Comment mettre fin à un appel téléphonique professionnel

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devrez peut-être mettre fin à un appel téléphonique professionnel. Peut-être que vous êtes sur une date limite ou que vous devez passer à l'appel suivant, ou peut-être que vous êtes en jeu avec une personne bavarde et l'appel ne progresse pas. Quelle que soit votre raison, il est toujours important de mettre fin à l'appel poliment et professionnellement, laissant la personne à l'autre bout avec une impression favorable de vous et de votre entreprise. Mettez ces conseils d'étiquette de téléphone professionnel pour vous assurer que vous faites toujours de votre mieux pour laisser vos appelants heureux.

Réfléchissez d'abord

Avant de décider que vous devez mettre fin à un appel téléphonique, assurez-vous que la partie commerciale de la conversation est terminée. Vous ne voulez pas que votre appelant pense que vous évitez l'entreprise à portée de main ou que vous les coupez. Une bonne façon d'initier la fin d'un appel est de dire: "Ce fut un plaisir de parler avec vous, y a-t-il autre chose que je peux vous aider?"

Soyez toujours professionnel

Choisissez ce que vous dites attentivement. Encore une fois, vous ne voulez pas que l'appelant ait l'impression d'avoir le pinceau. Évitez toute apparence de condescendance dans vos mots ou votre ton de voix. Soyez affirmé, mais évitez d'être impoli ou impoli et éviter de faire des déclarations ou de poser des questions qui prolongeront la conversation.

Définir une limite de temps

Une partie de chaque entreprise prospère consiste à établir des relations avec vos clients. Cela pourrait signifier les écouter parler de leurs vacances ou de leurs petits-enfants. L'attention personnelle aux détails est particulièrement importante si vous êtes en vente. Voici un moyen de vous assurer de trouver cet équilibre entre le bavardage poli et la perte de temps: lorsque vous êtes sûr que la partie commerciale de l'appel est terminée, regardez l'horloge ou le temporisateur d'appel sur votre téléphone. Donnez à l'appelant encore trois ou quatre minutes pour conclure avant de commencer à enrouler les choses.

Saisir la pause

Attendez que l'appelant s'arrête dans sa conversation avant de sauter avec une déclaration agréable et d'appel qui indique clairement que vous dirigez l'appel à sa fin. Par exemple:

• "Eh bien, félicitations pour la nouvelle maison! Je vais envelopper pour que je puisse passer ce prochain appel, mais faites-moi savoir s'il y a autre chose dont vous avez besoin. Tu as mon numero."
• "Ça a été agréable de parler avec toi, mais j'ai besoin de conclure. Pouvons-nous définir un temps pour notre prochain appel?"
• "Toujours un plaisir de vous entendre. Y a-t-il autre chose dont vous avez besoin avant de te laisser partir?"

Offrir des alternatives

Vous pouvez avoir des méthodes autres que le téléphone que les gens peuvent utiliser pour vous contacter. Ceux-ci pourraient inclure le courrier électronique, les SMS, le chat Web ou même votre secrétaire ou votre assistant. Si votre appel téléphonique serait mieux servi par l'une de ces formes de communication alternatives, pivotez la conversation.

Par exemple, si un e-mail serait un moyen plus facile de recevoir ces mêmes informations, demandez-vous à ce que l'appelant suive dans votre boîte de réception: "Je vais vous laisser partir maintenant, mais voici mon adresse e-mail, si vous avez besoin de rien d'autre."

Vous pouvez également leur faire savoir comment ils peuvent contacter votre assistant ou la personne qui peut gérer des préoccupations ou des problèmes supplémentaires. Mieux encore, offrez-vous de les transférer directement à cette personne.