Comment organiser un événement médiatique réussi

L'un des moyens les plus simples pour votre entreprise de recevoir l'exposition gratuite des médias, de l'entreprise, connue sous le nom de «médias gagnés» - est par le biais d'événements médiatiques. Que vous soyez associé à plusieurs sponsors pour aider les moins chanceux ou que vous teniez une conférence de presse pour annoncer un communiqué de produit, vous devez suivre certaines étapes pour organiser un événement médiatique réussi.

Commencez par un communiqué de presse

L'envoi de votre communiqué de presse aidera les médias à décider si votre histoire est suffisamment digne de couverture. C'est pourquoi cela aide à garder votre communiqué de presse simple et à ne jamais utiliser de battage médiatique. Les stations et les journaux recherchent des nouvelles; Ils ne recherchent pas un spiel de vente.

Vous avez une fenêtre pour envoyer votre communiqué de presse. Vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt, puis il est oublié ou enterré, et vous ne voulez pas l'envoyer trop tard lorsque d'autres histoires ont déjà été affectées, et elles ne peuvent tout simplement pas intégrer votre événement. Généralement, deux à trois jours avant votre événement est un préavis suffisant pour autoriser le temps de presse pour planifier les journalistes.

Vous souhaitez également être sûr d'inclure des instructions et toutes les instructions spéciales dans votre communiqué de presse. Si le siège social de votre entreprise est à un seul endroit, mais que votre événement se trouve dans votre usine à 30 miles de là, vous devez le rendre clair dans votre version.

Regardez les appels téléphoniques

Après avoir envoyé votre communiqué de presse, vous pouvez appeler les éditeurs des journaux ou les producteurs des stations de télévision pour vérifier qu'ils le reçoivent. C'est tout ce que tu as à demander.

Cela ouvrira souvent la conversation pour qu'ils vous disent s'ils pensent qu'ils pourront venir ou non. Mais même si ce n'est pas le cas, vous ne voulez pas vous demander si ils arrivent. Ils seront là s'ils le peuvent mais ne feront aucune promesse.

Gardez à l'esprit, les nouvelles de rupture ou les jours de lourdes nouvelles pourraient les empêcher de venir à la dernière minute. Vous ne voulez pas les harceler pour voir s'ils arrivent, même le jour de l'événement lorsque vous vous tenez là en attendant que les journalistes se présentent.

Vous souhaitez également regarder l'heure à laquelle vous passez votre appel téléphonique. Appeler à dix minutes avant 17h00.m. Cela peut sembler la fin de la journée pour vous, mais pour un producteur qui est dix minutes jusqu'à un journal de télévision nocturne. Les meilleurs moments pour appeler sont généralement vers 10h00 A.m. et entre 1h00 et 14h30 p.m.

Planifiez soigneusement le temps de votre événement

Tout le monde travaille sur les délais. Les journaux ont fixé des temps qu'ils ont mis au lit du lendemain. Cela signifie s'ils viennent à votre événement à 17h00 p.m. Jeudi, la couverture peut ne pas se présenter avant samedi.

Les stations de télévision ont généralement un matin, midi, 5h00, 6h00, 10h00 et / ou 11h00.m. Boun sociaux pendant la semaine, selon votre marché télévisé. Obtenir une couverture si votre événement multimédia commence à 16h00 p.m. pourrait être très délicat. Ils ne se contentent pas de sauter dans leur voiture de presse et de conduire comme un fou pour mettre votre bande à l'air à 5h00. Il y a un script qui doit être écrit et une bande qui doit être modifiée.

Planifiez l'heure de votre événement afin qu'il ne soit pas seulement pratique pour les journalistes, mais augmente également vos chances d'obtenir une exposition plus immédiate.

N'essayez pas de tout faire

Aussi tentant que cela puisse devenir réalisateur, ne dites pas au journaliste, aux photographes ou aux vidéastes quels photos vous voulez qu'ils obtiennent. Vous souhaitez établir un certain rapport avec eux et commencer une relation avec le journal ou la station de télévision. Vous ne gagnerez pas d'amis en leur disant comment faire leur travail.

