Comment demander des extensions de temps dans les contrats de construction

Des prolongations de temps peuvent être demandées pour diverses raisons. Ils sont utilisés pour démontrer que des retards se sont produits dans le calendrier de construction qui affecte la date d'achèvement du projet. Les demandes d'extension de temps sont normalement spécifiées dans une disposition du contrat et doivent être effectuées en suivant les étapes et les exigences de documentation définies dans les directives du contrat.

La plupart des extensions sont liées aux retards sous le contrôle de l'entrepreneur, et beaucoup impliquent des demandes de commande de modification. Cependant, il y a des moments où l'entrepreneur peut avoir de mauvaises compétences commerciales ou de gestion qui peuvent provoquer le fonctionnement du projet.

Avez-vous le droit de réclamer une prolongation de temps?

Les demandes d'extension de temps peuvent être considérées comme valides dans plusieurs circonstances différentes, mais toutes les raisons des retards ne sont pas approuvées pour une prolongation. Dans tous les cas, il est très important de tenir des enregistrements de tous les modifications, documents, e-mails et planification qui peuvent justifier votre demande.

Raisons acceptables pour les demandes de prolongation

Un motif acceptable pour la demande d'une prolongation comprend des problèmes ou des problèmes juridiques. Ces problèmes peuvent affecter l'achèvement du projet et les performances de l'entrepreneur. Un exemple d'un tel problème pourrait être le retard dans la compensation des inspections.

Le financement peut également être un problème. Le propriétaire peut demander un début retardé pendant que les finances sont finalisées. Les propriétaires peuvent également ajouter un travail nouveau ou supplémentaire non inclus dans la portée ou le contrat d'origine. Ces ajouts pourraient entraîner des retards.

Le produit nécessaire au projet peut également être un coupable. Les éléments de plomb long peuvent arrêter un projet sur ses traces. Parfois, Mère Nature va faire des œuvres à travers des conditions météorologiques inhabituelles ou défavorables. 

Enfin, des conditions sous-surface qui diffèrent des plans attendus peuvent être rencontrés. Ces conditions peuvent prendre du temps pour résoudre.

Raisons des extensions qui peuvent être refusées

Certains problèmes provoquant des retards peuvent ne pas obtenir l'approbation. Il s'agit notamment des retards causés par des sous-traitants tels que ne pas se présenter au travail ou ne pas avoir l'équipement nécessaire. Un autre retard basé sur l'entrepreneur provient d'un entrepreneur sous-performant, en particulier si la mauvaise gestion provoque des temps à long terme dans l'achat d'articles.

L'entrepreneur doit tenir des registres précis qu'ils ont terminé leur diligence raisonnable pour maintenir le projet en mouvement. Une preuve ou des preuves insuffisantes que la méthode de chemin critique a subi des retards irréparables causés par l'entrepreneur ou leurs parties peut être refusée.

Une mauvaise planification peut également s'avérer gênante si un nombre insuffisant de travailleurs ou une main-d'œuvre insuffisamment formée. Si les plans n'étaient pas pris en compte pour les retards météorologiques normaux, une demande de prolongation pourrait être refusée.

Le processus pour demander une prolongation

Lors de la demande d'une prolongation de temps, certaines étapes doivent être suivies pour s'assurer que l'extension est approuvée. Dans un processus typique, l'entrepreneur informe le chef de projet qu'un problème pourrait affecter le calendrier du projet. Une lettre officielle est adressée à l'administrateur du contrat demandant l'extension du délai et les raisons pour lesquelles ces jours devraient être ajoutés au calendrier de construction.

L'administrateur du contrat remet ensuite la lettre au chef de projet pour évaluation et approbation ou rejet. Si la prolongation du délai est accordée, le chef de projet doit répondre par avis écrit et une ordonnance de modification doit être rendue. Certains contrats précisent que les demandes d'extension de temps doivent être remplies dans un délai spécifique pour éviter le rejet automatique.

Documents à l'appui pendant le processus de réclamation

Les extensions de temps correctement présentées doivent contenir des informations de support spécifiques:

• Avis de problème spécifique entraînant des retards
• Liste des activités du calendrier de projet qui sont affectées par le retard 
• Le temps exact est demandé, spécifiant les jours ouvrables ou les jours civils
• Croquis, photographies ou autres images illustrant les problèmes de retard
• Des recommandations ont été données à l'administrateur du contrat
• Description des actions que l'entrepreneur a prises pour éviter ou minimiser d'autres retards
• Solutions alternatives présentées à l'administrateur du contrat
• Communications entre l'équipe de construction concernant les éventuels retards et problèmes liés à une situation spécifique

Articles supplémentaires à considérer pendant la demande d'extension de délai

Une lettre de demande d'extension de temps doit être concise et doit référencer la clause du contrat qui autorise la demande et fournir une preuve des raisons de retard et un plan de récupération proposé. Il devrait également inclure les dommages (le cas. Les considérations supplémentaires lors de la demande peuvent inclure:

• Les jours civils ne sont pas les mêmes que les jours ouvrables.
• Les assurances et les obligations devront être réédites pour couvrir les périodes prolongées.
• Les jours d'hiver sont plus courts et généralement moins productifs que les jours d'été.
• Les extensions demandées devraient être suffisantes pour couvrir tous les retards, y compris les éléments supplémentaires qui pourraient être affectés.
• Aucun délai supplémentaire ne sera accordé pour le même article une fois qu'il aura été approuvé.
• Dans le cas d'un retard continu, une seule réclamation est nécessaire.

Une lettre d'approbation pour une prolongation de temps comprend des informations de base entrepreneur et contractuel et une prolongation clairement définie du délai.

Échantillon de lettre d'approbation d'extension de temps

Nom de l'entrepreneur
Adresse de l'entrepreneur
Nom de contrat
Numéro de contrat

Délai

Je me réfère à votre prolongation de la réclamation datée [insérer la date de la réclamation] conformément à la clause [insérer la clause contractuelle concernée] des conditions générales de contrat, la ou les extensions de la subvention principale de l'heure: [Insérer le nombre de jours demandés et les raisons de l'extension de temps].

La date d'achèvement contractuelle (comme prolongé précédemment) a été [insérer la date d'achèvement du contrat, y compris les approbations de prolongation de l'heure précédente]. Cette extension de [le nombre de jours] fait [d'insérer une nouvelle date d'achèvement] l'achèvement contractuel

Date.

Signé par
Personne autorisée