Comment rédiger une demande de proposition (RFP) et de devis (RFQ)

Après avoir analysé les besoins de votre entreprise et terminé votre recherche de fournisseur, vous êtes prêt à démarrer la viande et les potates du processus de sélection des fournisseurs. Une demande de proposition (RFP) bien écrite ou de la demande de devis (RFQ) est la clé pour sélectionner le meilleur fournisseur à la meilleure valeur pour votre entreprise. La rédaction de l'un ou l'autre type de demande n'est pas difficile si vous comprenez les objectifs et la fonction du document.

Décidez lequel écrire

Un Projection est utilisé si la qualité, le service ou le produit final seront différents de chaque fournisseur qui répond.

Un RFQ est utilisé pour les produits de base, les services simples ou les pièces simples / simples avec peu ou pas de place pour la différenciation des produits ou des services entre les fournisseurs de réponses. Les points de négociation sont étroits, y compris des éléments tels que les horaires de livraison ou les options d'emballage.

Les objectifs de l'un ou l'autre document doivent inclure:

• Obtenir des propositions détaillées pour évaluer la réponse de chaque fournisseur afin que les meilleurs intérêts de votre entreprise soient satisfaits sur tous les fronts.
• Tirer parti de la nature concurrentielle du processus de sélection des fournisseurs pour négocier la meilleure offre possible.
• S'assurer que les intérêts de toutes les parties prenantes au sein de votre entreprise seront respectées et qu'un consensus a atteint.
• Mettre votre entreprise en contrôle de l'ensemble du processus de sélection des fournisseurs et définir les règles de sélection à l'avance.
• Construire le partenariat entre vous et le vendeur dès le départ.

Structuration du RFP ou du RFQ

Le RFP ou le RFQ doit être structuré d'une manière qui présente clairement et succinctement vos besoins au fournisseur. Chaque document sera différent en fonction du type d'entreprise et de produit que vous recherchez, mais il existe des sections standard qui devraient être incluses dans n'importe quel RFP ou RFQ typique. Adaptez chaque section pour vos besoins individuels:

1. Détails de soumission Fournir des informations importantes aux fournisseurs à connaître tels que les délais, votre adresse postale de votre entreprise et une personne de contact pour des questions et des clarifications.
2. Un Introduction et résumé Fournit aux fournisseurs potentiels un bref aperçu de votre entreprise et des exigences pour votre produit ou service. Il doit être écrit une fois l'ensemble du document terminé pour vous permettre de résumer facilement les points clés.
3. UN Aperçu de l'entreprise et arrière-plan Décrit votre entreprise, vos produits et votre secteur de marché. Cela aidera les fournisseurs potentiels à comprendre les besoins que vous essayez de combler.
4. Le Spécifications détaillées devrait être la section la plus longue du document. Pour une DP, il contiendra les mesures et les exigences qualitatives qui stimuleront la décision de sélection. Pour un RFQ, cette section devrait fournir les mesures quantitatives que vous recherchez dans la réponse du fournisseur. L'exemple de critère peut inclure des dessins de produits, des tolérances d'ingénierie, des niveaux de service, des jalons, des livrables et des délais, des exigences techniques ou commerciales, des fonctionnalités logicielles et des exigences matérielles.
5. Hypothèses et contraintes Les vendeurs doivent être informés sont répertoriés dans cette section. Le défaut d'être franc et franc avec le vendeur ouvrira la porte à la renégociation de l'accord à une date ultérieure et la possibilité de tendre la relation que vous avez avec votre fournisseur. Les sujets possibles incluent les frais de voyage, les frais de mise à niveau / de modification et les droits de licence.
6. N'importe quel termes et conditions du contrat doit être répertorié pour que le vendeur puisse faire une réponse juste et honnête. Ceux-ci peuvent inclure des options de financement, la durée du contrat, les options de renouvellement, les garanties, les pénalités de livraison, les niveaux de service, etc.
7. Les critères de sélection sur la façon dont vous prendrez votre décision est la dernière section. Certaines entreprises préfèrent garder ces informations totalement confidentielles, tandis que d'autres entreprises pensent que cela aidera les fournisseurs potentiels à se concentrer sur ce qui est important pour votre entreprise.

Distribuer aux vendeurs

Enfin, composez une lettre de motivation et envoyez des copies de votre RFP ou RFQ à chacun des fournisseurs que vous avez sélectionnés pendant votre processus de recherche. Assurez-vous que les coordonnées appropriées sont incluses afin de fournir une assistance à tout fournisseur qui en a besoin.