Comment rédiger une description de poste que vos bénévoles adoreront

Pourquoi les descriptions de travail bénévoles sont si importantes

Aucune entreprise ou à but non lucratif ne commencerait à embaucher des gens avant de comprendre ce dont ils avaient besoin pour faire. Ils écrivent des descriptions de poste dans les moindres détails car ce sont les plans pour recruter, gérer et retenir les employés.

Le même principe s'applique aux bénévoles.

Un outil incroyablement utile, la description de travail bénévole aide vos efforts de recrutement de bénévoles, la gestion de ce bénévole et le conserver. Définir les attentes avec une description de poste devrait être le numéro un pour un gestionnaire de bénévoles.

Vous pourriez reculer dans cette exigence, pensant que vous pourriez avoir besoin d'écrire de nombreuses descriptions de travail. En réalité, vous n'aurez pas besoin de descriptions de travail pour certains de vos bénévoles, en particulier ceux qui font une tâche unique de complexité limitée. Par exemple, les bénévoles que vous vous enrôlez pour inscrire les participants à votre charité annuelle Run n'ont probablement pas besoin de quoi que ce soit au-delà de l'instruction verbale le jour de l'événement. Les bénévoles n'ont pas non plus besoin de beaucoup plus pour votre journée de nettoyage annuelle pour rassembler ou tirer les mauvaises herbes.

Cependant, votre organisme de bienfaisance a probablement également plusieurs emplois de bénévolat à long terme complexes où une formation spécialisée pourrait être nécessaire. Dans ces cas, il est logique de gérer ces positions comme vous le feriez pour un poste payant. Qui comprend une description de poste détaillée que vous pouvez utiliser pour recruter ces bénévoles. La description de poste peut également être utile lorsque vous évaluez des bénévoles, vous aidant tous les deux à vous rappeler ce qu'est le travail.

Chaque description de poste doit expliquer la mission, ainsi que les compétences, les capacités et les intérêts nécessaires pour effectuer la tâche du bénévolat avec succès. 

La clarté est ce que chaque bénévole préfère. Avant même de commencer à recruter des bénévoles, faites une liste des emplois que vous souhaitez qu'ils accomplissent, puis décrivez ces postes aussi clairement que vous pouvez. 

Une description de travail bénévole n'est pas très différente de celle que vous préparez à un employé payant. Des attentes claires peuvent aider à éviter une multitude de problèmes, notamment des problèmes légaux.

Quoi d'inclure dans une description de travail bénévole

Il existe de nombreuses façons d'écrire la description du poste, mais voici quelques domaines qu'il devrait couvrir:

1. Titre d'emploi
   Un titre descriptif donne au volontaire un sentiment d'identité et aide le personnel salarié et d'autres bénévoles à comprendre ce rôle particulier. Éloigner des descriptions qui ont à voir avec la rémunération. Par exemple, pourquoi appeler la réceptionniste une réceptionniste "bénévole"? Vous ne dites pas la réceptionniste "payée" pour un membre du personnel.
2. Lieu de travail
   Où travaillera l'individu? Le travail peut-il être effectué à la maison ou un site particulier? Y a-t-il des transports en commun à proximité de vos chantiers, afin que vous puissiez recruter des personnes qui pourraient ne pas avoir de transport personnel?
3. But de la position
   Comment le travail du volontaire affectera-t-il les résultats, les clients ou la mission d'un projet? Indiquer l'impact attendu pour le service direct et les affectations administratives afin que les bénévoles comprennent à quel point ils sont importants pour l'organisation.
4. responsabilités et devoirs
   Expliquez les fonctions et obligations spécifiques du poste volontaire. Dites clairement ce qui est attendu.
5. Qualifications
   Il est avantageux d'être très clair et concret lors de l'énumération des qualifications pour tout poste de bénévolat. Inclure l'éducation, les caractéristiques personnelles, les compétences, les capacités et l'expérience requise.
6. Engagement attendu
   Combien de temps attendez-vous du volontaire? Inclure la durée de service, des heures par semaine et des heures par jour. Inclure toutes les exigences spéciales telles que le travail le week-end.
7. Entraînement
   Énumérez la formation que le volontaire recevra. Inclure une formation générale dont tous les postes nécessitent plus toute formation spécifique à la position pour cette affectation.

Inclure la date de la description ou la date à laquelle elle a été mise à jour. Énumérez le nom du superviseur volontaire et ses coordonnées. Incluez des informations sur la façon d'obtenir plus d'informations et qui appeler si vous êtes intéressé. 

Échantillon d'une description de travail bénévole 

Titre du poste: chaise de jour

But: Le président de la journée sert de réceptionniste à l'agence du comté de Charles sur le vieillissement, soutenant la mission de l'agence de soutenir la population âgée du comté de Charles. Le président du jour représente l'agence des membres du public qui visitent ses bureaux lundi, mercredi et vendredi à partir de 9.m. - 4 P.m.

Emplacement: La chaise de jour travaille dans la zone de réception publique du bureau central de l'agence à 567 N. Oak St à Tulsa, OK. 

Principales responsabilités:

• La chaise de jour répond au téléphone et dirige les appels.
• Accueille les invités et les dirige vers d'autres bureaux ou emplacements.
• Répond aux questions sur l'agence et fournit des formulaires lorsque cela est nécessaire.
• Imprime une liste d'activités qui se déroulent ce jour-là dans les bureaux de l'agence et les emplacements des satellites.
• Fait du rappel des appels téléphoniques à d'autres bénévoles qui ont affecté des projets pour le lendemain.
• Ouvre le courrier et le distribue.
• Entre des dons reçus par courrier dans la base de données.
• Relecture de la copie de la brochure lorsque le temps permet.
• SIDA dans la préparation des envois en vrac.
• Prépare la correspondance au besoin.
• Autres tâches assignées.

Rapports au directeur adjoint de l'agence du comté de Charles sur le vieillissement

La durée du rendez-vous: La chaise de jour sert un jour par semaine pendant trois mois. Après trois mois, le chair de jour peut être reconduit dans ses fonctions pendant trois mois supplémentaires à la discrétion du superviseur. Après six mois, la personne qui sert de chaise de jour peut tourner à un autre poste au sein de l'agence.

Engagement de temps: Un jour par semaine (m, w ou f) pendant six heures (9 h à 12 h et 13 h à 16 h), pendant au moins trois mois.

Qualifications: Connaissance de base de l'ordinateur et de la saisie des données. Manière agréable, patience, capacité de résolution de problèmes, fiabilité.

Soutien: Une formation pour ce poste sera dispensée. De plus, le directeur adjoint sera disponible pour des questions et de l'aide.

Exigence d'âge: Aucun

Code vestimentaire: Vêtement décontracté

Les autres catégories que vous voudrez peut-être inclure dans une description de poste de bénévolat sont:

• Certifications / licences requises, telles que la certification en RCR ou un permis de conduire commercial.
• Opportunités de développement, telles que la formation et la promotion à d'autres postes. 
• Vérification de la sécurité requise, comme la vérification des antécédents criminels ou la vérification des empreintes digitales.
• Avantages, tels qu'un certificat de service, un parking gratuit ou une rémission de frais de scolarité.

Les descriptions de travail bénévoles ne sont pas seulement pour le bien du bénévole, mais pour s'assurer qu'il n'y a pas non plus de problèmes juridiques. Les bénévoles aiment les attentes claires, la formation et la cohérence de leurs managers bénévoles.

La rédaction de bonnes descriptions de travail consiste à préparer votre organisme à but non lucratif à recevoir et à travailler avec des bénévoles.