Comment donner une salutation professionnelle à la messagerie vocale pour votre département

Si votre entreprise utilise des boîtes de messagerie vocale ministérielles pour les appels entrants, vous voudrez enregistrer un service de messagerie vocale de service de sondage professionnel. Ce type de salutation de la messagerie vocale est légèrement différent de la salutation personnelle de la messagerie vocale associée à la boîte vocale d'un individu. Par exemple, si votre système téléphonique permet à un groupe d'extensions téléphoniques d'être "regroupées" ensemble pour desservir tous les appels comptables généraux, alors toutes les extensions du service comptable peuvent être regroupées sous l'extension générale du service comptable. Lorsque le préposé automatisé transfère un appel à cette extension, la prochaine extension disponible recevra l'appel. Si toutes les extensions du service comptable sont occupées ou indisponibles, l'appel sera transféré dans la boîte vocale du département.

Options de salutation de la messagerie vocale

Selon le système téléphonique que vous avez dans votre entreprise, il peut y avoir différentes options pour le type de salutations de la messagerie vocale que vous êtes autorisé à composer. Ceux-ci inclus:

• Général de messagerie vocale: utilisée comme salutation par défaut de messagerie vocale si aucun autre type de salutation n'est défini.
• Salutation interne vocale: Habituer pour saluer les gens qui appellent votre département au sein de votre propre entreprise (je.e. à partir d'une autre extension). Généralement, cela ne s'applique qu'aux très grandes entreprises.
• Salutation de la messagerie vocale externe: joué pour les personnes qui appellent de l'extérieur de votre entreprise. Le préposé automatisé de votre système téléphonique peut jouer une salutation en entreprise générale que tous les appelants externes entendront. Si le nom de votre entreprise est mentionné dans cette salutation, vous n'avez pas besoin de le refaire dans votre salutation départementale.
• La salutation vocale temporaire ou hors de l'office: Ceci est défini lorsque tout le département ne sera pas disponible pendant une période particulière. Par exemple, le département est doté de personnel entre 8h00 et 17h00 ou il y a une réunion du département obligatoire qui retire tous les gens de répondre au téléphone. La plupart des systèmes de messagerie vocale vous permettront de fixer une date et une heure d'expiration afin que vous n'ayez pas à vous rappeler de l'éteindre lorsque votre département revient aux opérations normales.
• Au téléphone (occupé) Gesure de la messagerie vocale: Cette salutation est utilisée pour informer les appelants que le département est disponible, mais personne ne peut prendre leur appel immédiatement parce que toutes les extensions du bassin de département sont occupées avec d'autres appelants.

Éléments d'un bon département

• Nom du département
• Déclaration selon laquelle vous ne pouvez pas prendre leur appel maintenant
• Invitation à laisser un message
• Quand ils peuvent s'attendre à un appel de retour
• Options supplémentaires disponibles (E.g. "Appuyez sur la touche Pound pour revenir ...")
• Adresse du site Web si elle peut fournir des informations significatives
• Pas plus de 20 à 25 secondes (règle de jeu)
• Ne commencez pas par le "votre appel est très important pour nous ...". Cette phrase est surutilisée et est généralement un "désactiver" vers les appelants.
• Évitez de donner trop d'informations et de faire une salutation trop longue.

Échantillonnage de bonnes salutations

• Vous avez atteint le service comptable. Tous nos représentants sont occupés à servir d'autres appelants. Plutôt que de perdre votre précieux temps en attente, nous aimerions retourner votre appel dans les deux heures ouvrables. Si vous souhaitez revenir au menu précédent, appuyez sur Star maintenant. Sinon, laissez-nous un message détaillé avec votre nom et votre numéro. Après avoir enregistré votre message, vous pouvez appuyer sur la touche Pound pour plus d'options. Merci de votre appel.
• Vous avez atteint le département des ventes d'Operations Tech, Inc. Tous nos représentants commerciaux sont occupés à servir d'autres clients, mais nous aimerions retourner votre appel dès que possible. Pour les informations de prix actuelles ou pour vérifier l'état de votre commande, veuillez nous visiter sur le Web. Sinon, veuillez nous laisser un message avec votre nom et votre numéro après le ton. Si vous souhaitez revenir au menu précédent, appuyez maintenant sur la touche Star maintenant.
• Vous avez atteint le service comptable d'Operations Tech, Inc. Le département est actuellement fermé. Nos heures d'ouverture normales sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Nous sommes fermés le samedi et le dimanche. Vous pouvez appuyer sur la touche Star à tout moment pour revenir au menu précédent. Sinon, veuillez nous laisser un message avec votre nom et votre numéro et nous retournerons votre appel lorsque le bureau rouvrira. Vous pouvez raccrocher après avoir quitté votre message ou appuyer sur la touche Pound pour des options supplémentaires. Merci de votre appel.

Mauvais salutations de la messagerie vocale

• Vous avez atteint le service des ventes. Laissez-nous un message.
• Bonjour. Vous avez atteint le service comptable de XYZ.com. Tous les comptables assistent actuellement à une réunion du département obligatoire et personne n'est disponible pour prendre votre appel. Votre appel est très important pour nous et nous aimerions retourner votre appel dès que nous reviendrons. Cependant, c'est la fin de l'année et notre arriéré d'appel est très long. Si vous appelez pour effectuer un paiement sur un compte en retard, assurez-vous de nous dire dans votre message afin que nous puissions vous rappeler immédiatement. Sinon, veuillez attendre le ton et nous laisser un message confidentiel détaillé.
• Le département est fermé. Veuillez laisser un message après le ton.