Comment rédiger un rapport de dépenses commerciales

Si vous possédez une petite entreprise, tôt ou tard, vous devrez suivre les dépenses quotidiennes de votre entreprise lorsque vous construisez votre entreprise à partir de zéro.

Cela peut sembler inutile lorsque vous débutez pour la première fois, car vos dépenses de capital plus petites peuvent sembler non substantielles et avoir peu d'effet sur votre entreprise. Mais plus tôt vous commencez à maintenir un rapport de dépenses commerciales sur un intervalle régulier, moins vous devez faire pendant la saison fiscale et les moments où votre capital d'exploitation est faible.

Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses commerciales?

Si le nom est une indication, les rapports sur les dépenses d'entreprise semblent suivre chaque centime que vous dépensez tout en gérant votre entreprise, mais bien que cela soit vrai dans une certaine mesure, ce n'est pas exactement ce qu'ils sont. Les rapports de dépenses sont essentiellement des formes qui compensent tout l'argent dépensé pour les voyages, les repas, l'hébergement, la formation, les frais accessoires et les divertissements qu'un employé ou un propriétaire d'entreprise achète de leur propre poche au lieu de l'utilisation d'un journal inférieur précédemment fourni.

Le formulaire ou le rapport est rempli régulièrement (généralement mensuel ou trimestriel), puis soumis au comptable de l'entreprise, au département des comptes payables ou au propriétaire. Une fois que les dépenses ont été justifiées avec un reçu pour l'achat et l'approbation de l'entreprise, la personne qui a déposé le rapport est envoyée un chèque de remboursement des dépenses engagées.

Raisons pour lesquelles vous devez utiliser un rapport de dépenses commerciales

Les rapports de dépenses peuvent être une corvée fastidieuse, mais en fin de compte, ils servent les meilleurs intérêts de l'entreprise dans le cas d'un litige financier ou d'audit. En déposant régulièrement ces rapports, vous pouvez vous assurer que vous et vos employés budgmentez correctement pour les dépenses nécessaires pour maintenir votre entreprise financièrement en sécurité, ainsi que pour maintenir le moral et la bonne volonté de l'entreprise.

Aucun employé (ou propriétaire d'entreprise) ne voudrait jamais utiliser ses fonds personnels pour faire le travail qu'ils sont embauchés pour faire pour un salaire. Ainsi, conserver et déposer un rapport de dépenses laisse toutes les parties impliquées dans une meilleure situation financière que de permettre à ces coûts d'être supposés par l'employé ou le propriétaire plutôt que par l'entreprise.

Si vous êtes solopreneur ou si vous dirigez une micro-entreprise, les rapports de dépenses peuvent sembler stupides, mais encore une fois, ils sont tout aussi importants pour votre entreprise que pour un employé d'une société comme Apple ou Disney. Le suivi où vous dépensez vos fonds pour vous engager dans les activités professionnelles de votre petite entreprise fait partie du contrôle budgétaire de votre entreprise et devrait être utilisé lors du dépôt d'impôts pour expliquer avec précision le montant que votre entreprise a dépensée tout au long de l'année.

Comment faire un rapport de dépenses adapté à votre entreprise

Les industries individuelles peuvent dicter ce que les formulaires de rapport de dépenses de votre petite entreprise doivent contenir en fonction des coûts standard pour que votre entreprise fasse des affaires. Par exemple, si un certain nombre de vos employés sont en vente et qu'ils devraient parfois prendre des clients potentiels et établis pour le déjeuner ou le dîner, le formulaire de rapport de dépenses de votre entreprise devrait refléter la possibilité pour le membre de l'équipe de vente de soumettre un reçu pour la nourriture et le divertissement et les détails des dépenses facilement afin qu'ils puissent être remboursés du montant dépensé de gagner et de manger un client. Par conséquent, l'entrée ou le code pour les repas devraient être standard sur le formulaire de rapport de dépenses de votre entreprise.

Un autre exemple d'adaptation efficace des rapports de dépenses de votre petite entreprise pour vos besoins est de permettre un code ou une entrée dédiée à la formation ou aux frais de conférence. Dans de nombreuses industries aujourd'hui, rester au courant des nouvelles technologies, des séances de brainstorming de réflexion ou des renouvellements de certification est nécessaire pour rester compétitif. Si votre entreprise ne représente pas régulièrement ces événements et ateliers dans le budget annuel, y compris cette option sur un rapport de dépenses personnalisé pour le remboursement est un choix pratique et sensé. 

Des modèles ou des échantillons de rapports généraux de dépenses d'entreprise peuvent être trouvés facilement en ligne, mais chaque petite entreprise est unique et vous devriez tenter de modifier tous les modèles pour refléter vos besoins commerciaux spécifiques. Parfois, ces modèles ne sont que dans un format papier imprimé et d'autres sont tous numériques. Quoi qu'il en soit, n'oubliez pas de vous assurer que tous les coûts demandés pour le remboursement sont pris en charge par une facture ou un reçu. Ce n'est pas seulement une bonne mesure pour vos fichiers de comptabilité, mais peut également être nécessaire si une vérification fiscale est nécessaire.

Si vous n'avez jamais utilisé de rapport de dépenses auparavant et que vous ne pouvez pas déterminer si vous souhaitez utiliser un formulaire papier ou une option en ligne, commencez par un rapport papier jusqu'à ce que vous ayez l'habitude d'en remplir un avant de passer à un cloud Service ou application numérique.

 Un exemple de rapport de base de dépenses de petite entreprise est inclus ci-dessous: 

Ce modèle peut être simpliste, mais il capture le minimum de ce que les rapports de dépenses de votre entreprise devraient être le suivi et peuvent être facilement modifiés pour inclure plus de catégories ou une variété d'événements. Les employés qui se rendent souvent à des conférences, divertissent les clients ou se livrent à plusieurs ateliers et sessions de formation chaque année devraient être en mesure de saisir toutes leurs informations pour le mois (ou plus) sur chaque formulaire.

Si le modèle ci-dessus est trop rudimentaire, une simple recherche en ligne peut révéler une large sélection d'options de rapport sur papier et numérique à choisir parmi. Si vous êtes intéressé par les services de suivi des rapports de dépenses basés sur le cloud, des sociétés comme Procurify, Zoho De dépenses et Rydoo proposent des systèmes populaires qui rendent l'enregistrement des dépenses simples et intuitifs.

Comment prendre le contrôle budgétaire de votre petite entreprise

Les propriétaires de petites entreprises seraient sages de commencer à utiliser des rapports de dépenses dès qu'ils seront en mesure de faire démarrer leur entreprise. En plus de vous offrir l'occasion de garder une trace de l'endroit où l'argent de votre petite entreprise se déroule à tout moment, ils vous permettent de vous préparer à la saison des impôts et de rester en avance sur un audit, et assure aux employés qu'ils se sentent valorisés en connaissant leur entreprise couvre les dépenses engagées pendant qu'ils étaient concentrés sur leur travail.

Une entreprise prospère est celle où le contrôle budgétaire est fermement sécurisé entre les mains du propriétaire de l'entreprise, et un système de rapport de dépenses commerciales établi peut vous aider à y parvenir.