Comment développer un programme de réunion efficace

Un programme de réunion est une liste des éléments que les participants espèrent accomplir lors d'une réunion. L'ordre du jour doit être distribué avant une réunion, au moins 24 heures à l'avance afin que les participants aient la possibilité de se préparer à la réunion. De préférence, si possible, l'ordre du jour devrait être disponible plusieurs jours avant la réunion. Plus vos collègues sont disponibles de temps pour se préparer à une réunion, plus il est susceptible de participer à participer efficacement.

Développer un programme de réunion

La première étape dans l'élaboration d'un programme consiste à déterminer si d'autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion et établissez des objectifs faisables pour votre réunion. Les objectifs que vous fixez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace. Assurez-vous que vous n'avez pas planifié plus que c'est raisonnablement réalisable dans le délai de votre réunion.

Comme Stephen Covey l'a dit dans "les 7 habitudes de personnes très efficaces", "commencez par la fin à l'esprit."Votre objectif de réunion déterminera l'objectif de la réunion, l'ordre du jour de la réunion et les participants à la réunion.

Ensuite, considérez le temps dont vous vous attendez à avoir besoin pour chaque élément de l'ordre du jour. Si la réunion doit durer une heure et que vous avez cinq articles de l'ordre du jour, cela vous donne une idée générale du délai avec lequel vous travaillez. Cela ne signifie pas que chaque élément de l'agenda doit être précisément 12 minutes, mais les cinq combinés ne peuvent évidemment pas faire la moyenne plus de temps que cela.

Décisions de prendre

Après avoir déterminé votre objectif global, vous ou votre équipe devez prendre certaines décisions. En plus de l'objectif ou de l'objectif de la réunion, incluez également avec votre programme:

• Une date, une heure et un emplacement pour la réunion
• Les participants nécessaires à la réunion
• Éléments de discussion
• Le temps que vous prévoyez que le groupe devra discuter de chaque élément
• Pré-travail pour la réunion. Cela comprendra toute lecture, documentation, données, procès-verbal de la réunion d'une réunion antérieure ou toute autre préparation qui permettra à votre réunion réelle de réussir. Les documents pertinents doivent être joints à l'avis de réunion et à l'ordre du jour lorsque vous les distribuez aux participants invités.

Identifier les participants

Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez développer une liste de participants. Tous les employés ne peuvent pas ou ne devraient pas participer à chaque réunion, mais inviter les bons participants améliorera votre probabilité de succès. Déterminez vos participants en vous posant des questions:

• Qui doit posséder la solution que le groupe développe?
• Qui possède le processus dont le groupe discute?
• Qui a besoin de connaître les informations que vous distribuez?
• Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision?
• Qui a de l'expérience ou de l'expertise à partager avec le groupe?
• Qui doit soutenir la mise en œuvre de toutes solutions ou tâches?
• Qui doit fournir une autorisation ou des ressources pour atteindre le résultat de la réunion?
• Qui pourrait s'opposer à la mise en œuvre de toute solution ou direction?

Agendas pour les réunions régulières régulières

Toutes les réunions n'ont pas besoin d'un programme développé sur mesure. La plupart des employés ont régulièrement programmé des réunions pour leurs départements ou groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets dans lesquels vous participez.

Un projet en cours peut ne pas nécessiter un programme nouvellement développé pour chaque réunion, mais votre équipe sera bien servie en adoptant une approche standard de votre réunion. La réunion régulièrement prévue des employés est divisée en trois segments pour lesquels chacun a des éléments d'ordre du jour standard:

Articles d'information

Écrivez tous les éléments de l'ordre du jour qui sont informatifs pour chaque réunion. Par exemple, le gestionnaire met à jour le groupe sur les résultats de la réunion de haute direction.

Éléments d'action

Placer à l'ordre du jour tous les éléments que vous attendez du groupe voudra examiner à chaque réunion régulière. Par exemple, la performance au budget pour la période et l'identification des économies de coûts et des améliorations continues que le groupe prévoit d'obtenir.

Planification anticipée

Placer à l'ordre du jour tous les articles que le groupe souhaite planifier ou se préparer à l'avance. Par exemple, les objectifs à court terme pour le mois prochain ou la nécessité d'une assistance aux collègues pour les affectations à venir.

Si vous suivez ces directives lorsque vous développez votre programme de réunion, vous améliorez la probabilité que votre réunion soit plus productive.

Quoi d'inclure dans votre programme de réunion

Un programme pour une réunion régulièrement programmée peut aider à produire les résultats que vous recherchez en incluant certains éléments de base:

• Échauffement et salutations. Considérez un bref brise-glace selon la fréquence à laquelle le groupe se réunit. Même lors d'une réunion en ligne, les participants peuvent être bien servis par un brise-glace.
• Passez en revue l'objectif de la réunion, l'agenda, les résultats et les produits attendus.
• Examen, corriger (si nécessaire) et approuver le procès-verbal de la réunion précédente.
• Fournir des informations départementales et d'entreprise appropriées dont l'équipe a besoin.
• Examiner les progrès sur les éléments d'action, les plans d'action et les engagements. Examiner les progrès du groupe sur les objectifs.
• Discuter et prendre des décisions concernant les éléments de l'ordre du jour pour cette réunion.
• Identifier les étapes suivantes.
• Identifier l'objectif, le résultat et l'agenda pour la prochaine réunion.
• À la fin de la réunion, le preneur de notes doit revoir les engagements pris par les personnes lors de la réunion.
• Identifiez toute assistance nécessaire aux personnes qui ne sont pas dans le groupe et affectez les participants à entrer en contact.
• Déterminez qui en dehors de la réunion Les participants doivent savoir quoi et décider comment vous accomplisserez la communication.
• Distribuez les minutes dans les 24 heures suivant la réunion ou immédiatement si le preneur de notes les a pris électroniquement.

La ligne de fond

Vous pouvez rendre vos réunions en ligne ou en personne plus efficaces et plus susceptibles de produire les résultats que vous recherchez lorsque vous faites un programme détaillé. L'ordre du jour est le résultat de votre réflexion disciplinée sur les résultats que vous désirez atteindre. L'ordre du jour de la réunion est la manifestation externe de votre plan et de vos objectifs.