Comment gérer les heures supplémentaires

Non seulement les heures supplémentaires se classent comme l'une des plus grandes dépenses en cours pour la plupart des entreprises, mais la gestion correcte, ou incorrecte, des heures supplémentaires peut faire la différence entre les poursuites coûteuses, le moral bas et la vulnérabilité aux changements dans les réglementations supplémentaires.

Au cours des dernières années de la période économique ténue, de nombreux employés ont hâte de faire leurs preuves en tant que travailleurs acharnés qui ne se plaignent pas de travailler un peu de temps supplémentaire, y compris nécessairement une partie ou la totalité de leurs temps de temps.

De nombreux employeurs ont approuvé tacitement, voire explicitement, cette attitude. Ashley Dinsdale, un acheteur de Macy's qui travaille plus de 50 heures par semaine, dit: «Les licenciements se sont produits dans le bureau de mon employeur précédent. Maintenant, j'arrive tôt et envoie des e-mails pour qu'ils sachent que je suis là."

Penser de manière proactive

Bien que les heures supplémentaires soient souvent criblées de dépenses et de pièges, cela ne doit pas être ainsi. Gérer de manière proactive les heures supplémentaires de vos employés, éviter les surprises et se préparer pour l'avenir peut réduire vos dépenses, protéger votre entreprise de l'action en justice et améliorer le moral à l'échelle de l'entreprise.

Les quatre conseils d'experts suivants peuvent éclairer certains des problèmes avec les heures supplémentaires et vous aider à éviter les principaux pièges et surprises lorsqu'il s'agit de gérer des problèmes potentiels.  

1. Suivre l'heure des employés. Le travailleur américain moyen, selon le Bureau of Labor Statistics, fonctionne à un peu plus de quatre heures d'heures supplémentaires par semaine. C'est 208 heures par an. Estimant un salaire moyen de 21 $ par heure et demie, le grand total s'élève à 6 552 $ par employé, par an. Avec un personnel de 20 employés, cela représente 131 040 $ en frais supplémentaires.

Que pouvez-vous faire pour éviter les surprises en ce qui concerne les heures supplémentaires? L'une des plus grandes ressources disponibles est le suivi du temps mobile qui comprend des alertes pour informer les employés et les gestionnaires lorsque les seuils d'heures supplémentaires empiètent. Le suivi du temps des employés permet également aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise de voir et de traiter les modèles à l'échelle de l'entreprise, et au niveau des employés individuels en matière de heures supplémentaires. Un employé accumule constamment les heures supplémentaires par semaine?

Les heures supplémentaires proviennent-elles des pénuries de personnel, des charges de projet lourdes ou un employé qui a plus de temps sur ses mains et veut le salaire supplémentaire? Avec une vue d'ensemble du temps passé et de la façon dont il est alloué à différents projets, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées concernant les ressources et les heures supplémentaires.

Ne vous évitez pas de suivre les heures juste pour les employés horaires. Savoir exactement combien d'heures que tout le monde contribue est essentielle à faire des choix intelligents et à gérer le potentiel de changements de réglementation fédérale à venir.

Le suivi du temps évite également l'arrondissement de la feuille de temps, ce qui se produit généralement assez innocemment mais tombe généralement en faveur de l'employé. L'American Payroll Association estime 10 minutes d'arrondi par quart de travail par employé. Assurez-vous que le système que vous choisissez vous aide avec la conformité DCAA et DOL, pour vous protéger avec des dossiers faciles à trouver en cas d'audits gouvernementaux ou de litiges.

2. Jetez un coup d'œil à la classification des employés. Vous devez savoir que si votre employé est salarié mais gagne moins de 23 660 $ par an, vous avez toujours besoin de payer des heures supplémentaires et que ce seuil est au bord de la hausse. Sans oublier, classer un employé comme exempté avec un salaire inférieur à 23 660 $ par an ou dans un poste qui ne se qualifie pas pour un statut d'exonération simplement pour éviter d'avoir à payer les heures supplémentaires n'est pas une stratégie solide. Une partie importante des poursuites du travail qui ont augmenté depuis 2004 découlent de la mauvaise classification et de la réparation des paiements de dos dus en heures supplémentaires pour les heures supplémentaires travaillées sans rémunération.

Aux fins de la condamnation, peu importe pour les tribunaux, que vous soyez délibérément classé ou innocemment classé les employés; C'est votre travail en tant qu'employeur de vous assurer que la classification est correcte pour vos employés et non pour tenter de réduire les coûts. Les pénalités de classification erronée incluent jusqu'à deux ans de paiements de dos pour les heures supplémentaires dues, et si vous êtes considéré comme mal classé l'employé intentionnellement, vous devez trois ans de salaire de dos.

Pour vous assurer que vos classifications sont à la hauteur, évaluez régulièrement les tâches de vos employés et la relation avec l'entreprise, et consultez un avocat dans les zones grises. Il pourrait piquer un peu pour payer les frais juridiques, mais c'est une petite pincée par rapport aux conséquences potentielles.

