Comment créer un manuel des politiques et procédures des employés

Même si votre entreprise n'a qu'un seul employé, vous avez besoin d'un manuel d'employé qui comprend toutes vos politiques, procédures et avantages sociaux. Les politiques garantissent que vous traitez tous les employés équitablement et équitablement, tandis que les procédures sont les "How-Tos" qui vous aident à exécuter des opérations en douceur.

La collecte de tout dans un manuel et obligeant vos employés à le lire peuvent faciliter votre vie en tant que patron et vos employés plus clairs, contenu et assuré.

Assurez-vous d'avoir un avocat qui est un expert dans le domaine du droit de l'emploi à vous aider avec votre manuel pour être certain qu'il n'y a rien qui pourrait vous causer des problèmes. Payer un avocat pour fournir cette critique pourrait vous éviter d'inclure quelque chose qui pourrait être mal compris par un lecteur.

Création d'un manuel des employés

Votre manuel doit avoir plusieurs sections, notamment:

• Introduction
• Stratégies
• Avantages
• Procédures

Introduction

L'introduction à votre manuel de votre employé devrait contenir plus que quelques mots sur votre entreprise. Il permet à vos employés de comprendre l'importance du manuel et comprend un domaine pour qu'ils signent pour reconnaître qu'ils ont lu le manuel. Vous voudrez peut-être inclure:

• L'histoire de votre entreprise
• Votre déclaration d'objectif ou énoncé de mission
• Une lettre de bienvenue
• Déclarations de la Société, y compris un énoncé de l'emploi à la volon

Incluez un document de signature des employés séparé du manuel. Assurez-vous que chaque employé signe le document indiquant qu'ils ont lu et compris le manuel. Incluez la reconnaissance dans le dossier personnel de chaque employé.

N'essayez pas d'écrire ces déclarations vous-même, de les copier sur Internet ou d'utiliser un formulaire juridique gratuit. Demandez à votre avocat de rédiger ces déclarations et le document de signature des employés pour vous assurer qu'ils respectent toutes les lois étatiques et fédérales.

Politiques des employés

La première grande section de votre manuel de votre employé contient des politiques des employés. Ces politiques donnent des informations aux employés sur vos attentes à leur sujet.

Présence et ponctualité

Inclure une section indiquant que les employés devraient être au travail tous les jours et à l'heure. Définir "l'absentéisme excessif et le retard" habituel ".

Pauses, temps de déjeuner, salon du personnel

Les employés peuvent-ils prendre des pauses à tout moment, ou y a-t-il des temps de pause spécifiques? Et le déjeuner? Décrivez les protocoles pour les pauses et l'utilisation du salon du personnel.

Logiciels et documents informatiques

Sensibiliser les employés aux lois sur le droit d'auteur concernant les documents. Quels documents peuvent ne pas être copiés? Quel logiciel peut être copié? Où sont les licences logicielles et que disent-ils?

Confidentialité

Énoncez les politiques relatives aux affaires commerciales et aux secrets commerciaux de votre entreprise.

Cadeaux

Les employés ne doivent pas prendre de cadeaux des clients, sauf pour de très petits jetons.

Discipline et licenciement

Décrire les procédures de discipline, y compris les avertissements, à la fois écrits et verbaux. Inclure un processus d'appel, même pour un petit bureau, afin que les employés sentent qu'ils ont un endroit où se tourner vers. Décrire les circonstances dans lesquelles l'emploi peut être résilié. Combien de préavis est donné? Comment les vacances accumulées sont-elles payées?

Drogues et consommation d'alcool; Politique de tabagisme

Déclarer que l'utilisation de drogues ou d'alcool sur les locaux de l'entreprise est un motif de licenciement immédiat. Autorisez-vous fumer sur les locaux de l'entreprise? Si oui, où?

Évaluations

Dites aux employés comment et quand vous effectuez des avis de performance.

Statut des employés: à temps plein, à temps partiel

Décrire les heures hebdomadaires requises pour l'emploi à temps plein (32? 35? 40?). Les employés à temps plein ont-ils des avantages (comme l'assurance maladie) que les temps partiels ne? Les partisans partisans reçoivent-ils des vacances payées?

Code vestimentaire de bureau / installation

Vous voudrez peut-être inclure une déclaration générale sur l'adhésion aux politiques habillées, que ce soit des affaires décontractées ou plus formelles. Et si les employés doivent porter des uniformes spécifiques, qui paient pour ces? Qui paie le nettoyage?

