Comment prendre les minutes de réunion

Les procès-verbaux de la réunion sont les notes détaillées qui servent de record écrit officiel d'une réunion ou d'une conférence. La personne responsable du rassemblement demande généralement à l'un des participants à s'occuper de cette tâche. Un jour, que quelqu'un pourrait être toi. Bien que ce ne soit pas un travail terriblement difficile, prendre des minutes est important. Étant donné que le procès-verbal de la réunion est un enregistrement officiel de ce qui s'est passé, la précision est cruciale. Vous devrez prendre des notes de réunion approfondies que les gens doivent être en mesure de vous référer plus tard si nécessaire.

Voici quelques conseils pour vous aider à gérer cette tâche avec finesse. Découvrez quoi faire avant, pendant et après la réunion pour vous assurer de prendre des minutes efficaces.

Avant la réunion

• Choisissez votre outil d'enregistrement. Allez-vous à l'ancienne et utiliserez-vous un stylo et du papier ou allez-vous faire de la haute technologie et utiliser un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone? Vérifiez auprès de votre patron pour voir s'il préfère que vous utilisiez une méthode particulière.
• Assurez-vous que votre outil de choix est en état de marche et ayez une sauvegarde au cas où votre original échoue. Si vous apportez un ordinateur portable, par exemple, ayez également un stylo et du papier à portée de main. Vous ne voulez pas avoir à arrêter la réunion pendant que vous recherchez quelque chose sur lequel écrire si votre ordinateur se bloque.
• Lisez l'ordre du jour de la réunion avant le début de la réunion. Cela vous permettra de formuler un plan pour vos minutes. Laissez de l'espace sous chaque élément dessus et écrivez vos notes là-bas. Cela rendra votre travail un peu plus facile, tant que la personne qui dirige la réunion colle à l'ordre du jour.

Pendant la réunion

• Faire le tour d'une feuille de fréquentation et s'assurer que tout le monde signe. Vous devrez inclure une liste de tous les participants dans le procès-verbal de la réunion officielle.
• Assurez-vous de savoir qui est tout le monde. De cette façon, vous pourrez identifier qui parle et enregistrer correctement ces informations.
• Notez l'heure à laquelle la réunion commence.
• N'essayez pas d'écrire chaque commentaire. Il est normal d'inclure uniquement les idées principales. Faites très attention à ne pas laisser de côté les articles avec lesquels vous n'êtes pas d'accord. Vos biais ne devraient pas vous influencer. N'oubliez pas que c'est un compte officiel, pas votre opinion sur ce qui s'est passé.
• Notez toutes les requêtes, qui les ont fait, et les résultats des votes, le cas échéant; Vous n'avez pas besoin d'écrire qui a appuyé une motion. Bien sûr, les règles de votre organisation peuvent différer, alors vérifiez d'abord ceux avec votre patron.
• Si les votes sur des requêtes ou des discussions sont différés jusqu'à la prochaine réunion, notez cela.
• Enregistrer l'heure de fin de la réunion.

Après la réunion

• Tapez les procès-verbaux dès que possible après la réunion alors que tout est encore frais dans votre esprit. Si vous trouvez une erreur dans vos notes de réunion ou si vous avez une question, vous pouvez le clarifier rapidement en parlant à d'autres participants.
• Sur la dernière copie du procès-verbal, incluez le nom de l'organisation, le titre du comité, le type de réunion (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel ou spécial) et son objectif.
• Donnez le temps qu'il a commencé et s'est terminé.
• Fournir la liste des participants et une note sur qui a dirigé la réunion. Incluez votre nom sur la liste des participants et, entre parenthèses après votre nom, dites que vous avez pris les minutes. Alternativement, à la fin du document, vous pouvez vous déconnecter en écrivant "respectivement soumis par", suivi de votre nom.
• Relisez les minutes avant de les soumettre. Demandez à quelqu'un d'autre qui a assisté à le regarder aussi. Ils pourront vous faire savoir si vous avez accidentellement laissé quelque chose de côté.
• Soumettez-les à la personne qui dirigeait la réunion, sauf indication contraire de faire autrement.