Comment mettre en œuvre un plan de travail à distance à long terme

Le travail à distance est devenu la norme pour les entreprises allant de Twitter et Google aux petites et moyennes entreprises. Les statistiques montrent qu'un nombre important de travailleurs restent inquiets à l'idée de retourner au bureau et que le travail à distance à long terme a en fait amélioré leur productivité.

Dans le «State of Recking Work Survey en 2020» mené par Owl Labs en collaboration avec Global Workplace Analytics, 81% des répondants pensent que leur employeur soutiendrait le travail à distance après le 19, tandis que 29% pensent que leur entreprise le soutiendra en fait plus. De plus, 77% des personnes interrogées ont déclaré que le travail à domicile après Covid-19 les rendrait «plus heureux», et peut-être plus particulièrement, près de la moitié des répondants chercheraient un autre emploi si le travail à domicile n'était plus autorisé. 

Donc, si vous constatez que le travail à distance se trouve dans le meilleur intérêt de votre entreprise et de votre entreprise, comment élaborez-vous un plan pour un travail à distance à long terme à domicile et rallier votre équipe autour de l'idée? Si vous choisissez de suivre cette voie, vous seriez en bonne compagnie car l'analyse mondiale du lieu de travail prévoit que 25% à 30% de la main-d'œuvre continuera de travailler à domicile pendant plusieurs jours par semaine d'ici la fin de 2021.

Définissez votre vision du travail à distance à long terme

En tant qu'employeur, considérons certains critères avant d'établir et de mettre en œuvre votre vision pour un travail à distance depuis le plan d'origine. Le principal des critères est d'investir vos employés pour déterminer leur humeur et leurs besoins. Découvrez quel pourcentage de vos employés et de leurs équipes veulent continuer à travailler à distance et combien de jours par semaine, ils préfèrent venir au bureau.

Armé de ces informations, vous pouvez ensuite déterminer et partager vos objectifs pour permettre aux employés de travailler à distance à long terme. Assurez-vous que vous impliquez un nombre important de vos employés dans l'élaboration de ces plans.

Une approche recommandée consiste à demander à la haute direction de mettre en œuvre un processus de participation des employés qui pourrait inclure toutes les réunions de main, des enquêtes supplémentaires et le vote. Ne sous-estimez pas l'importance d'impliquer les membres de votre équipe dans la prise de décisions concernant leur avenir au travail.

Les objectifs que vous décidez devront inclure:     

• Articuler une vision globale de ce que vous espérez réaliser en permettant aux employés de travailler à long terme à distance à domicile afin qu'ils soutiennent le plan
• Aider vos employés à rester en bonne santé
• Réaliser une augmentation supplémentaire de la productivité grâce au confort des employés et à moins de temps de trajet
• Créer un moral plus positif et des taux de rétention plus élevés
• Des considérations financières telles que la location moins d'espace de bureau, la location d'espace que vous possédez et l'ajustement de votre plan de construction pour accueillir moins d'espace des employés
• Économiser le coût des voyages d'affaires
• Configuration des postes de travail et des zones couramment utilisées pour répondre à la nécessité de distancer personnelle
• S'assurer que vous fournissez à vos effectifs distants la technologie et l'équipement de bureau le plus récent et le plus puissant
• Mettre à disposition le soutien émotionnel et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dont vos employés ont besoin
• Déterminer quels postes peuvent victoire à distance et avec quelle fréquence tout en maintenant le service client et la rentabilité de l'entreprise
• Fournir les outils appropriés afin que le flux de travail soit stable et maintenu, comme demander aux équipes de travailler sur les heures d'ouverture principales et de mettre en place des réunions hebdomadaires

Enfin, et peut-être surtout, l'autonomisation de vos managers est la clé de l'efficacité et du succès de votre plan de travail à long terme à distance. Comme le souligne Gallup, «aucun autre rôle dans une organisation n'a plus d'influence», et la façon dont les managers dirigent leurs équipes et positionnent chaque membre de l'équipe pour réussir pour la productivité et l'engagement des employés.

Politiques pour soutenir un plan de travail à distance à long terme

Si vos employés font du travail à distance depuis un certain temps, vous avez probablement des politiques et des pratiques reformulées pour soutenir cette nouvelle normale inattendue. À l'avenir, ce sont quelques-unes des politiques et pratiques RH que vous voudrez peut-être hiérarchiser pour modifier et mettre à jour le travail à distance à long terme à domicile.

