Comment rédiger une meilleure lettre de collecte de fonds

Alors que le publipostage est toujours une stratégie de collecte de fonds viable pour les organisations à but non lucratif, elle a désormais plus d'efficacité dans le cadre d'une approche multicanal. En fait, sur la base d'un rapport de "taux de réponse" de l'Association of National Advertisers / Data & Marketing Association, le publipostage à but non lucratif donne généralement un taux de réponse de 5% à 9%. Mais lorsqu'il est combiné avec la sensibilisation numérique, y compris les e-mails et les publicités, ce taux atteint 28%.

De nombreux donateurs peuvent répondre à une lettre dans la boîte aux lettres, mais faire un don en ligne. De plus, la collecte de fonds en ligne et la collecte de fonds de publipostage se renforcent mutuellement.

Dans ses «40 tendances de collecte de fonds pour 2021», à but non lucratif dit que nos expériences collectives depuis 2020 ont créé la nécessité de services plus directs par des organisations à but non lucratif lorsqu'il s'agit de collecte de fonds. Les événements en personne seront lents à récupérer, donc il doit être plus accent sur le courrier et la sensibilisation en ligne aux donateurs.

La rédaction de grandes lettres de collecte de fonds prend cependant des compétences. Alors que les entreprises peuvent souvent se permettre de bien payer pour une grande rédaction, les organisations à but non lucratif dépendent souvent du personnel interne pour écrire cette lettre importante et assembler un package de publipostage.

Ne désespérez pas, cependant. Vous pouvez le faire même si vous n'êtes qu'un magasin d'une personne. Voici les règles les plus courantes de rédaction d'une lettre ou d'un package de collecte de fonds de publipostage.

Utilisez des pronoms personnels comme "je" et "vous"

Oubliez ce que vous avez appris sur la rédaction d'un communiqué de presse ou d'une brochure, et réfléchissez à la façon dont vous écririez une lettre à une autre personne, comme votre tante ou votre voisin.

Ajouter l'intérêt humain et souligner la touche personnelle en utilisant des pronoms personnels. Par exemple, "vous" et "Je" humanise votre lettre.

En psychologie, utiliser "vous" et "i" s'appelle "i langue."L'utilisation de pronoms personnels encourage l'empathie, abaisse la résistance et établit l'intimité. Une lettre de collecte de fonds, à son tour, peut être une conversation intime avec un donateur.

S'attaquer à une personne par son nom établit également une connexion, selon la recherche. Si possible, utilisez le prénom du donateur dans la salutation et quelques fois dans le corps de la lettre.

Surtout, cependant, utilisez "vous."De nombreuses organisations parlent beaucoup trop d'eux-mêmes. Faire du donateur le centre de votre lettre de collecte de fonds conversationnelle.

Dans cet exemple, voici comment l'utilisation de "vous" pourrait fonctionner dans une lettre d'une banque alimentaire:

"L'année dernière, vous vous êtes engagé à aider à arrêter la faim dans notre communauté. Voulez-vous nous aider à refaire cette année? Vous et vos voisins avez contribué à fournir des fruits, des légumes et des épiceries stables qui ont aidé les familles à réussir la saison."

Parlez des avantages, pas des besoins

Les donateurs donnent pour obtenir quelque chose en retour, comme les bons sentiments qui viennent d'aider les autres ou une occasion de profiter d'une grande expérience. Ils ne sont pas intéressés par votre déficit budgétaire ou à la dernière apparition de votre PDG à la télévision.

Alors que les acheteurs d'un produit veulent savoir comment ils deviendront plus heureux, plus efficaces ou obtiendront un statut plus élevé, les avantages pertinents pour les donneurs sont les vies sauvées, la dignité humaine restaurée ou l'atténuation de la douleur d'une autre.

Voici comment cela pourrait sonner dans une lettre de collecte de fonds:

"Dans notre centre équin pour les enfants handicapés, Sally, 8 ans, a atteint de nombreux objectifs dont ses parents ne pouvaient rêver que. Sally, presque complètement silencieuse il y a un an, parle maintenant. En fait, elle a des conversations entières avec son cheval préféré et ses aides. Le résultat est une jeune fille beaucoup plus sûre et heureuse."

Être précis, pas vague

Être précis lorsque vous demandez de l'argent. Demander un "soutien" est trop général et abstrait. Même si vous ne demandez pas un montant particulier, comme 100 $, demandez un engagement. Par exemple, au lieu de demander un montant spécifique en tant que cadeau ponctuel, invitez le donateur à donner un mensuel ou à s'engager sur une période de temps spécifique.

Soyez clair et répétez une variation de votre appel à l'action tout au long de la lettre. Ne soyez pas timide, et ne soyez pas vague.

Voici à quoi pourrait ressembler à être spécifique dans une lettre de collecte de fonds:

"Rejoignez-nous cet été avec un engagement spécial de trois mois qui contribuera grandement à aider un jeune, qui ne pourrait pas participer autrement, aller au Pine Bluff Camp. Vous pouvez envoyer un cadeau aujourd'hui et vous engager à faire de même en juillet et août ou faire un seul cadeau qui couvre tout l'été. Mieux encore, inscrivez-vous à des dons mensuels et faites une différence toute l'année."

Écrivez un package, pas une lettre

Bien qu'il soit souvent approprié qu'une lettre de collecte de fonds soit une ou deux pages, un paquet pourrait valoir l'investissement pour une campagne plus ambitieuse.

