Comment réduire le coût des voyages commerciaux des employés

Avec une certaine sympathie pour les employeurs qui essaient de contrôler les frais de voyage, demander aux employés de partager des chambres n'est pas par où commencer - ou terminer.

Ces idées sont moins stressantes et offensantes pour l'employé moyen qui voyage pour les affaires pour leur employeur. Les employés sont des humains normaux qui veulent une certaine confidentialité et distribuer des collègues lors d'un voyage d'affaires, surtout s'ils ont passé la journée avec des collègues. Les employeurs n'ont pas besoin de demander aux employés de partager des chambres.

D'autres façons d'économiser sur le coût des voyages commerciaux des employés

• Exiger que les employés voyagent le même jour dans la mesure du possible.
• Élaborez et mettez en œuvre une politique de voyage ferme qui fournit des détails spécifiques sur les paiements pertum dans diverses destinations, les chaînes hôtelières privilégiées où l'employeur peut avoir établi un taux d'actualisation, les remboursements pour les dépenses et les limites qui nécessitent la signature d'un gestionnaire à l'avance si elles sont dépassées.
• Tenir les employés à la lettre de la loi comme indiqué dans la politique de voyage sans autorisation préalable des exceptions. Ne remboursez pas les dépenses qui n'étaient pas autorisées par la politique ou l'exception.
• Renégocier ou négocier des tarifs d'entreprise avec des chaînes hôtelières communes à vos destinations. Recherchez des hôtels qui offrent des équipements tels qu'un petit-déjeuner gratuit, une heure de cocktail gratuite, des collations et des amuse-gueules et des réfrigérateurs et des cafetières dans les chambres. Exiger que les employés utilisent ces hôtels et équipements lorsqu'ils sont disponibles.
• Utilisez une chaîne d'hôtels moins chère lors de la réservation. La plupart des employés donneraient une star pour une salle privée. Ne vous attendez pas à des normes inférieures dans des domaines tels que la propreté et les autres équipements de confort des employés des hôtels qui sont évalués avec moins d'étoiles. Enquêtez périodiquement les employés en voyage pour s'assurer que les emplacements sélectionnés répondent à leurs besoins.
• Utilisez un service de réservation de voyage cohérent tel que les voyages commerciaux mondiaux d'American Express pour aider à contrôler les coûts. Ils vous aideront à planifier, à adopter des politiques, à économiser les coûts et à limiter les dépenses des employés. Même les services de voyage locaux peuvent vous aider à économiser sur les voyages d'affaires. Mais, l'avantage pour une entreprise américaine Express est sa portée à l'échelle nationale et internationale et ses services en ligne.
• Prendre des dispositions avec une compagnie aérienne pour utiliser leurs services chaque fois que possible pour recevoir une remise d'entreprise sur chaque vol. Exigent que les employés utilisent le service de réservation de la compagnie aérienne, par exemple, Southwest Airlines Corporate Travel. Les employeurs peuvent également économiser lorsque les avions sont réservés bien à l'avance.
• Faire en sorte que les employés qui prennent des décisions de voyage de dernière minute obtiennent une autorisation. Dans un cas, dans une entreprise de clients, un billet d'avion qui aurait coûté 300 $ s'il était réservé quelques semaines à l'avance a coûté plus de 1200 $ lorsque l'employé a fait la réservation deux jours avant l'événement. Cela ne devrait se produire qu'en cas d'urgence car la plupart des billets sont transférables même s'ils ne sont pas remboursables.
• Réduire les coûts de voyage dans d'autres domaines, tels que les repas et l'alcool par rapport et le transport. Varier les pertums par l'emplacement. New York est cher par rapport à Las Vegas, par exemple. Les zones plus petites et non-récits sont encore plus abordables. Votre politique de voyage devrait refléter les coûts que vos employés subiront lorsqu'ils se rendront dans différents États et localités.
• Expérimentez avec des réunions virtuelles, des services tels que Skype pour les affaires et des vidéos. Bien que initialement inconfortable, les réunions non en personne sont une compétence acquise. Les employés deviennent plus à l'aise car ils utilisent ces services au fil du temps. Les webinaires fonctionnent bien pour divers types de formation, en particulier des séminaires qui permettent à plusieurs employés d'y assister.
• Exigent que vos employés utilisent les services de transport public et les services de navette moins chers, lorsqu'ils sont disponibles, plutôt que des taxis, surtout lorsque les employés voyagent entre les aéroports et les hôtels. La plupart des grandes conférences offrent un service de navette gratuit entre les hôtels et le centre de conférence. Moins d'utilisation de taxi ou l'exigence que les employés rassemblent pour payer un taxi de groupe peuvent économiser beaucoup d'argent.

Demander aux employés adultes de faire des réservations en temps opportun, de dépenses budgétaires lors de leurs voyages d'affaires et d'explorer des options autres que les voyages pour les réunions et la formation est la bonne approche pour rationaliser les coûts des voyages d'affaires. Ils sont respectueux des employés.

Ils bénéficient à l'employeur parce que les employés se sentent respectés et pris en charge, ce qui produit un moral positif. Ils gardent le cycle de relation positif en mouvement dans la bonne direction.