Comment créer un système de gestion de documents

La gestion des documents est le processus de traitement des documents de manière à pouvoir être créée, partagée, organisée et stockée efficacement et de manière appropriée. En tant que tel, apprendre à créer un système de gestion de documents est essentiel pour les entreprises.

De nombreuses entreprises s'occupent d'informations à enjeux élevés qui doivent être maintenus en sécurité et privés, ou accessibles rapidement. Dans de tels cas, un système de gestion de documents en douceur est essentiel. Mais même si votre entreprise est de nature plus décontractée, il est toujours important de conserver les registres appropriés pour la comptabilité et pour un souci d'efficacité.

En savoir plus sur la création d'un système de gestion de documents qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Options du système de gestion des documents

De nos jours, la plupart des entreprises travaillent confortablement avec des documents numériques et utilisent des programmes avec des fonctionnalités de stockage et de gestion. Il n'y a pas de pénurie de logiciels ou d'applications de gestion des documents généraux et spécifiques à l'industrie spécialement conçus pour améliorer la gestion de vos fichiers électroniques par votre entreprise. Par exemple, les hôtels peuvent toujours avoir un registre de style livre lors de l'enregistrement, et peuvent toujours demander une signature sur un onglet de carte de crédit en papier, mais dans les coulisses, les hôtels utilisent l'opéra pour gérer les pièces, garder des notes et exécuter des factures. Des options de paiement comme Square et Venmo sont utilisées plus souvent dans la vente au détail et le service, éliminant également le besoin de comptabilité papier.

Cependant, de nombreuses petites entreprises doivent faire face à un mélange de données à l'ancienne sur le papier et les fichiers électroniques et, dans certains cas, la proportion de données papier est beaucoup plus grande.

Convertir des documents papier en formats numériques

Une solution au problème d'un environnement de données mixtes serait d'utiliser un système d'imagerie de documents pour convertir tous les documents de votre entreprise en fichiers électroniques. Selon le type de données et de documents avec lesquels vous travaillez, cela pourrait être un processus relativement simple, ou cela peut impliquer une certaine créativité et des approches spécialisées.

Par exemple, un magasin de détail à petite échelle qui gère les reçus et les stocks peut être en mesure de convertir des documents papier en feuilles de calcul numériques avec un peu de travail de données supplémentaire. Un bureau d'un dentiste, en revanche, qui tient des registres de santé, de facturation, de radiographies, etc., aura probablement besoin d'une méthode plus robuste pour convertir leurs nombreux fichiers papier en formats numériques, comme l'embauche d'un service de numérisation de document adapté à l'entreprise ou l'achat de logiciels de numérisation capables de transférer des images haute résolution.

Étapes vers un système de gestion des documents

Qu'il s'agisse de travailler avec un environnement numérique uniquement ou dans un environnement hybride avec des documents numériques et papier, la configuration d'un système de gestion de documents comprend trois étapes:

1. Créer un plan de gestion des documents.
2. Mettre en œuvre le plan de gestion des documents.
3. Suivre.

La première étape est la plus détaillée, alors explorons-le plus loin.

Création d'un plan de gestion des documents

La première étape implique de répondre à ces quatre questions:

Quelles sont les règles pour créer des documents?

Factures, lettres de rappel de paiement, brochures de vente, e-mail, bilans, feuilles de calcul, rapports, toutes les entreprises créent une variété de documents dans le cours de la réalisation et de la suivi des affaires. Et, pour garder les choses organisées, toutes les entreprises doivent établir des règles pour créer des documents.

• Y a-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standard, tels que des lettres et des factures, et où se trouvent-ils?
• Y a-t-il un guide de style interne qui doit être suivi?
• Si de nouveaux documents devraient être datés ou comparés?
• Quelles procédures doivent être suivies pour partager ou examiner les documents?

Pour certaines petites entreprises, les seuls points qui comptent seront l'endroit où se trouvent les modèles de divers documents d'entreprise et comment les utiliser. Mais si la création de documents au sein de votre entreprise implique que différentes personnes collaborent, examinent ou mettent à jour des documents, vous devrez passer du temps à décider comment ces choses devraient être faites pour assurer l'efficacité et la cohérence.

Google Docs est une norme de l'industrie pour les projets collaboratifs, car il propose diverses options pour contrôler les autorisations, afficher les modifications et partager un seul document entre plusieurs personnes avec des contrôles de sécurité en place.

Comment les documents seront-ils stockés?

Il y a des coûts associés au stockage - dont le plus grand, pour la plupart des petites entreprises, est probablement le coût du temps perdu lorsque les gens recherchent des documents. La question est donc: comment les documents seront déposés? La clé du dépôt de documents est de suivre les bonnes pratiques de gestion des fichiers. Un système clair et facile à suivre est essentiel.

Vous devez également savoir comment vous archiver les documents. Comment allez-vous gérer les fichiers qui sont obsolètes ou prêts à être déplacés vers le brûleur arrière dans votre système de gestion de documents?

