Comment démarrer un plan de retraite 401 (k) pour votre petite entreprise

Les plans de retraite parrainés par l'entreprise étaient autrefois hors de portée pour de nombreuses petites entreprises, mais les récents changements et incitations de la loi fédérale sont conçus pour vous encourager à démarrer un plan pour vos employés et vous-même. Ils sont devenus largement acceptés par les plus grands employeurs pour l'épargne de la retraite, et l'Internal Revenue Service (IRS) estime que 55 millions U.S. Les travailleurs participent aux plans de type 401 (k).

Qu'est-ce qu'un plan 401 (k)? 

Un plan 401 (k) est un type de plan de retraite approuvé par l'IRS qui permet aux employés de contribuer des montants avant impôts (appelés reports salariaux) aux comptes de retraite individuels. Les employeurs peuvent également contribuer aux comptes des employés, souvent en faisant correspondre les cotisations des employés, jusqu'à un certain pourcentage. 

Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de plans de petite entreprise 401 (k) et d'autres variétés de plans de retraite. Obtenez l'aide d'un conseiller de plan de retraite pour sélectionner le meilleur pour votre entreprise.

Comment un 401 (k) peut-il aider mon entreprise?

La mise en place et la contribution d'un régime de retraite peuvent bénéficier à votre entreprise, à vous en tant que propriétaire et à vos employés. 

Avantages pour votre entreprise 

Vos contributions de l'employeur sont une dépense commerciale déductible, ce qui réduit vos taxes commerciales. 

Votre entreprise peut obtenir des crédits d'impôt et d'autres incitations pour démarrer un plan. Le crédit d'impôt concerne les employeurs de 100 employés ou moins et est appliqué à 50% de vos coûts de démarrage éligibles pour un 401 (k), jusqu'à un maximum de 500 $ par an. Le crédit est accordé pour mettre en place et administrer le plan et éduquer vos employés à ce sujet. 

Au-delà de cela, offrir un plan de retraite est attrayant pour les employés actuels et potentiels, vous offrant un avantage concurrentiel lors de l'embauche et de la conservation des talents.

Avantages pour vous et vos employés

Les investissements dans le plan augmentent en franchise d'impôt après les contributions, et aucune taxe n'est payée sur les gains d'investissement jusqu'à ce que les employés retirent l'argent. Les contributions au plan peuvent réduire le revenu imposable pour l'année.  

Les employés peuvent apporter des contributions grâce à des déductions sur la paie et déplacer les actifs de leur plan vers le plan d'un autre employeur lorsqu'ils changent d'emploi. 

De quoi d'autre ai-je besoin de savoir?

Voici des informations plus importantes que vous devez connaître en tant que propriétaire d'entreprise lorsque vous envisagez de démarrer un plan 401 (k).

Un plan 401 (k) est considéré comme un plan qualifié, selon les règles de l'IRS. Cela signifie qu'il doit répondre aux exigences de l'Internal Revenue Code pour ce type de plan de retraite, qui comprend la publication de rapports périodiques sur le plan des participants et l'IRS. 

Le 401 (k) et certains autres types de plans de retraite parrainés par les employeurs sont appelés «plans de contribution définis» car les contributions sont définies, mais pas les avantages, comme c'est le cas avec les pensions traditionnelles. La valeur du compte change avec le niveau de contributions et la performance des investissements de la personne. 

Les contributions aux plans de retraite différés, y compris les plans 401 (k), ne sont pas taxés initialement. Mais le propriétaire du compte doit payer une taxe sur l'investissement et les bénéfices (dividendes et augmentations de prix des actions) lorsqu'ils sont retirés du plan, à la retraite ou dans des circonstances spécialement autorisées.

Qui supervise les plans de retraite? 

L'IRS est qualifié ou approuve, les planifie et les réglemente du point de vue fiscal. Le u.S. Le ministère du Travail (DOL) supervise les plans de retraite parrainés par les employeurs, à la suite de la loi de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA). Ils traitent des réponses fiduciaires des sponsors du plan, des droits des participants et la garantie des avantages.

Qui peut participer au plan?

En général, les employés âgés de 21 ans ou plus qui ont terminé une année de service peuvent s'inscrire au plan. Vous ne pouvez pas exclure un employé parce qu'il a atteint un âge spécifié. 

L'IRS établit des restrictions pour s'assurer que les régimes de retraite bénéficient à tous les employés, pas seulement des employés hautement rémunérés (HCES) tels que les dirigeants de l'entreprise, les propriétaires et les membres du personnel élevé. L'IRS définit les HCE comme ceux qui:

• Détenait plus de 5% de l'intérêt pour l'entreprise l'année précédente, ou
• Reçu une compensation au cours de l'année précédente de plus d'un montant spécifique (125 000 $ pour 2019 ou 130 000 $ pour 2020 et 2021). 

Vous verrez des restrictions dans les documents du plan à divers endroits qui limitent la participation par des employés bien compensés. Par exemple, les contributions de correspondance des employés et de l'entreprise pour les HCE doivent être proportionnelles à celles des autres employés. Vous pouvez participer au plan 401 (k) de votre entreprise en tant que propriétaire, avec certains plafonds sur le montant que vous pouvez contribuer chaque année. 

