Comment gérer les dossiers des dépenses commerciales

Si vous avez pris le temps de faire une liste de toutes les tâches que vous devez faire pour gérer votre entreprise, puis les a commandés en termes de combien vous aimiez les faire, où la gestion des enregistrements des dépenses arriverait? Deux cent soixante-dix? Ou même plus bas?

Mais alors que la plupart d'entre nous considèrent certainement la gestion des enregistrements commerciaux comme un travail de scut et ont tendance à lui donner une faible priorité, une bonne gestion des records facilite non seulement notre vie professionnelle, mais peut nous donner un réel soulagement du stress au moment de l'impôt. Voici ce que vous pouvez faire pour faciliter la gestion des enregistrements:

Gardez votre entreprise et vos dépenses personnelles séparées

Cela semble facile, n'est-ce pas? Mais c'est la partie de la gestion des records qui fait trébuchement la plupart des gens. Si vous sortez un client potentiel pour une partie de golf, par exemple, est qu'une dépense personnelle ou une dépense d'entreprise? (La réponse est personnelle car les frais verts ne sont pas une dépense commerciale déductible). Les véhicules que vous utilisez pour des raisons personnelles et commerciales sont un autre problème pérenne. Vous devez savoir ce qui est considéré comme des dépenses commerciales légitimes et ce qui ne fait pas et assurez-vous que vos dossiers commerciaux reflètent cela avec précision.

Obtenez une documentation suffisante pour toutes les dépenses commerciales

De nombreux hommes d'affaires font l'erreur de penser que les "listes" sont assez bonnes à des fins de gestion des records. Par exemple, ils ont une liste d'achats sur leurs relevés de carte de crédit et pensent que cela est suffisant en termes de réclamation de ces achats comme dépenses commerciales.

Malheureusement, l'ARC (Canada Revenue Agency) est plus exigeante. Ils n'acceptent pas les relevés de carte de crédit ou les chèques annulés en tant que documentation suffisante pour les dépenses lorsqu'une facture ou réception serait normalement émis. L'IRS est plus indulge.

En termes de tenue de registres, il y a deux points à garder à l'esprit:

Obtenez toujours un reçu. Prendre l'habitude de demander un reçu chaque fois que vous effectuez un achat - peu importe la petite taille. De petites dépenses s'additionnent également, et vous avez besoin de la documentation de vos dossiers commerciaux.

Étiquetez vos reçus, si nécessaire. Il y a encore des entreprises autour de ces reçus qui n'ont rien sur eux, sauf à la date de l'achat de l'article et de la quantité de coût - ce qui n'est pas très utile lorsque vous regardez un reçu essayant de comprendre ce que le L'article en question était et dans quelle catégorie de dépenses d'entreprise dans laquelle il s'intègre.

Lorsque vous obtenez un reçu, regardez-le et écrivez les informations pertinentes à ce sujet, comme à quoi sert le reçu et la catégorie de dépenses.

Obtenez un compte bancaire distinct pour votre entreprise

Bien que les frais pour les comptes bancaires d'entreprise soient notoirement élevés par rapport aux comptes personnels, un compte bancaire d'entreprise est absolument nécessaire pour une bonne gestion des dossiers commerciaux. Un compte bancaire d'entreprise vous aide à garder vos dépenses d'entreprise et personnelles séparées. Vous déposerarez tous vos revenus d'entreprise dans le compte de l'entreprise et retirez les dépenses ou paiements liés à l'entreprise uniquement du compte d'entreprise uniquement.

Quel type de compte bancaire d'entreprise devriez-vous obtenir? Un compte courant - de préférence celui qui vous livre des relevés mensuels et vous renvoie vos chèques annulés.

Les contrôles commerciaux aident à faciliter la gestion des enregistrements car vous pouvez utiliser la ligne de mémo sur le devant de chaque chèque pour documenter l'objectif de l'entreprise des dépenses.

Avoir et utiliser une carte de crédit distincte pour les dépenses d'entreprise

L'utilisation de vos cartes de crédit personnelles à des fins commerciales vous déposera rapidement dans un bourbier de gestion des enregistrements. Une carte de crédit commerciale simplifie considérablement votre gestion des dossiers commerciaux en aidant à séparer vos dépenses personnelles et commerciales (cela aide également à rendre votre entreprise plus professionnelle).

Gardez un journal de kilométrage de vos voyages professionnels

Si vous utilisez l'un de vos véhicules à des fins commerciales, un journal de kilométrage sera d'une grande aide dans la gestion des records. Remarquez le kilométrage (ou kilomètre) en train de lire au compteur au début de l'année, puis entrez le kilométrage par date à chaque fois que vous utilisez le véhicule à des fins commerciales. Garder votre section de kilométrage dans la boîte à gants de votre véhicule rendra cela facile. Si vous avez plus d'un véhicule que vous utilisez à des fins commerciales, gardez un kilométrage.

Gardez tous vos dossiers commerciaux pour une année d'imposition particulière ensemble 

Avoir vos dossiers commerciaux dispersés partout est un waster en temps réel lorsqu'il s'agit de comptabilité ou de préparation de vos impôts, et l'organisation de votre système de gestion des dossiers commerciaux par exercice facilitera la recherche des dossiers commerciaux dont vous avez besoin lorsque vous avez besoin eux.

Gardez vos dossiers commerciaux pendant la durée correcte

Pour une raison quelconque, il semble y avoir beaucoup de confusion quant à la durée de vos archives commerciales. À des fins fiscales, "Si vous produisez votre déclaration à temps, conservez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent". Cette période de six ans commence à partir de la dernière fois que vous avez utilisé les dossiers commerciaux, et non à partir du moment où la transaction s'est produite.

Pour toi.S. déclarations de revenus, "conserver les registres pour troisDes années à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration d'origine ou deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe, selon vous plus tard si vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration. Gardez les registres pour septans si vous déposez une demande de perte de titres sans valeur ou de mauvaise déduction de la dette."

Le logiciel de comptabilité facilite la tâche

Avec leur facilité d'utilisation, leur accessibilité des appareils mobiles et leur faible coût, les packages de logiciels de comptabilité des petites entreprises basés sur le cloud d'aujourd'hui peuvent considérablement simplifier la gestion des enregistrements. Pour environ 10 $ par mois, des fournisseurs de logiciels tels que Freshbooks et Zoho proposent des packages de démarrage de base adaptés aux pigistes et aux entreprises individuelles, y compris la facturation, le suivi des dépenses et les rapports simples. Pensez aux avantages de pouvoir, par exemple, envoyer une facture directement à partir de votre smartphone, prendre une photo d'un reçu avec un client et l'enregistrer comme une dépense, ou suivre le temps facturable avec une minuterie intégrée.

Ces huit choses que vous pouvez faire pour faciliter la gestion des dossiers ne sont pas difficiles. Comme une grande partie de l'entreprise administrative liée à la gestion d'une entreprise, ils ont juste besoin d'établir de bonnes habitudes et de persévérance. Mais si vous appliquez ces règles maintenant et le suivi, vous verrez une énorme différence le prochain temps d'imposition et que votre comptabilité sera plus facile toute l'année.