Comment rédiger une lettre d'enquête sur une fondation

La plupart des fondations aujourd'hui préfèrent que vous envoyiez une lettre de proposition (aka lettre d'enquête, ou LOI) plutôt qu'une proposition de subvention complète, surtout lorsque votre sans but lucratif l'approche pour le financement.

Une lettre d'enquête est un peu comme auditionner pour un rôle dans une pièce. Pourquoi passer à la fois votre temps et celui du bailleur de fonds s'il s'avère que vous n'êtes pas un bon ajustement? Même lorsque vous avez fait un excellent travail en recherchant les fondations que vous devez approcher pour le financement, il est difficile de vous assurer que votre organisation et cette fondation conviennent bien. La lettre de proposition peut être un autre test pour savoir si vous et le bailleur de fonds sont un bon match.

Du point de vue de la fondation, il est plus rapide de faire cette première coupe d'idées de financement possibles avec une lettre de deux à trois pages plutôt qu'un package de proposition complet. Une fois que la fondation décide que votre projet peut être un bon choix pour ses objectifs et ses priorités de financement, il peut vous demander d'envoyer une proposition à part entière.

Une lettre d'enquête peut également être beaucoup plus facile pour l'organisme à but non lucratif. Mais, tout comme pour une audition, vous ne devez pas prendre une LOI pour acquise ou simplement vous débarrasser de quelque chose rapidement. Une Loi peut être votre meilleure chance de faire une bonne première impression.

Que devez-vous inclure dans une Loi? 

La lettre de proposition est très similaire à une proposition, sauf qu'elle est courte - une mini-proposition. Les lettres de proposition ou Lois ne sont que l'une des plusieurs types de propositions qu'un écrivain de subvention utilise.

Vous pourriez tirer les éléments de la LOI d'une proposition de subvention que vous avez déjà écrite, même celle qui peut être déjà partiellement financée. Ou vous pouvez utiliser les informations que vous êtes en train de mettre en place pour une proposition potentielle.

L'envoi d'une LOI avant de terminer une proposition est un moyen d'obtenir des commentaires précieux que vous pouvez utiliser pour réviser vos idées de proposition.

Éléments d'une lettre d'enquête typique

Introduction

L'introduction devrait être un bref résumé. Il comprend le nom de votre organisation, le montant d'argent demandé et une description du projet. Vous voudrez expliquer comment le projet correspond aux directives du bailleur de fonds et aux intérêts de financement.

Description organisationnelle

Soyez concis et concentrez-vous sur la capacité de votre organisation à répondre au besoin que vous avez déclaré. Donnez un bref historique de votre organisme sans but lucratif et donnez un aperçu de vos programmes. Assurez-vous de connecter directement ce que vous faites actuellement et ce que vous souhaitez accomplir avec le financement demandé.

Déclaration de besoin

Expliquez le besoin qui peut être satisfait par votre projet. Décrire la population cible et la zone géographique. Fournir quelques faits statistiques importants et plusieurs exemples.

Méthodologie

Comment allez-vous résoudre le besoin? Décrivez le projet succinctement et incluez les principales activités, noms et titres du personnel du projet clé, et les objectifs de votre projet.

Autres sources de financement

Si vous approchez d'autres agences ou organisations à but non lucratif pour soutenir ce projet, mentionnez-les dans un bref paragraphe. Incluez le financement que vous avez déjà obtenu et expliquez comment vous vous attendez à soutenir le projet après la période de démarrage.

Résumé

Restautez l'intention de votre projet, invitez des questions supplémentaires et remerciez le bailleur de fonds pour son temps et sa considération. Inclure tous les pièces jointes demandées dans les directives du bailleur de fonds. 

Un budget peut ou non être requis pour votre lettre d'enquête. Vérifiez les directives du bailleur de fonds. Certaines lignes directrices sont précises et il est important de les suivre exactement.

Mais, aussi, Mim Carlson, auteur de "Winning Grants: Step by Step", vous suggère de passer en revue votre LOI avec ces questions à l'esprit:

1. Ai-je déclaré le nom du projet et le montant d'argent que je recherche dans le premier paragraphe?
2. Mon deuxième paragraphe élabore-t-il de manière adéquate sur le projet et tous les projets connexes?
3. Ai-je inclus notre énoncé de mission?
4. Ai-je exposé le besoin du projet?
5. Ai-je été clair sur les résultats que le projet atteindra?
6. La mise en œuvre du projet est-elle claire?
7. Ai-je fait valoir un bon ajustement entre ce projet et les priorités de la fondation?
8. Ai-je inclus des informations sur tout financement déjà engagé?
9. Ai-je inclus les coordonnées pour une personne en particulier qui peut répondre aux questions?

Passez en revue les éléments d'une proposition complète avant de tenter la lettre d'enquête. Vous pouvez voir des échantillons supplémentaires de lettres d'enquête dans l'excellent livre du Foundation Center, "The Foundation Center's Guide to Winning Proposals".

