Comment équilibrer une caisse enregistreuse jusqu'à

Même avec les systèmes de point de vente moderne d'aujourd'hui (POS), vous avez toujours besoin d'une procédure pour tenir compte des reçus en espèces d'un magasin. Ces contrôles internes sont nécessaires pour empêcher la mauvaise gestion de l'argent et protéger les actifs contre la perte ou le vol.

Non seulement les contrôles internes solides favorisent l'efficacité opérationnelle, mais ils garantissent également des dossiers comptables fiables qui seront nécessaires. L'une des causes les plus courantes de retrait ou de perte dans votre magasin est la mauvaise gestion de l'argent. À l'étude, la cause la plus courante se résume à un manque de procédures ou de contrôles appropriés.

Ce système de gestion de trésorerie peut être créé dans le même temps que les politiques de magasin sont établies. De nombreux systèmes de point de vente d'aujourd'hui ont des instructions étape par étape pour la clôture (également connue sous le nom d'équilibrage) le tiroir de trésorerie pour guider l'employé.

L'intelligence d'entreprise

La gestion des magasins ou les caissiers peuvent tirer un rapport de vente à tout moment pendant un quart de travail. En ajoutant l'argent débutant dans le tiroir au chiffre des ventes quotidiennes, un détaillant saura exactement combien d'argent devrait être dans la caisse enregistreuse ou le système de point.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela est utile:

• Il évite de garder trop d'argent sur le plancher de vente.
• Il protège de la perte si le magasin est volé.
• Il empêche les situations où un client se plaint de trop peu de changement.
• Il révèle des tropages ou des pénuries fréquentes pour des caissiers particuliers.
• Il supprime la tentation de prendre de l'argent sans documentation du tiroir en espèces.

Comment et quand mettre en œuvre

L'équilibrage d'une caisse enregistreuse a généralement lieu à la fin de la journée ou à la fin du quart de caissier. Le tiroir en espèces et son contenu doivent être emmenés dans un bureau ou une autre zone isolée pour préparer le rapport. Si l'équilibrage du tiroir après la fermeture, assurez-vous que les feux de vente sont éteints et que la porte est verrouillée. Pour de nombreux vendeurs, ils se pressent et ont tendance à commencer à fermer avant que le magasin ne soit réellement fermé. Ce n'est pas une pratique sûre. Cependant, si vous avez plusieurs employés dans le magasin, il est possible de fermer l'un des registres pendant les heures d'ouverture.

Tout excédent ou pénurie doit être étudié. La nature humaine doit être prise en compte pour les erreurs mineures et les petites quantités, mais des écarts fréquents pourraient être un signe de vol des employés ou peuvent indiquer que une formation supplémentaire est requise pour un caissier particulier. En règle générale, vous voulez vous assurer que les écarts ne dépassent pas 2 $ d'ici la fin de la journée.

L'espèce de départ est remis dans le tiroir en espèces et stocké pour la soirée pendant que le dépôt est préparé pour la banque. Tous les feuillets de carte de crédit, les rapports du terminal et autres reçus de registre peuvent être agrafés au rapport quotidien de tiroir en espèces et déposés par date.

Séparation des tâches

Pour plus de responsabilité, envisagez d'utiliser deux personnes pour équilibrer la caisse enregistreuse. Une personne comptera le tiroir et créera le rapport quotidien en espèces, tandis que l'autre personne prépare un dépôt bancaire. Les deux membres du personnel doivent signer le rapport indiquant qu'ils sont responsables des chiffres indiqués. Bien qu'aucun système ne puisse empêcher la fraude, cette piste d'audit aidera à décourager la collusion entre les employés.

Au début du prochain quart de travail, chaque caissier doit se voir attribuer son propre tiroir en espèces. Demandez au caissier de raconter l'argent dans le tiroir pour vérifier le solde de début. Si vous êtes un petit magasin avec un seul registre, l'argent reste probablement dans le tiroir pendant la nuit. Si c'est votre situation, la procédure est la même.

Une dernière note: Étant donné que l'erreur humaine fait partie du jeu, assurez-vous d'inclure des écarts dans votre argent dans le cadre de vos relevés de profit et de perte. Ajoutez une ligne à vos déclarations de bénéfices et de pertes qui budgétisent et afficher une perte de mal. C'est une autre façon dont vous pouvez auditer et gérer la perte.