Comment gérer avec succès votre premier projet

Vous venez d'être mis en charge d'un nouveau projet important. De toute évidence, votre patron offre cette opportunité comme un vote de confiance dans vos compétences. Et bien que vous soyez excité, c'est la première fois que vous êtes responsable d'un projet entier.

Commencer pour la première fois est difficile. Cependant, il existe des moyens de vous aider à vous mouiller les pieds. La gestion de projet est devenue un processus avec des étapes définies et des étapes pour guider ceux qui sont nouveaux dans la gestion de projet vers un projet réussi.

5 étapes du processus du projet:

1. Initiation: un projet est lancé lorsqu'un besoin de changement est identifié
2. Planification: planification du travail du projet
3. Exécution: effectuer le travail
4. Gestion et contrôle: tout le travail que vous faites pendant le projet pour suivre les progrès
5. Clôture: terminer et livrer le projet et ajourner l'équipe 

Ces étapes sont identiques pour chaque projet. Et rappelez-vous, vous êtes le chef de projet, pas un superviseur de première ligne. Votre travail consiste à gérer le projet, pas aux gens.

Étapes de base pour le Novice du projet:

Pendant la phase d'initiation, le projet est créé et une charte est rédigée vous autorisant à être le gestionnaire de programme et à établir une chaîne de rapports. La phase de planification est l'endroit où vous:

Définir la portée 

La première et la plus importante étape de tout projet consiste à définir la portée du projet. Qu'est-ce que vous êtes censé accomplir ou créer? Quel est l'objectif du projet? Il est tout aussi important de définir ce qui n'est pas inclus dans la portée de votre projet. Si vous n'obtenez pas suffisamment de définition de votre patron, clarifiez la portée vous-même et renvoyez-la à l'étage pour confirmation.

Bien que cet exemple soit légèrement hors du sujet de l'entreprise, nous pouvons tous nous rapporter à une réception de mariage. Dans la planification d'une réception de mariage, vous pouvez avoir pour votre portée: préparez une réception de mariage à 100 personnes avec un dîner, un bar ouvert, un gâteau de mariage et un groupe live pour la danse à une certaine date à un coût de ne pas dépasser 20 000 $. 

Déterminer les ressources disponibles

Quels personnes, équipement et argent aurez-vous disponibles pour atteindre les objectifs du projet? En tant que chef de projet, vous n'aurez généralement pas de contrôle direct de ces ressources, mais vous devrez les gérer par la gestion de la matrice. 

La gestion de la matrice fait référence à l'utilisation de la hiérarchie définie au sein de l'entreprise pour accomplir ce que vous avez besoin. Si Joe travaille pour votre projet, et pour son département, il doit écouter deux patrons. En tant que chef de projet, essayez de rester en contact avec les superviseurs des personnes ou des propriétaires de l'équipement que vous avez emprunté afin que vous puissiez résoudre les conflits.

Comprendre la chronologie

Quand le projet doit-il être terminé? Lorsque vous élaborez votre plan de projet, vous pouvez avoir une certaine flexibilité dans la façon dont vous utilisez le temps pendant le projet, mais les délais sont généralement fixes, comme dans le cas de la réception de mariage. Si vous décidez d'utiliser les heures supplémentaires pour respecter le calendrier, vous devez peser cela par rapport aux limites de votre budget.

Détaillez le travail

Quelles sont les principales pièces ou composants qui doivent être créés pour terminer le projet? Par exemple, une réception de mariage nécessite à un niveau élevé: une salle de réception, de la nourriture, des boissons, un gâteau, des invités et des divertissements. Bien sûr, chacun de ces articles plus grands peut être décomposé en de nombreux articles supplémentaires. C'est la prochaine étape. 

Dans l'exemple de réception de mariage ci-dessus, vous avez probablement une équipe ou une personne en charge des différents composants. Travaillez avec les membres de votre équipe pour épeler les détails nécessaires pour réaliser chaque élément majeur.

La personne responsable de la nourriture doit comprendre les options, les limitations des coûts et faire des sélections qui soutiennent la réalisation de la portée. Énumérez les étapes plus petites dans chacune des plus grandes étapes. Combien de niveaux de profondeur vous allez dans des étapes de détail dépendra de la taille et de la complexité de votre projet.

