Comment accueillir les clients qui visitent votre bureau

Un jour, un client très important a visité le siège d'une entreprise avec laquelle ils travaillaient. Ils n'avaient jamais été au bureau auparavant et voulaient voir où se déroulaient leurs millions de dollars d'achats. Alors ils ont pris rendez-vous pour visiter. Jusque-là, le client a généralement rencontré un représentant de l'entreprise au bureau du client, qui avait tendance à être plus facile pour lui.

L'entreprise occupe deux étages dans un immeuble de bureaux. Le personnel occupe le deuxième étage et la réception est située au troisième étage. Lorsque le client est arrivé, il est allé directement au deuxième étage. Quand ils sont arrivés, il n'y avait personne là-bas pour les saluer, car les réceptionnistes occupent un autre étage. Le client parcourait les couloirs et les cabines, et personne ne s'est levé de son bureau pour demander: "Puis-je vous aider?"Ce n'était pas leur travail.

Inutile de dire que ce client à un million de dollars n'était pas très heureux quand ils ont finalement retrouvé leur représentant. Ils avaient déjà eu une pauvre première expérience dans leur bureau. Comme certains politiciens aiment le dire, ne laissez jamais une catastrophe se gaspiller. Cela peut sembler un peu extrême, mais il en va de même pour un client important. Voici quelques conseils pour vous assurer que vous accueillez correctement (et wow) votre client lorsqu'il visite votre bureau.

• Entraînement: Former tous les employés que tous les visiteurs sont leurs clients personnels, même s'ils n'ont pas de rôle fonctionnel avec ce visiteur. Cela signifie établir un contact visuel, souriant, dire bonjour et demander à tous les visiteurs sans surveillance s'ils peuvent aider. Cela seul peut faire une énorme différence entre avoir une expérience terrible et un client potentiel qui se sentait assez bien accueilli pour envisager de faire des affaires avec votre entreprise.
• Rappelez au personnel de la réception d'être attentif: Les employés les plus importants du bureau sont le personnel de réception.Que communiquent-ils quand quelqu'un entre? Même s'ils sont occupés à répondre aux téléphones, ils peuvent toujours établir un contact visuel amical, utiliser des gestes de la main pour indiquer qu'ils auront raison avec le visiteur et offrir de l'aide immédiatement après avoir quitté le téléphone. Assurez-vous de demander à votre personnel de réception de ne pas regarder constamment ses téléphones, car cela peut être un énorme désactivation lorsqu'un invité attend patiemment, essayant de ne pas être impoli.
• Création d'une salutation personnalisée: Avoir un tableau de lobby qui dit: "Bienvenue, Joe Smith de la société XYZ."Ce geste incroyablement simple ne vous emmène pas plus de quelques minutes à assembler et verser des dividendes en montrant à vos visiteurs que vous avez consciemment pensé à leur arrivée avant leur arrivée. Et si c'est un client potentiel dans lequel vous vous trouvez, ce petit geste de bienvenue qui montre à quel point vous vous souciez de leur expérience, ce qui peut faire la différence entre leur choix de faire des affaires avec vous ou un concurrent qui fait Donnez-leur une expérience mémorable.
• L'importance de maintenir un environnement propre et accueillant: Maintenir un lieu de travail propre dans chaque zone qu'un visiteur peut voir, surtout près de l'entrée. Demandez à quelqu'un d'autre que vous regardez votre entrée de travail et critiquez-le du point de vue d'un client potentiellement précieux qui vient visiter. La peinture est-elle ébréchée? Le tapis est-il porté? Les magazines en lambeaux de deux ans sont-ils éparpillés dans le hall des visiteurs? Faites-en partie du travail de quelqu'un pour vous assurer que l'esthétique visuelle de votre lieu de travail brille et reflète le professionnalisme que vous souhaitez transmettre pour l'accueil dans les clients et les prospects.
• Offrir des rafraîchissements en libre-service: Investissez dans un bon système de café et d'eau qui n'est pas enterré dans la cuisine. Mettez-le là où les clients peuvent le trouver et se servir pendant qu'ils attendent ou se préparent pour leur réunion. Ayez des fruits frais ou des collations en bonne santé et enveloppées (pas bon marché et rassis).

Pour les points bonus après le départ de votre client, envisagez d'envoyer à tous vos visiteurs les plus importants une carte de remerciement ou un petit cadeau pour lui montrer que vous avez apprécié de prendre le temps de venir dans votre bureau et de visiter. Bien qu'il s'agisse d'un autre petit geste, cela peut grandement contourner un client et leur donner une raison de vous choisir au-dessus de la compétition. N'oubliez pas que votre entreprise soit grande ou petite, chacun de vos employés se vend, tout le temps.