "Fermer pour les vacances". Les employés doivent faire savoir aux appelants quand ils retourneront au bureau et que faire s'ils ont besoin d'une aide immédiate pendant que le bureau est fermé. Dans la plupart des cas, vous ne voulez pas que des employés donnent des coordonnées personnelles. 

Réduire les thermostats, désactiver l'équipement de bureau

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Économisez de l'énergie et de l'argent en définissant ou en reprogrammant vos thermostats de bureau pendant la fermeture. Vous serez surpris des économies de coûts que vous pouvez accumuler, et c'est peut-être une bonne opportunité de relations publiques; Montrez que votre entreprise s'est engagée à préserver les ressources.

Vous pouvez également économiser de l'énergie et de l'argent en éteignant tous les équipements de bureau non essentiels, y compris les lampes de bureau, les copains, les imprimantes et les ordinateurs.

Serveurs de sauvegarde

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Si vous avez des ordinateurs et des serveurs, assurez-vous que le cycle de sauvegarde fonctionne de manière appropriée avant et après l'arrêt. Réduisez votre exposition à une catastrophe en planifiant votre sauvegarde hors site pour un ramassage anticipé. C'est un domaine où vous souhaitez avoir des instructions claires pour qui contacter en cas de problème, alors assurez-vous que votre service de réponse est correctement informé.

Ne pas eteindre

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Il y a des équipements de bureau que vous ne devriez pas arrêter, notamment:

• Télécopieurs
• Système téléphonique
• Serveurs et systèmes de sauvegarde
• Unités de réfrigération
• Systèmes de sécurité