3. Communiquer les attentes. L'une des meilleures façons de maîtriser les heures supplémentaires est d'améliorer la communication autour du sujet. Expliquez clairement les attentes pour les employés, forment explicitement les gestionnaires et les employés sur les attentes, et que les habitudes de l'âge dans l'udi."

Il peut y avoir de nombreuses règles tacites sur le moment de l'enregistrer au travail pour les employés horaires que les gestionnaires ou les propriétaires d'entreprise ne le rendent. Et peu importe à quel point le cœur de votre employé est bon, travailler sans salaire finit finalement le moral et la transparence au sein de l'entreprise.

Il est particulièrement important de clarifier vos attentes concernant la technologie. Vérifier les e-mails et s'attendre à ce que les employés répondent au cours des heures de désordre peuvent sembler assez inoffensives, mais les minutes s'additionnent. De nombreuses entreprises s'attendent à ce que les employés soient disponibles pendant les heures d'ouverture pour la communication par e-mail, mais cela a été confirmé devant le tribunal en tant que travail. Vous pouvez être choqué de trouver le nombre d'heures de vos employés des heures de congé sur cette seule tâche.

Katharine C. Giovanni, président de Triangle Concierge, a déclaré: "Tout le monde essaie de presser 36 heures dans une journée de 24 heures. Conclusion, la technologie n'aide pas car vous pouvez emporter votre bureau avec vous. Alors, nous travaillons tout le temps."Clarifiez vos attentes concernant le courrier électronique, puis assurez-vous de tenir tout le monde, les gestionnaires et les employés, aux normes que vous définissez.

4. Mettre l'accent sur la formation croisée. Dans certaines entreprises, les dépenses des heures supplémentaires s'additionnent rapidement pour certaines personnes simplement parce que personne d'autre ne peut faire leur travail. Non seulement les heures supplémentaires s'additionnent, mais les goulots d'étranglement se développent, et la bande passante de certains employés finit par le maximum tandis que d'autres finissent par sous-utilisé.

Mettre l'accent sur la formation croisée autant que possible pour répartir le fardeau et permettre à différents employés de s'intervenir avec des projets à mesure que la charge de travail augmente ou que les situations d'urgence surviennent. La formation croisée efficace peut également améliorer le moral, permettant à davantage de membres du personnel de contribuer à des projets clés et de soulager une partie du fardeau imposé à d'autres membres du personnel.

La formation croisée peut également vous permettre d'être plus flexible avec la planification. Trop souvent, les entreprises sont obligées de planifier des personnes ayant des connaissances spécialisées au détriment des heures supplémentaires importantes. Bien qu'il ne soit pas possible, ou idéal, de traverser toutes les tâches ou les compétences, l'identification des tâches qui peuvent facilement être apprises par plusieurs employés peuvent réduire considérablement les heures supplémentaires tout en augmentant la productivité et l'efficacité.

Une action en justice

Les employés inquiets pour leur travail ou leur performance peuvent vouloir enregistrer les heures sans facturer le temps. Cependant, les entreprises ne devraient pas voir ce type de comportement comme une bonne chose. Trouver un aveugle ou encourager ce type de comportement sur le front-end peut avoir des répercussions financières désastreuses plus tard, si ces mêmes employés décident de poursuivre une action en justice pour une mauvaise classification ou le temps travaillé sans rémunération. 

Selon la National Employment Lawyers Association, les litiges de travail et de salaire ont augmenté de 77% depuis 2004 et non par coïncidence, 2004 a été la dernière fois que le DOL a révisé la Fair Labor Standards Act. Avec une discussion en cours sur les modifications des réglementations sur les heures supplémentaires, les propriétaires d'entreprise peuvent s'attendre à voir plus de vagues de conflits de main-d'œuvre et de salaire.

Rien qu'en 2014, le ministère du Travail a ordonné aux entreprises du pays de payer près de 241 millions de dollars en salaires en raison de la mauvaise classification des employés pour tenter d'éviter les heures supplémentaires, de demander ou d'encourager les employés à travailler plus de 40 heures par semaine sans salaire, ou à encourager Les employés sont sensibles aux e-mails, aux SMS et aux appels téléphoniques hors heures sans salaire. Des employés de l'EMS à Charleston aux travailleurs de la santé à Santa Barbara et des gestionnaires dans les magasins d'articles de sport, de nouvelles poursuites continuent de surgir quotidiennement.

À propos d'Amy Bailey

Amy supervise toutes les opérations de financement, de ressources humaines et de construction chez TSheets. C'est une fière Vandal Idaho qui a passé huit ans en comptabilité publique avec Coopers & Lybrand, et plus de 20 ans avec des sociétés technologiques publiques et privées, à forte croissance comme Extended Systems, Proclarity, Microsoft et Silverback. Elle a deux enfants et vit avec son mari et un Mastiff anglais nommé Scout.