Comment rédiger une proposition de service de planification d'événements

Votre proposition d'événement est d'abord et avant tout le reflet de votre client. Étant donné que la planification d'un événement nécessite de personnaliser cet événement pour répondre aux besoins et au budget de votre client, votre proposition devrait refléter un événement personnel et unique. Vous pouvez utiliser un modèle comme guide général pour commencer à rédiger votre proposition d'événement, mais ensuite l'adapter et inclure les services individuels fournis à chaque client.

Une note avant de commencer

La première étape consiste à rencontrer votre client potentiel pour discuter de ce qu'ils ont en tête pour cet événement, quel est le but, le nombre d'invités et ce qu'ils espèrent accomplir. En plus de la date, de l'heure et de l'emplacement souhaité, notez toutes les idées concernant le thème, la restauration, l'esthétique globale, les couleurs ou l'ambiance discutées lors de cette réunion.

Début de la proposition d'événement

Chaque proposition doit être écrite en pensant au client. La planification des événements est une entreprise de services, et ce service, une touche personnelle et une approche créative sont ce qui rend un événement réussi et mémorable, deux caractéristiques qui contribuent grandement à générer de nouveaux clients pour votre entreprise. Les propositions doivent être bien écrites et approfondies, fournissant les détails nécessaires afin que le client puisse imaginer ce que vous avez en tête.

1. Présentez-vous et le projet. Commencez par une brève introduction à vous et à votre entreprise de planification d'événements. Incluez des détails tels que depuis combien de temps vous êtes en affaires et votre expérience professionnelle. Certains planificateurs mettent cette section à la fin, un peu comme une biographie d'un auteur de livre sur une jaquette ou une couverture arrière.
2. Écrivez une description de l'événement attrayant. Résumez l'événement réel, y compris les détails discutés lors de vos réunions, tels que l'objectif de l'événement, le délai général, le nombre d'invités et les lieux possibles. Si vous n'êtes pas un écrivain qualifié, trouvez ou embauchez quelqu'un de compétence avec des mots pour donner à cette section autant d'appel que possible.
3. Énumérez tous les services fournis. Cette section est particulièrement importante. Le client doit savoir spécifiquement quels services vous assurerez pour cet événement. Une liste de contrôle avec des puces montre clairement les différents services inclus. Cette approche fonctionne bien pour des fonctions plus petites telles que des douches nuptiales ou des dîners de fête et est facile pour le client de voir ce que vous ferez et tous les fournisseurs que vous utiliserez. Pour des événements plus importants avec plusieurs fonctions, comme une heure de cocktail ou un déjeuner, vous voudrez peut-être créer des sections pour chaque aspect de l'événement, puis énumérer les services spécifiques fournis à chacun.
4. Montrez votre travail précédent. Si vous avez planifié des événements similaires dans le passé, incluez des photos de ces événements pour présenter votre travail. Les représentations visuelles peuvent aider le client à voir ce que vous pouvez faire et vous assurer que votre style correspond à sa vision. Avoir des choses à comparer peut vraiment aider à rationaliser l'événement une fois que le temps sera inauguré.
5. Incorporer des informations monétaires tout au long. Alors que le client peut lire votre proposition et prendre tous les détails et images de l'événement que vous envisagez, cet état d'esprit déplace généralement des engrenages en ce qui concerne la section qui parle d'argent. Vous ne voulez pas que le processus arrive à un arrêt brusque, alors évitez les changements soudains de la langue ou du ton à toutes les affaires et aux faits. Titre une section «Coûts proposés» et continuez à guider le client à travers les aspects de cet événement en articulant soigneusement les coûts, tout en poinçant les prix tout au long de la proposition. Aidez votre client à voir votre proposition comme une série d'étapes, chacune avec des services différents et des coûts connexes. Fournir un résumé détaillé qui répertorie le prix pour chaque article et son objectif afin que le client puisse envisager l'événement et comprendre le coût connexe.

Un dernier mot

Le dernier morceau de votre proposition est un merci pour leur considération. Fournissez des coordonnées, y compris votre site Web, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone - afin que les clients potentiels puissent vous contacter avec des questions ou, mieux encore, pour vous embaucher pour le travail.