• Les règles, les normes et les mesures clés que vous devrez développer pour préserver et améliorer votre culture et vos valeurs organisationnelles

(Exemple: Offrant des activités virtuelles de consolidation sociale et d'équipe et la reconnaissance des employés)

• Comment vous soutenez vos employés émotionnellement et les aidez à pratiquer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée 

(Exemple: Considérer le soutien de la garde d'enfants pour les parents qui travaillent et les politiques de congé des employés plus flexibles pour s'adapter à la nouvelle normale) 

• Comment vous réaffecterez les économies d'infrastructure lorsque vous réduirez le besoin d'espace de bureau (Exemple: Offrir des bonus supérieurs aux employés, la mise à niveau de leur technologie aux plus récents, les plus rapides et les plus interactifs, fournissant des ordinateurs portables et des imprimantes aux employés qui en ont besoin, et mettant l'accent sur la formation et le développement afin que les employés continuent d'apprendre de nouvelles compétences)
• Aborder la capacité des employés à travailler en toute sécurité au bureau au besoin 

(Exemple: Répondre aux besoins de distanciation des bureaux, rendre les bureaux temporaires disponibles dans une configuration «hôtelière», et fournir un assainissement supplémentaire et un nettoyage aux espaces de travail)

• Établir des heures attendues et des exigences de main-d'œuvre 

(Exemple: Souligner que toutes les règles et réglementations existantes s'appliquent sur le lieu de travail à distance comme ils le font afin qu'aucun harcèlement ou autre comportement hostile ne soit toléré. Aussi, soulignant que chaque employé devrait travailler les heures de base au besoin.)

• En regardant comment et qui vous embauchez et à bord. Vous voudrez embaucher des personnes qui prospéreront en travaillant à distance et à long terme, le travail à distance élargit votre capacité à embaucher des personnes dans le monde tant que vous comprenez les besoins des équipes pour un contact en personne.

(Exemple: Embaucher des personnes d'autres États et développer un processus de formation et d'intégration des employés à distance)

• Soulignant la nécessité pour les employés de documenter leurs réalisations et de rester régulièrement en contact avec leurs gestionnaires pour discuter des objectifs de carrière à court et à long terme et des besoins de développement 

(Exemple: Planifier un appel zoom pour mettre à jour le gestionnaire sur les progrès du projet ou demander des commentaires sur la façon dont ils vont) 

Comment rallier les employés autour du travail à distance à long terme

En suivant les recommandations ci-dessus, vous pouvez construire les bases qui aideront vos employés à se rallier au concept de travail à distance. Engager vos employés en utilisant des enquêtes pour identifier leurs souhaits et leurs préoccupations est la première étape. Ensuite, impliquer vos employés à déterminer les attentes et les besoins du lieu de travail sur place et des emplacements de travail à distance arrivent en deuxième position. 

Ceci est suivi en informant les employés de ce que vous pouvez accueillir et de ce qui ne fonctionnera pas et pourquoi. Ensuite, sollicitez l'aide de vos employés avec la résolution de problèmes - peut-être qu'ils ont des réponses aux hauts dirigeants n'ont pas trouvé.

Enfin, demandez à vos managers de faire un plan pour leurs équipes respectives sur la façon dont ils accompliront ces 10 impératifs culturels de soutien:

1. Communication et résolution de problèmes
2. Établir des normes pour le comportement, l'interaction et la contribution
3. Déterminer combien de temps vos employés souhaitent rencontrer leurs managers et faire en compte les différents besoins de chaque travailleur
4. Construire la confiance et maintenir une culture de travail globale efficace et favorable
5. Mesurer la productivité et la qualité objectivement afin qu'ils aient moins de préoccupations de confiance avec les employés
6. Faire face aux sentiments d'isolement, de solitude et de solitude des employés
7. Accepter le temps que l'équipe doit être ensemble au bureau
8. Relever les défis de collaboration, les résultats et la résolution des conflits
9. Déterminer les heures de travail appropriées qui favoriseront la collaboration tout en honorant la nécessité de l'équilibre travail-vie
10. Développer une méthode d'évaluation globale périodiquement du nouveau travail à temps partiel ou à temps plein à domicile

Si vos équipes résolvent chacun de ces problèmes efficacement et que vous évaluez périodiquement si les plans fonctionnent tout en gardant le doigt sur le pouls du moral des employés, vous pouvez constater que la nouvelle normale répond mieux aux besoins de chacun. Et ce faisant, vous pouvez créer une situation gagnant-gagnant lorsque vous forgez un nouveau terrain.