Un échantillon de Loi

John Hunter
Officier de programme
Fondation communautaire n'importe où
625 Smith St.
Toute ville, XN 28905

Cher Monsieur. Chasseur:

Merci d'avoir lu cette lettre d'enquête à votre Fondation communautaire n'importe où. Nous espérons déterminer votre intérêt à recevoir une proposition complète pour notre programme pilote de sensibilisation féminin de toute ville. Nous demandons respectueusement votre considération d'une subvention de 35 000 $.

Ce projet est notre première sensibilisation aux femmes âgées à domicile. Nous trouvons de plus en plus de femmes âgées à la maison lorsqu'elles ne peuvent pas sortir pour visiter des installations telles que notre centre pour personnes âgées. 

Nous prévoyons de fournir des opportunités de socialisation, des informations sur la santé et le bien-être et les services sociaux en cas de besoin pour les femmes isolées de la communauté.

 Notre programme pilote s'inscrit carrément dans les domaines d'intérêt de votre fondation: les services de santé pour les personnes âgées; Augmentation de la sensibilisation des personnes âgées liées à la maison; et aider les fournisseurs de services aux personnes âgées pour atteindre une plus grande portée au sein d'une communauté.

Tout centre senior de la ville, créé en 1985, est le plus grand centre senior de notre comté, desservant plus de 400 personnes âgées chaque jour dans notre établissement récemment rénové. 

Notre mission est d'aider les personnes âgées à s'améliorer et à maintenir des modes de vie sains et indépendants grâce à des améliorations de leur qualité de vie. 

Notre taux de satisfaction parmi les anciens que nous servons est très élevé de 95%, selon notre dernière enquête. Nous offrons des déjeuners nutritifs, des opportunités sociales, des opportunités d'exercice physique et des événements éducatifs tout au long de l'année.

La population âgée de notre comté devrait augmenter de 30% au cours des deux décennies suivantes. Beaucoup de ces personnes âgées sont à des niveaux de revenu de pauvreté ou en dessous et à contester physiquement dans une certaine mesure. 

Nous pouvons transporter certains de ces aînés dans notre centre communautaire avec notre flotte existante de cinq camionnettes qui desservent actuellement 25 à 35 clients chaque jour.

Cependant, l'expansion du système de transport est coûteuse et ne nous permettra pas de développer suffisamment pour servir le nombre accru de personnes âgées à domicile, dont certaines ne peuvent pas quitter leur maison du tout.

Par conséquent, nous proposons le programme pilote de sensibilisation féminin de n'importe quelle ville pour tester la faisabilité de l'apporter des services aux individus à domicile. 

Nous pensons qu'en utilisant des bénévoles, supervisés par un membre du personnel professionnel (un travailleur social), nous pouvons étendre les horizons d'un nombre important de femmes âgées à domicile.

Nous avons limité notre pilote aux femmes en raison de la prépondérance des femmes célibataires dans notre communauté. Si le pilote s'avère réussir, nous voudrions bien sûr étendre nos programmes pour inclure des hommes et des couples confinés à la maison.

Nos objectifs du programme pilote d'un an comprennent:

 1) établir des visites une fois par semaine à 50 femmes confinées à la maison; 

2) recruter 100 bénévoles pour effectuer ces visites sur une base rotative (de nombreux bénévoles peuvent être recrutés chez nos anciens actuels qui visitent notre établissement); et 

3) Améliorer les niveaux de santé et d'activité des personnes âgées visitées, mesurées par plusieurs outils d'enquête disponibles, utilisés à des intervalles prédéfinis tout au long de l'année.

Certaines des activités que nous prévoyons d'inclure dans nos visites à domicile comprennent: 

• Des leçons de cuisine qui intègrent des aliments faciles à préparer et nutritifs; 
• Enseigner des routines d'exercice simples adaptées à la condition physique de chaque aîné; 
• L'introduction de la socialisation à travers le jeu de jeux de cartes et de cartes; 
• Tests simples de capacités mentales, 
• Et des méthodes standard de lutte contre la solitude et la dépression, la perte de mémoire et le manque de stimulation mentale.

Le coût total de notre programme pilote pour un an est de 70 000 $. La moitié de cela a déjà été commise par le gouvernement du comté et d'autres bailleurs de fonds. 

Votre investissement de 35 000 $ finira le financement dont nous avons besoin pour mettre en œuvre le projet pilote entièrement. Notre conseil d'administration est enthousiaste à propos du projet, et nous avons déjà de nombreux bénévoles qui ont exprimé leur intérêt.

Nous sommes impatients de nous associer à votre fondation sur ce projet passionnant. 

Si vous avez des questions ou souhaitez recevoir une proposition complète, n'hésitez pas à me contacter au 490-982-1157 (ou par e-mail à jlikely @ srcntr.org). 

Nous apprécions sincèrement votre considération de notre demande et nous sommes impatients de vous entendre bientôt.

Sincèrement,

Janet B. Se sentir bien
Directeur exécutif
N'importe quel centre senior de la ville

P.S. Je joins notre dernier rapport annuel et catalogue d'activités offerts à notre centre pour personnes âgées.

Ressources

Basé sur des échantillons de lettres, avec la permission, de ""Gagner des subventions: étape par étape, Mim Carlson et Tori O'Neal-Mcelrath. (Jossey-Bass 2013)