Vers le début de chaque année, par exemple, vous devriez passer par les différents fichiers liés au travail sur votre ordinateur, éliminer ceux qui ne sont plus actuels et créer de nouveaux dossiers étiquetés par an et le sujet, déplacer les fichiers selon les besoins. Vous pouvez faire de même avec les fichiers papier; Il n'est pas difficile de supprimer les anciens documents d'un dossier de fichiers et d'en créer un nouveau avec «Old» dans le titre. Certains logiciels proposent des options d'archivage automatique.

Le "stockage" dans un environnement numérique peut être basé sur le cloud ou sur des serveurs locaux, mais pour stocker des documents papier, vous aurez besoin d'espace physique sur le site, ou de nombreux cabinets d'avocats pour lesquels les arriérés de fichiers clients sont obligatoires, vous pouvez avoir besoin louer une unité de stockage.

Comment la récupération des documents peut-elle être simplifiée?

Cette question est le cœur de votre système de gestion de documents. Selon certaines estimations, il en coûte une entreprise en moyenne 120 $ en main-d'œuvre pour trouver un document manquant et 220 $ pour le remplacer.

Encore une fois, de bonnes pratiques de dépôt peuvent grandement contribuer à résoudre le problème. Si vous configurez des procédures et un protocole solides, comme la suite de congrès de dénomination strictes, par exemple, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver.

Et que vous soyez un propriétaire unique ou un propriétaire d'entreprise avec des employés, vous devez créer une liste de lieux de fichiers, ce qui rappellera aux utilisateurs où des types particuliers de fichiers vont aider les gens à savoir où les trouver. N'oubliez pas d'inclure si le fichier sera ou non sur votre système informatique, un serveur interne, dans le cloud ou déposé dans un emplacement physique tel qu'un classeur. Par exemple, supposons que vous utilisiez des images, des vidéos ou même des photos de papier dans votre entreprise. Une entrée dans la liste des emplacements de votre fichier peut être:

• Images numériques / Vidéo: ordinateur (ou serveur) -Drive E: / Photos-File dans le dossier de sujet approprié
• Photos en papier: classeur 3-Photos-alpha par sujet

Les lecteurs de réseau ou de cloud partagés doivent être étiquetés en fonction du contenu, tout comme les tiroirs de classement.

Comment faire des documents et maintenir en sécurité?

La première ligne de défense pour la sécurité des documents est en train d'obtenir physiquement les locaux de l'entreprise eux-mêmes. Toutes les entreprises, même à domicile, doivent faire installer des systèmes de sécurité.

Les entreprises peuvent également avoir besoin ou souhaiter investir dans d'autres dispositifs de sécurité, tels que les barres de fenêtre, les caméras de sécurité ou les services de patrouille. Vous pouvez passer tout le temps que vous souhaitez créer des mots de passe et chiffrer des fichiers pour tenter de protéger vos fichiers électroniques, mais peu importe si quelqu'un peut simplement vous promener et voler votre ordinateur.

Les mesures supplémentaires de sécurité des documents comprennent:

• Verrouiller tous les classeurs après les heures d'ouverture (et pendant le déjeuner si personne n'est fiable)
• Sauvegarder régulièrement des documents électroniques, de préférence hors site pour se prémunir contre le fait que vos données commerciales sont anéanties par des catastrophes naturelles
• Restreindre l'accès des utilisateurs à certains documents, applications et dossiers sur tous les ordinateurs partagés
• Empêcher le vol des employés en effectuant des vérifications des antécédents et des références dans le cadre de votre processus d'embauche

Mettre en œuvre et suivre

Une fois que vous avez créé votre plan de gestion de documents en répondant aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à l'implémenter. Assurez-vous que l'ensemble de votre personnel connaît les détails du système de gestion de documents de votre entreprise et que tout le monde suit les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération des documents.

Vous devrez également être sûr que tous ceux qui accèdent et utilisent des documents au sein de votre organisation suivent en nommant et en stockant régulièrement des documents de manière appropriée. Vérifier régulièrement un point. Même une insouciance occasionnelle peut éliminer l'ensemble du système.

Vous pouvez configurer un système de gestion de documents en une journée, mais la mettre en œuvre de manière cohérente au fil du temps sera la clé de son succès. Les récompenses sont énormes, vous économiserez des tonnes de temps et gagnerez la tranquillité d'esprit.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Quel est le meilleur système de gestion de documents?

Il n'y a pas de système unique qui fonctionnera pour toutes les entreprises à tous les niveaux. La clé est de comprendre les besoins de votre entreprise, puis d'appliquer les pratiques les plus appropriées. Certains facteurs à considérer comprennent:

• L'échelle de vos opérations (quelle quantité de documentation sera stockée)
• La gamme de types de données et d'informations que vous devez gérer
• Comment vos documents sont utilisés et à quelle fréquence ils doivent être accessibles
• Niveaux de sécurité requis
• Votre budget-can vous embauchez un service spécialisé ou achetez un logiciel haut de gamme ou gérez-vous par vous-même?

SharePoint est-il considéré comme un système de gestion de documents?

En un mot, oui, mais avec une mise en garde: le produit Microsoft Office n'est pas fait sur mesure pour fonctionner comme un système de gestion de documents pour les petites entreprises et doit être implémenté avec soin et correctement pour s'intégrer à vos opérations. SharePoint a la possibilité de stocker, de protéger et de gérer des documents et comprend des fonctionnalités collaboratives et archivistiques.