Comment gérer votre entreprise avec Google Apps

Google Apps - maintenant appelé G Suite - est une suite de bureaux en ligne basée sur le cloud computing. En utilisant Gmail comme fondation, les ingénieurs de Google ont créé une suite complète de logiciels en ligne. Si vous envisagez cela, alors vous êtes en bonne compagnie. Il s'agit d'un service extrêmement populaire avec des prix attractifs (il commence à 6 $ par utilisateur et par mois).

G Suite est la marque de cloud computing de Google. Vos données et logiciels sont hébergés en ligne (ou, "dans les nuages") au lieu du style traditionnel de calcul de bureau et de serveurs basés sur la localisation.

3 façons dont les applications Google peuvent aider votre entreprise

1. Maintenance, mise à niveau et sans investissement: Laissez Google et les fournisseurs de services secondaires s'inquiéter des surtensions de puissance, des disques durs, des mises à niveau et de la compatibilité défaillantes pendant que vous gérez votre entreprise.
2. Mobilité totale: Avec Google Apps Cloud Computing, vous êtes libre de parcourir le monde (ou du moins de quitter le bureau de temps en temps) tout en ayant toute votre entreprise à portée de main, que vous ayez votre ordinateur portable avec vous ou non. Une connexion Internet vous donnera accès à vos données et à votre logiciel.
3. Collaboration simple: Partagez des fichiers, des vidéos et des idées facilement et sans la duplication déroutante de l'e-mail. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même fichier. Vous obtiendrez même des curseurs de couleur différents afin que vous puissiez facilement voir où se trouve chaque utilisateur. Cela fait de la collaboration un jeu d'enfant.

Comment ça fonctionne

Google propose une suite d'outils de bureau, tels que les e-mails, le traitement de texte, le calendrier, les feuilles de calcul, etc. qui sont hébergés en ligne. Ce qui sépare la suite G des logiciels traditionnels, ce sont les applications de marché qui s'intègrent aux services principaux de Google. Alors que Google propose les services de base, tous les autres outils imaginables sont disponibles dans le marché Google, permettant aux utilisateurs de choisir et de choisir selon les besoins. Ils se sont associés à de nombreux fournisseurs de services en ligne Premier, de Xero à Copper. Bien qu'un certain nombre de ces applications soient gratuites, d'autres proposent des essais gratuits pendant une période de temps ou un nombre minimum d'utilisateurs. Après l'expiration de la période d'essai, celles-ci opèrent souvent sur un format de frais mensuel.

Les frais mensuels pour les logiciels intégrés peuvent s'additionner rapidement. Assurez-vous de prendre en compte le coût de l'ensemble du pack.

De par sa nature, le cloud computing permet une collaboration complexe avec des collègues, des clients et des sous-traitants. Par exemple, lorsqu'un collègue est ajouté à votre groupe, il peut alors afficher et modifier des documents sur votre compte qui est hébergé en ligne. Vous pouvez également contrôler qui voit qui documente en créant des dossiers partagés auxquels seuls les personnes spécifiques ont accès.

Cette fonctionnalité assure la sécurité et empêche plusieurs copies du même document. Il empêche également une boîte encombrée dans le va-et-vient d'un projet ou d'une proposition.

Pourquoi c'est populaire

Google et leurs fournisseurs de services sont responsables de tout, y compris toute la maintenance et les mises à niveau à la fois au matériel et aux logiciels, afin que les utilisateurs n'aient rien à faire, sauf utiliser le logiciel et gagner de l'argent. Il n'y a pas besoin d'un type de technicien de bureau ou d'une immense salle dédiée au logement de vos serveurs.

En raison de la facilité de collaboration, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement et avec moins de confusion, et cela coûte beaucoup moins que les autres options - allant de 6 $ par utilisateur par mois à 25 $ par utilisateur par mois.

Qui l'utilise

Plus de deux millions d'organisations exécutent Google Apps, allant de la ville de Los Angeles à des technologies Avago-Giant d'un milliard de dollars avec plus de 4100 utilisateurs sur leur système. Et bien sûr, Google avec plus de 20 000 employés utilise également G Suite.

Caractéristiques intéressantes

Le service est basé sur le domaine, permettant aux utilisateurs d'avoir des adresses Web uniques pour chacun de leurs services. Le programme de courrier, par exemple, se trouve à poster.ton domaine.com. Il en va de même pour les nombreux autres composants. C'est facile à retenir et sa marque avec votre domaine.

Être en mesure de marquer vos e-mails et de documents avec des lecteurs avec le nom de votre entreprise tout en ayant toutes les fonctionnalités de la suite Google d'outils vous donne des avantages à la fois dans la marque et la productivité.

Il existe également une application qui relie vos programmes Microsoft Office à Google Docs Online. Alors continuez à fonctionner comme d'habitude, mais vos documents sont sauvegardés en ligne et sont disponibles pour quiconque dans votre groupe.

Commencer

La configuration initiale des applications devrait prendre moins d'une heure. Un autre couple de temps passés à jouer avec les outils devrait vous aider à décider lesquels utiliser et comment ils fonctionnent. Les tutoriels en ligne sont clairs et simples. N'oubliez pas qu'il n'y a pas d'installation. Configurez simplement votre compte et allez.