Comment prévoir un budget des avantages sociaux des employés

Les employeurs peuvent trouver un budget facile pour les formes fixes de rémunération des employés, à savoir les salaires des employés. Mais il est plus difficile de mettre un nombre sur des prestations non salaires, comme l'assurance maladie, les congés payés et les plans de retraite.

Déterminez les coûts estimés des avantages sociaux pour la prochaine année avec ces conseils.

Pourquoi la prévision d'un budget non salaire est importante

Il y a quelques raisons pour lesquelles les employeurs devraient trouver un budget d'avantages sociaux pour les employés avant chaque nouvelle année de plan:

Restez au budget et évitez les tours de couverture

Connaître le coût des avantages sociaux estimé pour un employé est vital pour toute organisation, car elle aide à garantir les budgets des avantages RH et à garantir que les entreprises ont suffisamment d'argent à la banque pour payer les avantages.

Plus les prévisions sont en profondeur, plus une entreprise sera préparée et moins il sera confronté à des surprises financières.

Respectez les lois sur les soins de santé

En vertu de l'offre de responsabilité partagée des employeurs de la loi sur les soins abordables (ACA), les employeurs classés comme les grands employeurs (ALES) applicables doivent fournir aux employés à temps plein (et à leurs personnes à charge) avec une couverture d'assurance maladie qui:

• Est abordable
• Fournit une «valeur minimale» (une norme minimale acceptable pour les services médicaux)

Sinon, ils doivent payer à un employeur un paiement de responsabilité partagée à l'IRS. 

Déterminer le coût des avantages sociaux estimé à un employé permet aux employeurs d'évaluer si leur régime d'assurance proposé répond aux exigences de l'ACA. Si ce n'est pas le cas ou qu'ils optent pour ne pas offrir de plan, cela aide les employeurs à mettre de l'argent de côté pour payer toute pénalité encourue.

Évaluer et renforcer les avantages actuels

L'estimation des coûts des avantages sociaux des employés chaque année aide les entreprises à déterminer ce qui se trouve dans leur ensemble d'avantages sociaux, qu'il soit compétitif et si elle répond aux besoins de leur main-d'œuvre.

Si une entreprise détermine que son package n'est pas suffisamment robuste, il peut le remplacer par d'autres plans qui conviennent au budget des avantages.

Déterminer la classification des employés à temps plein

L'une des premières étapes qu'une entreprise doit prendre lors de la prévision d'un budget d'avantages sociaux pour la prochaine année du plan est de déterminer le nombre de personnes qu'elle emploie à temps plein. Cela aide l'entreprise à déterminer les aspects importants de ses offres d'avantages sociaux et des passifs fiscaux potentiels.

Est-ce une bière sous l'ACA?

Si une entreprise détermine qu'elle a suffisamment d'employés à temps plein pour être considéré comme un grand employeur (ALE) applicable, il saura qu'il est soumis aux dispositions de la responsabilité partagée de l'employeur si elle ne fournit pas une couverture d'assurance maladie adéquate à son temps plein employés.

En général, les bières sont des employeurs qui comptaient au moins 50 employés à temps plein en moyenne au cours de l'année précédente.

Combien d'employés ont besoin d'assurance

L'ACA oblige les ALes à offrir une couverture d'assurance adéquate aux employés à temps plein pour éviter de payer l'un des deux paiements possibles de responsabilité partagée.

En général, l'IRS définit un employé à temps plein comme quelqu'un qui travaille au moins 30 heures par semaine ou 130 heures par mois.

Les bières qui souhaitent éviter d'effectuer des paiements de responsabilité partagés à l'employeur doivent fournir une couverture essentielle minimale à 95% ou plus de leurs employés à temps plein (et personnes à charge). De plus, aucun employé à temps plein n'aurait dû recevoir de crédit d'impôt premium lors de l'achat d'assurance via le marché de l'assurance maladie.

Une pénalité peut être due à l'Internal Revenue Service (IRS) si l'une de ces conditions n'est pas respectée.

Pénalités sous l'ACA

Les paiements de la responsabilité partagés de l'employeur sont calculés sur la base du nombre d'employés d'une entreprise. Connaître le nombre d'employés à temps plein peut aider les entreprises à prédire le paiement qu'ils doivent à l'IRS. L'IRS informera généralement une entreprise si un paiement est dû.

Une fois qu'une entreprise sait combien d'employés à temps plein il dispose, il peut commencer à analyser ses dépenses en prestations.

Calculez le coût moyen des avantages sociaux

Lors de la mise en place d'un budget d'avantages, prenez en compte les avantages obligatoires et facultatifs. Entre les deux catégories d'avantages sociaux, les coûts des employeurs étaient en moyenne de 12 $.18 par heure Un employé a travaillé et comptabilisé 31.2% de la rémunération totale des employés, selon u.S. Données du Bureau of Labor Statistics (BLS).

Cependant, il est utile de référencer les coûts moyens de l'employeur pour les avantages dans ces deux catégories comme point de départ pour un budget d'avantages sociaux.

Coût estimé des avantages obligatoires pour un employé

Les avantages obligatoires sont ceux que les employeurs sont généralement tenus de fournir des employés en vertu de la loi fédérale ou des États, notamment:

• Taxe Fica:Cela comprend la contribution de l'employeur de la sécurité sociale et de la taxe sur l'assurance-maladie.
• Assurance chômage:Les employeurs doivent généralement contribuer à l'assurance chômage fédérale et étatique.
• L'indemnisation des travailleurs: La plupart des entreprises doivent payer ce type d'assurance qui aide les travailleurs qui tombent malades ou se blessent au travail.