Orientation et formation des nouveaux employés

Décrivez le programme de votre entreprise de formation et d'orientation en cours d'emploi. Le temps d'orientation est-il payé?

Périodes de paie / feuilles d'heure / chèques de paie / heures supplémentaires

À quelle fréquence les employés sont-ils payés? (Les périodes de paie peuvent être différentes pour les employés salariés et horaires.) Souligner que les feuilles de temps / cartes de temps doivent être maintenues par tous les employés; Quand doivent-ils être retournés? État lorsque les employés sont éligibles aux heures supplémentaires.

Parking pour les employés

Décrivez votre parking et toute restriction sur son utilisation. Les employés ont-ils besoin d'une carte de stationnement pour entrer dans les lots? Comment les lots sont-ils surveillés?

Appels téléphoniques personnels, utilisation des médias sociaux et visiteurs

Décrivez vos politiques sur les visiteurs et sur l'utilisation des médias sociaux et passer des appels téléphoniques personnels sur l'heure de l'entreprise.

Période de probation

C'est une bonne idée d'inclure une période de temps, généralement pas plus de 90 jours, au cours de laquelle un nouvel employé est évalué et l'emploi est "temporaire" ou "à volonté."Vous pouvez ajuster la rémunération après cette période probatoire pour inciter à un nouvel employé.

Démission

Tu peux rEstiez qu'un employé qui souhaite démissionner pour vous donner un préavis d'au moins deux semaines.

Jours de la météo

Décrivez comment et quand vous informerez les employés si l'entreprise est fermée par mauvais temps. Incluez une déclaration sur la façon dont vous traiterez les congés des employés pour les intempéries lorsque l'entreprise reste ouverte.

Avantages sociaux

Temps libre payé (vacances, temps personnel, jours de maladie)

Il n'y a pas de loi fédérale qui vous oblige à payer un employé pour des congés, y compris les vacances, le temps personnel ou les délais de maladie, mais certains États ont des exigences pour donner aux employés des congés. Il existe plusieurs façons de décider comment gérer ces problèmes de congé. Parlez à un spécialiste des ressources humaines ou à votre avocat.

Vacances

Aucune loi fédérale ne nécessite des salaires de vacances; Si votre entreprise est fermée pour des vacances, vous n'avez pas besoin de payer pour cette fois. Quelles vacances payées faites-vous? Énumérez des vacances spécifiques pour chaque année. Vous pouvez décider de changer les vacances d'année en année, mais généralement, vous devrez maintenir le même numéro. Si vous avez besoin que les employés travaillent la veille et le lendemain des vacances pour recevoir des vacances? Vous n'avez pas besoin de payer des employés à temps partiel pour les vacances, même si les employés à temps plein les reçoivent.

Service juridique

La Fair Labor Standards Act ne nécessite pas de paiement pour le temps de congé, y compris les droits du jury. Certains États exigent que les employeurs paient des employés qui sont invités à siéger à des jurys.

Feuilles d'absence

Bien que vous n'ayez pas à fournir des congés payés en vertu des dispositions de la Family Medical Leave Act. Mais certaines feuilles sont protégées par la FMLA s'ils sont à des fins spécifiques.

Congé militaire

Comment allez-vous traiter avec les employés qui sont appelés en service actif? Consultez cet article sur la loi sur les droits à l'emploi et les droits de réemploi uniforme (USERRA) et parlez à votre avocat des exigences de l'employeur.

Périodes d'attente

Les employés doivent attendre un certain temps pour recevoir des prestations? Les employés probatoire peuvent-ils commencer à accumuler (accumuler)?

Procédures des employés

Dans cette section, énumérez toutes les procédures courantes que les employés participent, notamment:

• Financier et comptabilité
• Traitement de la paie
• Administratif
• Ventes
• Marketing et publicité
• Inventaire, expédition et achat

Deux dernières étapes

Revenez avec votre équipe juridique pour vous assurer que tout est correct et qu'il est conforme à toutes les lois étatiques et fédérales.

Ensuite, imprimez des copies de votre manuel et distribuez-les à tous les employés. Assurez-vous d'obtenir une signature de tout le monde en déclarant qu'ils ont lu et compris tout. Gardez ces signatures dans le dossier.