Comment estimer les frais lors de la planification des événements

Un calendrier compétitif sur les frais de planification des événements peut assurer le succès et la rentabilité de votre entreprise. Malheureusement, de nombreux planificateurs d'événements professionnels ont du mal à établir un tarif équitable pour leurs services de planification, surtout lorsqu'ils démarrent leur entreprise.

Divers facteurs sont impliqués dans la détermination des frais. Ces facteurs peuvent inclure le type d'événements que vous planifiez, les dépenses d'exploitation et les frais généraux. De plus, les horaires des frais peuvent également varier en fonction de l'endroit où vous êtes en affaires. La réalité est que vous pouvez généralement facturer beaucoup plus pour vos services dans une grande zone métropolitaine que dans la banlieue. Au-delà de ce que votre marché local est prêt à payer, il existe plusieurs façons différentes de structurer vos frais.

Taux horaire

Avec l'option Pricing by the Hour, vous avez les meilleures chances de vous assurer que vous êtes entièrement rémunéré tout le temps que vous passez à planifier un événement. Les frais de planification des événements associés à cette option peuvent aller d'environ 25 $ de l'heure à 125 $ de l'heure, mais cela dépendra naturellement de votre expérience et de vos qualifications.

Gardez à l'esprit qu'avec ce type de calendrier des frais, vous devrez conserver des enregistrements détaillés afin que vous puissiez fournir à vos clients une facture détaillée. Il est également généralement une bonne idée de fournir à vos clients une estimation concernant le nombre d'heures que vous devrez consacrer à leur événement, qui peut devenir une forme d'art en fonction de qui est votre client et de ce qu'ils attendent.

Pourcentage de dépenses

Lorsque vous voulez garder les choses simples et ne pas avoir à vous soucier des heures facturables, les prix par pourcentages peuvent être un bon moyen de monétiser votre travail acharné. Avec cette option, vous établissez simplement un prix basé sur un pourcentage spécifié du budget total de l'événement, qui peut souvent être plus digestible pour le client et plus lucratif pour vous-même.

La fourchette typique se situe entre 15% et 35%, mais cela variera en fonction de ce que vous pouvez négocier avec votre client. De toute évidence, il y a certains avantages et inconvénients à ce type de calendrier des frais. L'option Frais par pourcentage peut être très rentable si vous ne passez pas beaucoup de temps sur un événement. À l'inverse, vous pouvez finir par vous vendre à court si vous passez beaucoup d'heures à un petit budget.

Commission

Le prix par le taux de commission est une autre option à considérer. Avec cette option, vous devrez négocier une remise de tous les différents fournisseurs de services. Gardez à l'esprit qu'il n'est généralement pas une bonne pratique commerciale de facturer également vos clients de planification d'événements en utilisant une autre forme de facturation, mais avec le bon projet, cela peut avoir beaucoup de sens.

Dites par exemple que vous organisez une grande conférence technologique. Vous savez que tous ceux qui fréquentent seront créés une entreprise, et si vous pouvez trouver un moyen de suivre les ventes, vous pourriez supporter une manne incroyable si l'événement est un succès et il y a beaucoup de ventes. Inversement, si l'événement se déroule, vous ne vous retrouvez avec rien pour vos efforts.

Frais de projet plat

Alors que les clients préfèrent souvent les frais de projet stables afin qu'ils sachent précisément combien un événement va les coûter dès le départ, cela peut vous présenter des inconvénients pour vous. Principalement, cela vous demande la gestion du budget.

En conséquence, vous devez également être responsable d'anticiper différentes situations dans lesquelles les circonstances pourraient changer, ce qui a un impact sur le budget. Dans la plupart des cas, le calendrier des frais de projet plat est utilisé dans lesquels des frais peuvent être calculés par personne qui assiste à l'événement.

Gardez à l'esprit que, quelle que soit la façon dont vous choisissez de facturer vos services, il est important de vous assurer que toutes vos dépenses et frais généraux sont suffisamment couverts tout en permettant à beaucoup de place à profit.