Comment optimiser la productivité tout en travaillant à domicile

La pandémie de coronavirus a forcé des millions de personnes dans le monde entier pour passer au travail à distance. Dans le processus, ils ont dû faire face à un nouvel ensemble de défis, comme s'adapter au travail en dehors de l'environnement du bureau et à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie.

Malgré ces défis, des études ont en fait montré qu'une majorité de travailleurs à distance ont été tout aussi, sinon plus, productifs pendant la pandémie, grâce en partie à moins de distractions, moins de déplacements et plus de liberté.

Et à mesure que le travail à distance à distance et la flexibilité du travail deviennent plus souhaitables pour les employés et viables pour les employeurs, il est important que vous continuiez à rester motivé, à rester constamment productif et à éviter les problèmes de santé mentale et l'épuisement professionnel tout en travaillant à la maison.

Voici sept conseils pour vous aider à optimiser votre productivité et à bénéficier potentiellement de votre santé et de votre carrière tout en travaillant à distance.

1. Établir une routine qui permet la flexibilité du travail-vie

Lorsque vous travaillez à domicile, une routine cohérente assurera la productivité et créera une certaine séparation qui peut vous aider à éviter la santé, le travail et les conséquences familiales de l'épuisement professionnel.

Vous pouvez commencer par avoir une conversation avec votre manager pour déterminer s'ils prévoient de demander aux employés de travailler les heures de base pour la coordination et la communication. Cela vous donnera des conseils sur les heures dont vous avez besoin pour planifier le travail. Par exemple, après avoir discuté du problème avec votre manager, vous pouvez tous les deux convenir que vous devez être disponible pour travailler et correspondre à votre équipe pendant au moins quatre heures par jour.

Ensuite, considérez votre situation familiale et posez-vous quelques questions: 

• Avez-vous des enfants qui ont besoin de commencer une école en ligne ou en personne à un moment donné? 
• Avez-vous un partenaire ou un conjoint dans votre ménage qui peut partager les responsabilités de garde d'enfants? 
• D'autres facteurs affectaient le temps que vous passez au travail, comme les soins aux personnes âgées ou l'emmener vos enfants à l'école ou à la garderie? 

Une fois que vous avez répondu à ces questions, définissez un calendrier optimal qui vous permet de prendre soin de votre vie et de travail simultanément. Si vous êtes un matin, peut-être que votre journée de travail commence à 5.m. Et vous avez quelques heures solides pour travailler avant que votre famille ne se réveille. Alternativement, une personne de nuit pourrait travailler de manière productive jusqu'à minuit. Vous pouvez aborder un horaire flexible à bien des égards. 

Conseil

En établissant des routines autour d'un horaire de travail flexible, vous vous donnez une plus grande occasion d'optimiser votre productivité et de rester motivé tout en travaillant à domicile.

2. Optimisez votre espace de travail pour le confort

Établir un espace physique qui vous permet de vous concentrer et de vous concentrer sur vos tâches. Selon vos circonstances de vie, cet espace de travail peut être composé d'un ordinateur portable, d'un bureau et d'une chaise de salle familiale. Ou, vous constatez que vous pouvez optimiser la productivité en travaillant dans un coin de votre chambre ou de votre sous-sol, ou dans un véritable bureau si vous avez une chambre supplémentaire. Beaucoup de gens s'épanouissent également de travailler dans leur cuisine ou leur table de salle à manger. Le meilleur endroit pour que vous installiez votre «bureau» est l'endroit où vous êtes le plus à l'aise de travailler.

Pour plus de confort et de productivité, vous devez également résister à la tentation de créer un bureau traditionnel. De combien de classements ou espaces de stockage de travail avez-vous réellement besoin? Avec les avancées technologiques, la plupart des personnes dont les emplois leur permettent de travailler à domicile nécessitent un peu plus qu'un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau, une imprimante, peut-être des écouteurs de création de bruit et une chaise confortable. 

3. Réglez le temps et les limites pour l'interaction

Établir des limites sur l'espace et l'interaction avec les autres dans votre ménage comme vos enfants, partenaires, conjoints ou parents. Bien que vous n'ayez pas nécessairement besoin de conserver les heures normales de bureau à ce stade, vous trouverez des moments où vous devez vous concentrer sans interruption. Vous pourriez envisager d'installer des blocs de temps lorsque les membres de votre famille ou ceux de votre ménage acceptent de ne pas interrompre votre travail. Vous pouvez également faire tourner des blocs de temps disponible avec d'autres adultes dans votre ménage. 

Si votre partenaire ou votre conjoint quitte la maison pour entrer dans un lieu de travail réel, vous voudrez peut-être envisager d'autoriser un autre adulte à un membre de famille ou un ami de confiance qui est sans virus pour vous donner un coup de main. 

Conseil

Une autre idée est de partager des services de garde avec un groupe de voisins qui travaillent également à domicile afin que vous puissiez maximiser votre productivité pendant vos blocs de chronomètre. 

4. Utilisez des méthodes d'amélioration de la productivité qui fonctionnent à domicile

Si vous vous retrouvez à passer des matins entiers à lire d'innombrables e-mails et à accomplir rien d'autre, il est temps pour vous de reconnaître l'importance de l'utilisation de quelques méthodes standard pour optimiser votre productivité. Lorsque vous travaillez à domicile selon un horaire flexible, ces méthodes peuvent aider à rationaliser votre flux de travail et à vous donner un sentiment d'accomplissement.

