Comment gérer le flux d'informations de planification des événements

Garder plusieurs groupes sur la même longueur d'on. Alors que toutes les personnes impliquées dans un événement veulent que ce soit un succès, sans un chemin défini pour les communications, il y aura toujours une chance pour que des détails tombent à travers les mailles du filet. La prévention des surveillants peut être évitée en établissant un organigramme d'informations dès le début. Suivez les lignes directrices ci-dessous pour garder toutes les parties à travailler dans la même direction.

Être le chef

La plupart des événements sont un effort conjoint entre plusieurs départements différents, mais à la fin de la journée, il doit y avoir un leader pour superviser toute la production. Chaque personne de l'équipe doit se concentrer sur sa spécialité et comprendre l'importance de ses limites. Identifiez-vous comme le planificateur principal du tout début du projet. Expliquez à vos collègues l'importance du flux d'informations et illustrez ce qui se passe lorsque les protocoles sont ignorés. Étant donné que personne ne veut être responsable de la création d'un problème, expliquez les règles du dialogue interne le premier jour.

Organiser des comités pour l'événement

Le but ici est de jumeler les travailleurs dont les responsabilités vont se croiser d'une manière ou d'une autre. Par exemple, le service marketing devrait être sur le même comité que l'équipe audiovisuelle pour s'assurer que tous les graphiques et les logos sont affichés correctement. La création d'équipes qui ont naturellement besoin de travailler ensemble élimineront une grande partie des e-mails redondants qui ont tendance à se perdre dans le shuffle. Choisissez un contact parmi chaque comité pour vous faire rapport avec les développements récents.

Poster les délais pour continuer à planifier les équipes sur la bonne voie

La publication des délais bien à l'avance réduira les niveaux de stress pour toutes les personnes impliquées. Vous pouvez renforcer la valeur de vos délais en créant un organigramme qui illustre comment le travail de chaque comité sera utilisé pour tout rassembler. Les employés réagissent généralement mieux lorsqu'ils savent qu'un autre département attend leur réponse. Le partage de ces informations maintient le processus transparent et met l'accent sur la responsabilité sans utiliser une action négative.

Tenir les dirigeants informés

L'une des plus grandes erreurs que vous puissiez faire est de travailler dans les coulisses jusqu'à ce que vous soyez prêt à présenter des idées à vos dirigeants exécutifs. Rarement, si jamais, entrerez-vous dans son bureau et partirez sans avoir à changer un aspect de votre événement. Économisez-vous cette frustration en les rencontrant de manière proactive à intervalles réguliers pendant le processus de planification. Il est beaucoup plus facile d'apporter des modifications au milieu de votre projet au lieu de retourner à la fin.

Contactez vos vendeurs

Une autre erreur apparemment innocente qui peut se produire est les communications secondaires avec les fournisseurs. Cela se produit lorsqu'un collègue prend l'initiative de contacter directement un fournisseur pour partager les détails de la planification que vous n'êtes pas au courant. Le résultat de ces conversations parallèles peut avoir un grand impact sur la façon dont l'événement se rassemble. La seule façon d'empêcher cela est d'empêcher votre fournisseur de prendre des ordres à d'autres employés. Vous pourriez penser que cela semble dur au début, mais vous dormirez beaucoup plus facilement en sachant que toutes les informations vous traversent.

Fournir des mises à jour d'informations proactives

Être le planificateur principal d'un événement vous oblige à partager autant d'informations que vous recevez. Gardez un document de planification principale qui décrit les détails de l'événement et envoyez des mises à jour hebdomadaires à tous les membres de votre comité. Gardez vos communications courtes et jusque-là. Vous voulez que tout le monde lise les notes dans vos mises à jour e-mail hebdomadaires, mais si vous divulguez sans cesse, vous perdrez rapidement leur attention.

La gestion du flux d'informations de vos événements nécessite les mêmes procédures que les communications interdépartals. Gardez tout le monde au courant de ses responsabilités et partagez des mises à jour importantes avec toutes les parties impliquées. La différence critique est que vous êtes le PDG du projet. Votre rôle est de gérer tous les détails qui entrent et les traduisent en une vision partagée qui répond aux besoins de chaque département. La Fondation du succès est de s'assurer que toutes les informations circulent dans la même direction.