Comment sélectionner le bon fournisseur pour votre entreprise

Le processus de sélection des fournisseurs peut être une entreprise très compliquée et émotionnelle si vous ne savez pas comment l'approcher dès le début. Voici six étapes pour vous aider à sélectionner le bon fournisseur pour votre entreprise. Ce guide vous montrera comment analyser les exigences de votre entreprise, rechercher des fournisseurs potentiels, diriger l'équipe dans la sélection du fournisseur gagnant, vous donner un aperçu des négociations contractuelles. et éviter les erreurs de négociation.

Analyser les exigences commerciales

Avant de commencer à recueillir des données ou à effectuer des entretiens, assemblez une équipe de personnes qui ont un intérêt direct dans ce processus de sélection de fournisseur particulier. La première tâche que l'équipe de sélection des fournisseurs doit accomplir est de définir, par écrit, le produit, le matériel ou le service pour lequel vous recherchez un vendeur. Ensuite, définissez les exigences techniques et commerciales. Définissez également les exigences du fournisseur. Enfin, publiez votre document dans les domaines pertinents pour ce processus de sélection du fournisseur et demandez leur contribution. Demandez à l'équipe d'analyser les commentaires et de créer un document final. En résumé:

• Assembler une équipe d'évaluation
• Définissez le produit, le matériel ou le service
• Définissez les exigences techniques et commerciales
• Définir les exigences du fournisseur
• Publier un document d'exigences pour approbation

Recherche de fournisseur

Maintenant que vous avez un accord sur les exigences de l'entreprise et des vendeurs, l'équipe doit maintenant commencer à rechercher des fournisseurs possibles qui pourront livrer le matériel, le produit ou le service. Plus la portée du processus de sélection des fournisseurs est grande, plus vous devez mettre sur la table. Bien sûr, tous les fournisseurs ne répondront pas à vos besoins minimaux et l'équipe devra décider de quels fournisseurs pour rechercher plus d'informations. Ensuite, rédigez une demande d'informations (RFI) et envoyez-la aux fournisseurs sélectionnés. Enfin, évaluez leurs réponses et sélectionnez un petit nombre de fournisseurs qui feront la "liste restreinte" et passera au tour suivant. En résumé:

• Compiler une liste de fournisseurs possibles
• Sélectionnez les fournisseurs à partir de laquelle demander plus d'informations
• Rédiger une demande d'informations (RFI)
• Évaluez les réponses et créez une "courte liste" des fournisseurs

Demande de proposition (RFP) et demande de devis (RFQ)

Les exigences de l'entreprise sont définies et vous avez une courte liste de fournisseurs que vous souhaitez évaluer. Il est maintenant temps d'écrire une demande de proposition ou de demande de devis. Quel que soit le format que vous décidez, votre RFP ou RFQ doit contenir les sections suivantes:

• Détails de soumission
• Introduction et résumé
• Aperçu de l'entreprise et arrière-plan
• Spécifications détaillées
• Hypothèses et contraintes
• Termes et conditions
• Les critères de sélection

Évaluation des propositions et sélection des fournisseurs

L'objectif principal de l'évaluation de la proposition et de la phase de sélection des fournisseurs est de minimiser l'émotion humaine et le positionnement politique afin d'arriver à une décision qui est dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Soyez complet dans votre enquête, demandez les commentaires de toutes les parties prenantes et utilisez la méthodologie suivante pour mener l'équipe à une décision de sélection des fournisseurs unifiés:

• Faites un examen préliminaire de toutes les propositions des vendeurs
• Enregistrer les exigences commerciales et les exigences des fournisseurs
• Attribuer une valeur d'importance pour chaque exigence
• Attribuer une valeur de performance pour chaque exigence
• Calculer un score de performance total
• Sélectionnez le fournisseur gagnant

Stratégies de négociation contractuelle

La dernière étape du processus de sélection des fournisseurs est d'élaborer une stratégie de négociation contractuelle. N'oubliez pas que vous voulez "vous associer" avec votre fournisseur et ne pas les "emmener aux nettoyeurs."Examinez vos objectifs pour votre négociation contractuelle et planifiez les négociations en couvrant les éléments suivants:

• Liste / classez vos priorités ainsi que des alternatives
• Connaissez la différence entre ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez
• Connaissez votre résultat net, alors vous savez quand vous éloigner
• Définissez chaque délai de temps et de références
• Évaluer les responsabilités et les risques potentiels
• Confidentialité, non-concurrence, règlement des différends, modifications des exigences
• Faites de même pour votre vendeur (je.e., marcher un mile à leur place)

Erreurs de négociation contractuelle

La plus petite erreur peut tuer un processus de négociation contractuel par ailleurs productif. Évitez les erreurs de négociation des contrats et évitez de mettre en danger un processus de négociation contractuel par ailleurs productif