La lettre est toujours l'élément le plus important de votre pack.

À tout le moins, votre colis doit contenir une enveloppe extérieure avec un teaser, une enveloppe de réponse et un dispositif de réponse, ainsi que la lettre. Pensez à la façon dont chacun de ces articles peut persuader les donateurs d'agir maintenant. Utilisez un thème unificateur, des symboles, des couleurs et des polices de caractères, afin que le package soit mémorable et accessible.

Par exemple, racontez une histoire sur un individu ou un animal spécifique avec votre paquet qui déplace le donneur émotionnel. Les gens réagissent mieux à un individu qu'un groupe car ils peuvent se rapporter plus facilement à cet individu.

Voici quelques conseils de narration importants:

• Passez beaucoup de temps sur cette histoire.
• Utilisez des mots émotionnels et descriptifs.
• N'ayez pas peur de rendre le lecteur inconfortable, effrayé ou dépassé.
• Expliquez comment le donateur peut aider à changer cette histoire effrayante en un soulagement, une gratitude et un triomphe.

Les organismes de bienfaisance qui font cela incluent le sanctuaire animal des meilleurs amis avec des histoires sur des animaux individuels et un sourire d'opération avec des histoires sur les enfants qui se font sourire.

Écrivez simplement et assurez la lisibilité

En général, vos mots doivent être puissants et vos phrases courtes et percutantes. Bien sûr, tout cela dépendra de votre public. Une université, par exemple, pourrait nécessiter une écriture à un niveau supérieur à un autre organisme de bienfaisance. Vous pouvez facilement déterminer le niveau scolaire de votre écriture avec la formule de lisibilité à l'indice de brouillard Gunning. Voici quelques clés pour assurer la lisibilité:

• Utilisez des adjectifs et des adverbes avec parcimonie.
• Évitez les abréviations ou les acronymes.
• Épeler les noms.
• Répéter et même souligner les mots clés et les phrases.

Les lecteurs éclatent, alors facilitez la recherche de la viande de votre message sans lire la lettre entière.

De plus, les donateurs sont très différents. Certains sont intuitifs et peuvent répondre à un langage émotionnel, tandis que d'autres sont plus rationnels et veulent des faits et des chiffres.

Souvent, un donateur intègre tout cela en même temps, alors écrivez votre lettre en considération de ces différents modes de pensée. Incluez à la fois un langage émotif et un langage rationnel pour satisfaire autant de vos donateurs que possible.

Rendre votre lettre facile à lire

Blackbaud, consultant en marketing auprès des organisations à but non lucratif, constate que l'âge moyen d'un donateur est de 64 ans. Bien que les donateurs plus âgés aiment lire, ils ont besoin d'une considération particulière pour les aider à faire cela.

Voici quelques conseils pour les lecteurs plus âgés qui détiennent également pour tous les lecteurs:

• Rendre chaque paragraphe.
• Évitez les paragraphes de plus de sept lignes, mais varient leur longueur.
• Utilisez des balles pour rendre vos points dynamiques.
• Utiliser des sous-titres. Si la lettre est longue, essayez de centrer et souligne les sous-titres.
• Souligner avec parcimonie mais régulièrement pour attirer l'attention sur les mots clés et les phrases.
• Laissez beaucoup d'espace blanc, utilisez une police facile à lire légèrement plus grande et créez un contraste avec un type sombre sur du papier clair.

Ajoutez un sentiment d'urgence

Créez un sentiment d'urgence en fixant une échéance pour un don correspondant, qui pourrait peut-être être la fin de votre exercice, ou des vacances particulières. Répétez votre argument pour l'urgence dans le texte de la lettre, dans votre P.S., Et sur votre appareil de réponse.

Faites attention à utiliser des dates réelles telles que les délais pour un cadeau correspondant ou un événement dans votre lettre si vous utilisez du courrier en vrac. La lettre peut arriver après la date mentionnée.

Voici un exemple fictif d'utiliser l'urgence dans une lettre de collecte de fonds:

"Nous sommes très reconnaissants pour votre soutien à notre musée. Cette année, la Howard Banks Foundation et un donateur anonyme correspondront à votre cadeau jusqu'à 40 000 $ pour les deux prochaines semaines afin qu'il ira deux fois plus loin pour notre nouvel espace d'exposition."

Faites votre appel de collecte de fonds longtemps ou court

Il y a eu de nombreuses opinions fortes sur les lettres de collecte de fonds longues versus courtes. Beaucoup de gens liront chaque mot de votre lettre tandis que d'autres peuvent simplement le scanner. Essayez d'aller un peu plus longtemps, mais assurez-vous que le lecteur peut encore scanner rapidement la lettre.

Vous pensez peut-être que vous vous répétez, mais de nombreux donateurs doivent vous rappeler votre mission, ce que vous essayez d'accomplir, et même que ce sont des partisans.

Certaines recherches ont indiqué que certains donateurs ne reviennent pas à un organisme de bienfaisance car ils ne se souviennent peut-être pas qu'ils l'ont soutenu une fois.

Pensez à votre lettre comme une autre occasion pour éduquer votre donateur sur ce que fait votre organisation et pourquoi c'est toujours important. Le lecteur sera probablement reconnaissant pour l'information plutôt que irrité ou confus par l'informatique.