• Créer des éléments d'action: À la fin de chaque journée, notez trois à cinq éléments clés que vous souhaitez accomplir le lendemain. Sélectionnez l'élément le plus important et placez-le où vous le verrez d'abord le lendemain.
• Concentrez-vous sur la tâche la plus importante: Accomplissez d'abord votre tâche la plus importante. Si vous n'êtes pas en mesure d'accomplir une autre tâche en une journée, vous aurez au moins pris soin de l'élément le plus prioritaire. Notez que si quelqu'un a vraiment besoin de vous, il se contactera, alors ne survolez pas les autres articles pressants en attente de courriel. 
• Utilisez des dossiers et des boîtes de réception: Utilisez des dossiers, des étiquettes et plusieurs adresses e-mail pour organiser votre boîte de réception. Idéalement, toutes les publications que vous souhaitez lire «Someday» vont dans un dossier. Le shopping et d'autres e-mails de vente ne devraient jamais encaisser votre e-mail principal. Réservez-le pour les e-mails de travail et la communication familiale étroite uniquement. Bien qu'il puisse prendre du temps pour configurer un système de classement des e-mails, il peut certainement être bénéfique lorsque vous le faites. 

5. Faites attention à vos besoins physiques

Les jours où vous devez consacrer principalement au travail, assurez-vous que vous réservez toujours du temps pour prendre une profonde inspiration et vous détendre. Les gens ont tendance à brouiller les frontières entre le travail et la maison lorsqu'ils travaillent à distance. Le dîner avec la famille est important. Alors c'est le soir si vous avez travaillé toute la journée. Vous voudrez peut-être planifier un dîner en famille à 19 h.m. tous les jours.

Votre santé physique est également importante. Vous n'optimiserez jamais la productivité, n'évitez pas d'épuisement et ressentez les avantages de travailler de chez vous si vous ne vous sentez pas bien. Voici quelques façons essentielles de rester sur la bonne voie avec votre bien-être.

• Mangez des repas réguliers et planifiez un temps d'exercice standard chaque jour.
• Faites l'effort pour passer des tests de santé nécessaires et prenez du temps pour les rendez-vous de télésanté avec vos professionnels de la santé.
• Sortez pour une promenade, faites une balade à vélo ou faites du ski de fond. L'exercice régulier et l'air frais aident votre santé mentale et votre énergie physique-deux sont importantes pour optimiser la productivité.

6. Communiquez régulièrement avec vos collègues

Une étude de la société de conseil en RH Mercer sur la façon dont les entreprises s'adaptent à l'environnement de la main-d'œuvre Covid-19 ont révélé que près de 37% des entreprises ont déclaré que les employés connaissaient des problèmes de santé mentale en raison de l'isolement social et de l'anxiété économique.

Parler régulièrement avec des collègues et pratiquer des activités de consolidation d'équipe qui rapprochent les gens de plus en plus importantes lorsque tout le monde travaille à distance. Par exemple, pensez à partager des photos avec des collègues du plaisir que vous avez eu avec les membres de la famille lorsque vous avez adopté la flexibilité que le travail à domicile offre. De telles activités peuvent aider à remonter le moral à distance et à encourager les autres membres de l'équipe à faire de même. En faisant un effort pour rester en contact, vous pouvez aider à maintenir un sentiment de normalité ainsi qu'une productivité normale.

Si vous commencez à vous sentir seul, envisagez de mettre en place un groupe hebdomadaire de soutien à distance d'amis et de collègues qui travaillent également à domicile. Faites des plans pour vous rencontrer via une conférence vidéo sur une base régulière et partagez les façons créatives dont vous vous êtes adapté à la nouvelle situation.

En termes de communication régulière et liée au travail, la tenue d'une réunion de zoom a tendance à être l'option de secours. Cependant, vous devez vous demander habituellement: «Mon équipe a-t-elle vraiment besoin d'une réunion?"

Conseil

La fatigue du zoom est réelle, alors demandez à votre gestionnaire de considérer d'autres formes d'interaction telles que des plates-formes comme Slack et des outils de flux de travail, y compris Trello pour documenter soigneusement chaque étape d'un projet. Ceux-ci peuvent garder les participants aussi informés qu'ils le seraient via Zoom.

7. Mettre à jour la technologie 

Vous voudrez vous assurer que vos programmes et plates-formes sont systématiquement mis à jour vers les dernières versions et que votre matériel, votre smartphone et d'autres technologies sont tous adaptables, à jour et fonctionnels pour prendre en charge le travail à distance.

Points clés à retenir

Comme le travail à distance et la flexibilité du travail sont devenus la norme pour de nombreuses entreprises et continueront probablement à l'être dans un avenir prévisible, il est important que les employés optimisent leur productivité tout en créant un sentiment d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Certaines des étapes clés pour y parvenir comprennent: 

• Routines de formalisation basées sur un horaire de travail optimal et de base 
• Personnaliser un espace de travail confortable - que ce soit juste un ordinateur portable, un bureau et une chaise, ou un centre à la table de votre cuisine sans les signes extérieurs d'une configuration de bureau traditionnelle
• Établir des limites sur l'espace et une interaction avec les autres dans votre ménage
• Maintenir la santé mentale et physique grâce à des activités relaxantes, à l'exercice, à l'air frais et à bien manger
• Communiquer régulièrement et partager des expériences avec des collègues et des membres de l'équipe à travers des réunions vidéo et des groupes de soutien à distance