Selon les données BLS, les dépenses médianes des employeurs sont de 2 $.26 Pour chaque heure, un employé a travaillé pour ces avantages légalement requis couvrant des entreprises dans le secteur privé et les gouvernements des États et locaux. Cela représente près de 8.4% du total des frais de rémunération des employés.

Prévoir le budget des avantages facultatifs

Les avantages facultatifs sont tous les avantages qu'un employeur n'est pas légalement tenu de fournir à ses employés, notamment:

• Assurance: L'assurance maladie constitue la majeure partie des frais d'assurance, mais l'assurance-vie et l'invalidité à court et à long terme sont également des avantages sociaux courants des employés.
• Congés payés: Les vacances payées, les vacances statutaires, les congés de maladie et les congés personnels relèvent de cette catégorie.
• Retraite et économies: Cela comprend des plans d'avantages définis comme les plans 401 (k) et les contributions des employeurs associés.
• Salaire supplémentaire: Cela comprend la rémunération des heures supplémentaires, les écarts de quart de travail et les bonus.

Les employeurs dépensent environ 5 $.71 par heure Un employé a travaillé pour ces avantages facultatifs, selon les données BLS. Ce chiffre représente environ 21% de la rémunération totale des employés.

Impôt

Une autre dépense à surveiller est la taxe Cadillac, une taxe sur les plans de soins de santé de grande valeur qui pourraient entrer en vigueur en 2022. Les prestataires de couverture devraient payer une taxe d'accise jusqu'à 40% sur la valeur des prestations d'assurance maladie qui dépassent 11 200 $ pour les plans auto-monétaires et 30 150 $ pour les plans de couverture familiale complètes.

Déterminer les coûts des avantages par rapport aux coûts des pénalités

Les entreprises peuvent déterminer si elle coûtera plus cher pour offrir aux employés des avantages sociaux ou à payer les pénalités encourues en violant les dispositions de la responsabilité partagée de l'employeur de l'ACA.

Il existe deux types de pénalités de responsabilité partagées par l'employeur en vertu de l'ACA:

• Couverture essentielle minimale: Les entreprises doivent généralement ce paiement si elles ne fournissent pas une couverture essentielle minimale à 95% ou plus des employés à temps plein (et des personnes à charge) et si un ou plusieurs employés à temps plein obtiennent le crédit d'impôt premium lors de l'achat d'assurance via le marché. Le paiement annuellement s'élève à 2 000 $ par employés à temps plein, à l'exclusion des 30 premiers employés à temps plein.
• Couverture essentielle minimale abordable avec une valeur minimale: Les entreprises qui offrent une couverture essentielle minimale aux employés doivent généralement ce type de paiement à chaque employé à temps plein qui obtient un crédit d'impôt premium lors de l'achat d'assurance Marketplace. Le paiement annuel est de 3 000 $ pour chaque employé à temps plein qui a obtenu le crédit d'impôt.

En revanche, la couverture d'assurance maladie coûte aux employeurs environ 2 $.55 par heure un employé travaille, selon les données BLS.

Pour certaines entreprises, en particulier les entreprises avec une petite main-d'œuvre à temps plein, il pourrait être plus abordable de payer les pénalités que de payer des avantages sociaux pour les employés à temps plein.

Mettez à jour le budget avec des ajouts de prestations ou des modifications

La prochaine étape de la prévision d'un budget non salaire consiste à examiner le progiciel des avantages sociaux que l'entreprise fournit actuellement à ses employés. Un service des ressources humaines doit déterminer si le package est suffisant pour ses employés ou si quelque chose doit être remplacé ou ajouté.

Si vous ajoutez ou modifiez les articles dans le package d'avantages sociaux (par exemple, vous voudrez peut-être économiser de l'argent avec un plan de soins de santé élevé ou ajouter un plan d'assurance dentaire), assurez-vous de croquer les chiffres pour le plan et le changement ou Ajoutez le ou les articles de ligne correspondants dans votre budget de prestations pour l'année à venir.

D'autres avantages pour que votre forfait pourrait manquer aujourd'hui comprennent:

• Assurance visuelle
• Comptes de dépenses flexibles
• Programmes de prestations volontaires
• Avantages de bien-être

En tant que prestations facultatives, aucun de ces articles ne doit être offert par l'entreprise, mais doit être pris en compte lors de la mise en place d'un budget complet pour les avantages sociaux pour les employés pour l'année à venir.

Consulter un conseiller RH

Prévoir que le budget des avantages sociaux des employés est souvent géré par une personne du service RH d'une entreprise. Si cette personne rencontre des problèmes lors de la prévision des avantages sociaux des employés, que ce soit pour sélectionner un plan de soins de santé approprié ou planifier pour les années à venir, il peut consulter le conseiller RH interne de l'entreprise ou un conseiller externe.

Cependant, un conseiller RH interne sera plus accessible. Les conseillers RH peuvent répondre à toutes les questions qu'une entreprise pourrait avoir en matière de prestations des employés, ce qui facilite la création d'un budget pare-balles.

Présenter les prévisions

Une fois le budget des avantages sociaux de l'employé, il peut être présenté à la personne de l'entreprise qui a le dernier mot à l'égard du budget, c'est un premier premier ou l'un des dirigeants de l'entreprise. Ils examineront le budget, effectueront tous les ajouts ou soustractions, puis les signeront afin que le forfait des avantages sociaux puissants puisse être utilisé par les employés au cours de l'année à venir.