Élaborer un plan préliminaire

Assemblez tous vos pas dans un plan. Une bonne façon de le faire est d'utiliser un tableau de priorité identifiant les éléments que les éléments doivent précéder d'autres éléments. Les pratiques formelles de gestion de projet appellent à développer ce qui est appelé un diagramme de réseau et à identifier le chemin critique. Bien que cela puisse dépasser vos besoins ou vos connaissances, le problème principal est de séquencer les activités dans le bon ordre, puis d'attribuer des ressources aux activités.

Les questions à poser incluent: ce qui se passe en premier? Quelle est la prochaine étape? Quelles étapes peuvent se passer en même temps avec des ressources différentes? Qui va faire chaque étape? Combien de temps ça va prendre? Il existe de nombreux excellents progiciels disponibles qui peuvent automatiser beaucoup de ces détails pour vous. Demandez aux autres dans des postes similaires ce qu'ils utilisent.

Créez votre plan de base

Obtenez des commentaires sur votre plan préliminaire de votre équipe et de toute autre intervenante. Ajustez vos délais et vos horaires de travail pour adapter le projet dans le temps disponible. Faire tous les ajustements nécessaires au plan préliminaire pour produire un plan de base.

Demander des ajustements de projet

Il n'y a presque jamais assez de temps, d'argent ou de talent affecté à un projet. Votre travail consiste à se contenter des ressources limitées dont vous disposez. Cependant, il y a souvent des limites fixées sur un projet qui sont tout simplement irréalistes. Vous devez faire valoir votre cause et le présenter à votre patron et demander à ces limites irréalistes soient modifiées. Demandez les modifications au début du projet. N'attendez pas que ce soit dans la peine de demander les modifications dont vous avez besoin.

Lorsque vous avez commencé à acquérir des ressources et à vous procurer le matériel nécessaire, vous êtes en phase d'exécution. Dans cette phase, vous êtes également:

Assembler votre équipe de projet

Rassemblez les gens de votre équipe et commencez une boîte de dialogue. Ce sont les experts techniques. C'est pourquoi leur superviseur fonctionnel les a attribués au projet. Votre travail consiste à gérer l'équipe.

Travaillez votre plan

Faire le plan est important, mais le plan peut être modifié. Vous avez un plan pour conduire au travail tous les matins. Si une intersection est bloquée par un accident, vous modifiez votre plan et vous allez d'une manière différente. Faites de même avec vos plans de projet. Changez-les au besoin, mais gardez toujours la portée et les ressources à l'esprit.

Au fur et à mesure que votre plan se déroule et que le travail est accompli, vous entrez dans la phase de surveillance et de contrôle. Dans cette phase, vous travaillez pour contrôler les coûts, les ressources et la qualité ainsi que:

Surveillez les progrès de votre équipe

Vous ferez peu de progrès au début du projet, mais commencez ensuite à surveiller ce que tout le monde fait de toute façon. Cela facilitera la rencontre des problèmes avant de devenir des problèmes.

Documenter tout

Tenir des registres. Chaque fois que vous changez votre plan de référence, notez ce qu'était le changement et pourquoi il était nécessaire. Chaque fois qu'une nouvelle exigence est ajoutée au projet Écrivez d'où provient l'exigence et comment le calendrier ou le budget a été ajusté en raison de celui-ci. Vous ne vous souvenez pas de tout, alors notez-les et vous pourrez les rechercher à la revue de fin de projet et apprendre d'eux.

Tenir tout le monde informé

Tenir tous les parties prenantes du projet informés des progrès tout au long. Faites-leur savoir votre succès lorsque vous complétez chaque étape, mais informez-les également des problèmes dès qu'ils arrivent.

Aussi, tenez votre équipe informée. Si des changements sont pris en compte, parlez-en à l'équipe aussi loin que possible. Assurez-vous que tout le monde dans l'équipe est conscient de ce que fait tout le monde.

Suis les étapes

Vous n'avez pas besoin d'être un chef de projet officiel pour diriger une initiative de projet. Cependant, vous devez appliquer les outils, la logique et les étapes de la gestion de projet pour clarifier vos objectifs, détailler le travail et constituer une équipe à exécuter pendant que vous gérez tout cela.