Si vous n'avez pas d'employés et que vous êtes la seule personne de votre entreprise, vous pourriez être en mesure de vous qualifier pour ce qui est connu sous le nom de solo 401 (k). Il permet à une entreprise unique (de tout type de structure juridique d'entreprise) de contribuer au plan. Vous pourrez peut-être contribuer à la fois comme employé et employeur. 

En savoir plus sur l'IRS sur les plans unique 401 (k).

Comment créer un plan 401 (k)? 

Création d'un plan 401 (k) pour une entreprise - même un petit processus complexe. Ce qui suit est un aperçu de base des étapes pour obtenir l'approbation et le démarrage du plan: 

• Écrivez un plan à l'aide d'un conseiller en plan et envoyez-le à l'IRS pour une lettre de détermination (approbation). 
• Partagez des informations avec les employés lorsque vous démarrez le plan, puis chaque année par la suite. 
• Trouvez un fiduciaire (gestionnaire d'investissement) pour vous aider à décider comment investir des contributions et gérer les comptes d'employés individuels. 
• Commencez à verser des cotisations des employeurs, si vous êtes offerte, et autoriser les contributions des employés via votre système de paie. 

Quelles fonctionnalités devrais-je avoir dans un 401 (k)? 

Contributions correspondantes. Votre entreprise n'est pas tenue de contribuer au plan, mais vous pouvez choisir de contribuer un pourcentage de la rémunération de chaque employé, vous pouvez égaler le montant que chacun contribue (jusqu'à une limite spécifiée), ou vous pouvez faire les deux. Dans le cadre d'un 401 (k) traditionnel, vous pouvez modifier le montant que l'entreprise correspond chaque année. 

Inscription automatique. Une caractéristique de plus en plus populaire des plans de retraite en milieu de travail est l'inscription automatique, comme moyen d'augmenter la participation des employés. Vous pouvez mettre en place un plan individuel pour chaque employé et déduire automatiquement les contributions du plan de retraite de leurs chèques de paie. Chaque employé peut se retirer ou modifier le montant au fil du temps. 

À partir de janvier. 1, 2020, votre entreprise peut être admissible à un nouveau crédit d'impôt pouvant atteindre 500 $ pour avoir créé un nouveau compte d'inscription automatique, grâce à la loi Secure Act, qui représente «la mise en place de chaque communauté pour l'amélioration de la retraite."Il a mis en place de nombreuses dispositions destinées à renforcer la sécurité de la retraite à travers le pays. Ce crédit d'impôt sur l'auto-inscription pour les employeurs s'ajoute au crédit de démarrage décrit ci-dessus, et il est disponible pendant trois ans. 

Acquisition.Vous devez inclure la langue dans votre document de plan sur la façon dont les employés deviennent acquis dans le plan, mais votre entreprise peut définir les détails. L'acquisition dans un plan de retraite signifie la propriété. Si le compte de retraite d'un employé est acquis, il ne peut pas être perdu s'il quitte l'entreprise. L'acquisition dépend du type de contribution et de la durée du service d'un employé avec votre entreprise:

• Les contributions d'un employé sont acquises à 100% immédiatement, par la loi. Ces montants ne peuvent pas être perdus pour aucune raison. 
• Les contributions des employeurs pour 401 (k) S peuvent avoir une variété de calendriers d'acquisition, comme déterminé par votre entreprise dans votre document de plan. Vous pouvez avoir une acquisition immédiate, un acquis à 100% après un certain nombre d'années de service, ou un calendrier d'acquisition qui augmente le pourcentage acquis de l'employé chaque année. 

Tous les employés doivent être à 100% sur le moment où ils atteignent l'âge normal de la retraite, ou lorsque le plan est licencié. 

Options d'investissement. Vous devrez décider comment investir l'argent dans des comptes des employés et quelles options d'investissement vous souhaitez mettre à la disposition des employés. Trouvez un conseiller en placement pour gérer les investissements et vous aider, vous et vos employés, décidez d'un menu d'options d'allocation. 

Informations pour les participants

Vous devez faire des rapports périodiques aux participants au régime, y compris une description annuelle du régime de résumé et un énoncé de prestations trimestriel individuel indiquant le statut de compte de chaque participant. Vous devez également déposer un rapport d'information annuel appelé formulaire 5500 sur votre plan avec le gouvernement fédéral.  

Conseil: vous avez une certaine discrétion sur ce que vous offrez aux employés dans un plan 401 (k), mais en établir un a également de nombreuses exigences spécifiques. Cet article de l'IRS, «Un guide des exigences de plan qualifié communes», a plus d'informations sur les conditions minimales et ce que vous devez inclure dans votre plan.

Dépassé? Voici l'aide

De nombreuses institutions financières, vendeurs de plan et autres organisations proposent des plans 401 (k) pré-approuvés par l'IRS, un modèle qui peut considérablement réduire le fardeau administratif de l'établissement et du maintien d'un 401 (k).