Rendez-le facile à entrer (et à sortir)

Si vous tenez l'événement dans votre plante de 50 000 pieds carrés et que la zone que vous autorisez est à l'arrière du bâtiment, donnez-leur un accès aussi facile que possible. Ne les faites pas se garer à l'avant du bâtiment, puis tricoter leur équipement jusqu'à l'arrière si vous pouvez l'aider. S'il y a un moyen de conduire à l'arrière, faites connaître les médias dans les instructions de votre communiqué de presse et marquez clairement la voie à leur arrivée.

Vous voulez également considérer quelle zone de votre installation est strictement interdite. Par exemple, si vous ne pouvez pas éviter une longue marche, voulez-vous vraiment que les médias traversent tout votre bâtiment avec des caméras? Cela ne veut pas dire qu'ils vont commencer à tirer ce qu'ils veulent. Mais de nombreuses entreprises ont des politiques strictes sur l'endroit où les caméras et les non-employés peuvent opter pour des raisons propriétaires.

Considérez les visuels

Pensez soigneusement à vos visuels. Donnez aux médias autant d'expérience pratique que possible. Parler d'un produit pendant une demi-heure, puis se référer à l'image dans la brochure est quelque chose que les médias n'ont même pas à apparaître. N'oubliez pas qu'ils transmettent les visuels à vos clients potentiels - leurs téléspectateurs ou lecteurs - il est donc important de garder votre public à l'esprit afin que vous puissiez obtenir la couverture dont vous avez besoin.

N'oubliez pas un kit de presse

Incluez les informations sur votre événement et remettez-la aux médias. Cette information les aidera à écrire l'histoire, mais vous aidera également à avoir plus de contrôle sur les nouvelles car vous les fournissez les informations cruciales.

Assurez-vous que votre contact multimédia est disponible

N'oubliez pas de mettre votre contact avec les médias disponibles pour des questions. Si un journaliste a des questions supplémentaires, il doit être en mesure de saisir votre contact avec les médias. Assurez-vous d'inclure le numéro de téléphone du contact avec les médias et toute autre information de contact dans votre trousse de presse.

Utiliser des employés avec de l'expérience

Vous n'avez pas à limiter les porte-parole de votre événement à votre propre contact avec les médias. Si un employé peut donner un meilleur soutbite car il a eu plus d'expérience dans le développement et le travail avec un certain produit, rendez-les disponibles pour des questions.

Préparez votre déclaration au préalable

Si vous prévoyez de parler à la caméra ou à un journaliste, pensez à ce que vous voulez dire à l'avance. Il peut être utile d'avoir un ami qui ne connaît pas votre entreprise pour lire votre trousse de presse et poser des questions qu'ils ont. De ces questions ainsi que certains brainstorming de votre propre, trouvez une liste de réponses. Vous ne voulez pas avoir un son répétitif, mais vous ne voulez pas sembler non préparé ou dire "Umm ..." beaucoup non plus.

Vous voulez également considérer les différents types de médiums. Le journal a des besoins différents de la télévision et vice versa. Un journaliste peut vous poser des questions très différentes de celle d'un journaliste télévisé. Chaque support a différentes façons de présenter vos nouvelles afin qu'ils aient besoin du type de qui convient le mieux à son public.

Et si le journaliste ne montre pas?

La station ou le journal peut très bien envoyer un photographe ou un vidéaste au lieu d'un journaliste. Cela ne signifie pas que votre histoire n'est pas importante pour eux. Ils ne seraient pas là s'ils n'avaient pas l'intention de donner une couverture de votre histoire, alors traitez celui qui se présente très bien.

Si un vidéaste trimbalait leur équipe. Offrez de le porter pour eux jusqu'à ce qu'ils aient pu obtenir les photos dont ils ont besoin. Les traiter comme un citoyen de deuxième classe reviendra à la gare et pourrait nuire à vos chances de couverture future.