Comment diriger des réunions d'équipe efficaces

Les réunions efficaces sont des événements intéressants et à haute énergie où les membres de l'équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions ou résoudre des problèmes. Malheureusement, trop de réunions auxquelles nous assistons semblent être le contraire. Les pires réunions apportent du temps à une rampe laissant tout le monde épuisé mentalement et émotionnellement et plus qu'un peu frustré. La différence concerne la façon dont les réunions sont planifiées et courent.

Les meilleurs managers comprennent l'importance de ces événements, et ils comprennent que la production d'une grande réunion demande une planification et des efforts délibérés. Cet article propose dix conseils pour vous aider à profiter de ce précieux temps de collaboration avec votre équipe. Voici des conseils sur la façon de renforcer les réunions de votre équipe.

Avoir une attitude positive à l'égard des réunions

C'est la chose la plus importante qu'un manager puisse faire en tant que leader pour améliorer les réunions d'équipe. Il est surprenant de voir combien de managers sont fiers de proclamer leur aversion pour les réunions, mais pour obtenir des résultats significatifs, résoudre des problèmes, prendre des décisions, informer, inspirer, collaborer et motiver, les managers doivent travailler avec des gens. 

Cela signifie de temps en temps réunir ces gens dans une pièce ou lors d'une conférence téléphonique et leur parler. La gestion ne concerne pas s'asseoir dans le bureau avec la porte fermée en envoyant des e-mails. En tant que leader, essayez de considérer les réunions comme la manifestation du leadership. C'est le leadership Showtime, pas quelque chose à redouter comme un voyage chez le dentiste.

Rappelez-vous, vous êtes propriétaire de la réunion

Ne déléguez pas la planification de l'ordre du jour à un assistant administratif ou à un autre membre de l'équipe. En tant que leader, c'est ton réunion pour planifier et courir. Pour vous mettre dans le cadre d'esprit approprié, posez et répondez à la question suivante: "Après cette réunion, qu'est-ce que je voudrais que les gens aient appris, réalisé ou résolu?" 

Préparez toujours un programme

Tout ce que vous lirez sur les réunions efficaces du lieu de travail comprend des conseils sur la préparation d'un programme. Pourtant, nous nous sommes tous présentés à une réunion où il n'y a pas d'ordre du jour à trouver. L'acte de planification de l'ordre du jour aide à se concentrer et à identifier les sujets prioritaires de la réunion.

Demandez des commentaires à l'ordre du jour

Bien qu'il soit de la principale responsabilité du manager de développer l'ordre du jour, les membres de l'équipe peuvent être invités à contribuer aux éléments de l'ordre du jour. Envoyez un appel à des idées quelques jours avant la réunion.

Pimenter

Mettez un peu de variété dans le format. Voici quelques éléments que vous pouvez faire pour pimenter vos réunions d'équipe:

• Inviter des conférenciers invités
• Célébrer quelque chose
• Mener une «table ronde d'apprenti
• Regardez une conférence TED qui est pertinente pour l'ordre du jour de la réunion
• Exécuter une activité de consolidation d'équipe
• Changer les emplacements (envisagez de prendre la réunion hors site)
• Apporter de la nourriture amusante ou intéressante
• Avoir une réunion à l'ordre du jour «à un seul article»
• Demandez des mises à jour de la foudre
• Engagez l'équipe dans le brainstorming
• Communiquez des chaises ou changez quoi que ce soit pour briser la monotonie

Permettre un «espace blanc» pour la créativité et l'engagement spontanés

Ne saisissez pas autant d'articles à l'ordre du jour que vous avez du mal à le terminer. Au lieu de cela, laissez de la place à la fin pour une discussion spontanée. Si la réunion se termine tôt, laissez tout le monde aller tôt. Tout le monde apprécie aussi le temps. 

Utilisez des réunions d'équipe pour collaborer

Au lieu de simplement partager des informations, essayez de résoudre un problème ou de travailler avec le groupe pour arriver à une décision. Oui, c'est difficile et peut être désordonné, mais c'est là que nous obtenons le plus de valeur des réunions. 

Éclaircir

Être le leader d'une réunion ne concerne pas le fait d'étranger l'autorité ou de maltraiter le pouvoir. Châtiant quelqu'un pour être en retard devant l'équipe est un exemple de cela. Gardez un sens de l'humour et votre humilité.

Suivi

Gardez une trace des articles d'action et assurez-vous que les gens font ce qu'ils disent qu'ils vont faire. C'est frustrant de se présenter lors de la prochaine réunion et de découvrir que la moitié de l'équipe n'a pas pris la peine de faire ce qu'elle s'est engagée lors de la dernière réunion. Suivi avant la réunion et tenir les individus responsables de leurs engagements.

Être un leader du modèle

Les réunions d'équipe ne sont pas le moment de laisser tomber votre garde et de vous détendre avec votre équipe. Tenez-vous, vous et votre équipe, aux normes de conduite les plus élevées, ce qui signifie pas de blagues hors couleur, de la sélection des membres de l'équipe, du cynisme et du sarcasme, ou de dénigrer d'autres départements ou gestion. Pensez au type de leader que vous voulez être connu, puis à chaque réunion être ce leader.

La ligne de fond

Une occasion de rencontrer et de travailler avec votre équipe est une chose horrible à gaspiller. Il est impératif que vous développez la discipline pour planifier et diriger des réunions que les gens apprécient et poussent les initiatives.