Comment rédiger des lettres de performance des employés de réprimande

Les lettres de réprimande sont des lettres écrites par le directeur pour fournir une déclaration officielle d'un problème de performance qu'un employé doit améliorer. Les lettres de réprimande sont souvent une étape du processus d'action disciplinaire officielle qui peut entraîner des mesures disciplinaires supplémentaires pour l'employé jusqu'à et y compris la cessation d'emploi si l'employé ne s'améliore pas.

Les lettres de réprimande sont un élément important de la documentation d'un problème de performance des employés pour l'employé et l'employeur. Des lettres de réprimande écrites indiquent clairement et spécifiquement les performances qui doivent s'améliorer et les conséquences si la performance ne s'améliore pas.

Ces lettres commerciales officielles suivent généralement après toute tentative de coaching verbal par un superviseur. Cependant, ils se présentent fréquemment avant une correction verbale à l'employé, appelée un avertissement verbal ou un avertissement verbal formel. Toutes les étapes doivent se concentrer sur la question des performances ou des problèmes de performance connexes.

Composantes des lettres de réprimande

Des lettres de réprimande efficaces ont plusieurs composants en commun. Ils doivent avoir une déclaration claire du problème ou du problème de performance que l'employé doit améliorer. La lettre peut énumérer plusieurs exemples de façons dont l'employé peut modifier ses performances pour se conformer aux attentes de performance. Donner des exemples fournit à l'employé un sens partagé par un sens partagé - les attentes du gestionnaire et de l'entreprise.

Le cas échéant, incluez un calendrier dans lequel les performances de l'employé doivent s'améliorer. Cette référence peut se présenter sous la forme d'une date d'échéance ou d'une date de fin, date à laquelle le gestionnaire réévaluera la performance de l'employé.

Expliquez comment la non-performance a un impact non seulement aux employés, mais au lieu de travail et au succès de l'organisation. La lettre de réprimande devrait également fournir une déclaration claire sur les conséquences qu'un employé peut s'attendre si leur performance ne s'améliore pas comme décrit dans la lettre de réprimande.

L'importance des signatures

La signature du superviseur ou du directeur de l'employé est importante en ce qui concerne les réprimandes. La lettre contient généralement une déclaration selon laquelle la signature de l'employé représente qu'ils ont reçu la lettre. Cela n'indique pas nécessairement qu'ils sont d'accord avec son contenu. Vous devez être précis dans le libellé afin que l'employé comprenne qu'il reconnaît la réception de la lettre, pas les actes répréhensibles.

Donnez une possibilité pour la réponse des employés

Vous devriez donner à l'employé une chance de répondre aux questions soulevées dans la lettre de réprimande. L'objection doit être écrite, datée et signée par l'employé. L'employé peut être d'accord, en désaccord, exprimer une contrition, etc. Les réfutations écrites par l'employé sont attachées aux lettres d'origine de réprimande.

Exemple de lettre de réprimande

Ceci est un exemple d'une lettre de réprimande. Téléchargez le modèle de lettre de réprimande (compatible avec Google Docs et Word en ligne) ou voir ci-dessous pour plus d'exemples.

Exemple de lettre de réprimande n ° 1 (version texte)

À: Jeffery Jones

De: George Peterson

Date: 1er septembre 2018

Re: lettre de réprimande

Ceci est une lettre de réprimande formelle pour vous informer que votre performance ne répond pas aux niveaux de contribution attendus. Dans votre travail en tant qu'expert technique pour le support client, les attentes de l'emploi ont été développées par l'ensemble du groupe d'experts de support technique et de leur gestionnaire. Cela signifie qu'ils sont la norme acceptée pour chaque performance de l'expert technique.

Vous ne parvenez pas de la manière suivante.

• Le nombre de clients que vous servez en une semaine est de 30% inférieur à la norme que le reste des experts en support technologique rencontrent.
• Le degré de difficulté des problèmes auxquels vous choisissez de répondre est de 40% en dessous de la norme que le reste du personnel atteint.
• La durée que les clients passent au téléphone avec vous dépasse le reste du personnel de 25%.

Comme vous pouvez le voir, dans les trois mesures de performance les plus importantes pour votre travail, vous ne réussissez pas. Votre superviseur vous a parlé à plusieurs reprises et vous avez reçu une formation supplémentaire. Par conséquent, nous pensons que vous n'êtes pas disposé à jouer. Cela affecte négativement la charge de travail du reste du personnel technologique.

Nous devons voir une amélioration immédiate dans les trois domaines de la performance ou des mesures disciplinaires supplémentaires jusqu'à et y compris la cessation d'emploi se produiront. Nous avons la foi que vous pouvez améliorer. Nous devons voir une amélioration immédiate.

George Peterson, superviseur

Marian Demark, directeur des ressources humaines

Exemple de lettre de réprimande n ° 2 (version texte)

À: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Date: 1er septembre 2018

Re: lettre de réprimande

Le but de cette lettre de réprimande est de vous mettre en note officiellement que votre présence affecte négativement votre capacité à terminer votre travail. Bien que les employés exonérés et exonérés ne soient pas tenus de travailler des heures spécifiques, une semaine de travail de quarante heures est standard et attendu.

Vous n'avez pas réussi à vous présenter au travail au moins un jour par semaine depuis le début de votre nouvel emploi et ne travaillez que trente-deux heures par semaine. Votre manager vous a informé de la disponibilité du temps libre de la FMLA pour les problèmes médicaux personnels ou familiaux. Il vous a également demandé si vous avez besoin d'un logement afin que vous puissiez effectuer efficacement votre travail.

Il a suggéré de visiter le département des ressources humaines pour discuter de ces questions et de votre fréquentation. Vous avez refusé les trois opportunités que nous avons offertes pour vous aider à améliorer cette mauvaise performance.

La réalité est que vous ne pouvez pas effectuer votre travail en moins de quarante heures. Vous manquez des délais pour vos affectations de travail et votre retard affectant le travail de vos collègues de votre service marketing. Ils manquent leurs délais à la suite de votre échec à effectuer. 

De plus, votre travail inachevé lorsqu'il est affecté à vos collègues met leurs charges de travail en surcharge car ils ont déjà des emplois qui nécessitent quarante heures de travail par semaine. Ceci est injuste et nous ne tolérerons pas ces impacts négatifs sur le lieu de travail à partir de maintenant. 

Nous devons voir une amélioration immédiate de votre fréquentation ou nous résilierons votre emploi. Cela signifie que vous devez assister au travail cinq jours par semaine. Si vous ne parvenez pas à travailler cinq jours par semaine, vous ne pouvez pas atteindre les objectifs pour lesquels vous avez été employé.

Nos polices de congé payé standard vous donnent six jours de maladie payés et deux jours de congé personnel que vous devez utiliser plus d'un an. Vous devez postuler pour des vacances à l'avance.

Vous avez déjà utilisé quatre de vos jours de maladie et toutes vos journées personnelles avec vos absences actuelles. Nous ne prévoyons pas de vous donner plus de temps. Cela vous laisse avec seulement deux jours de maladie et votre temps de vacances payé que vous devez demander à l'avance.

Si vous avez une absence au-dessus de vos congés payés disponibles, nous résilierons votre emploi. Nous espérons que vous comprenez à quel point vous êtes proche de perdre votre emploi. Vous ne recevrez plus d'avertissements.

Salutations,

Mary Wilmont, directrice

Thomas Credence, directeur des ressources humaines

Accusé de réception des employés

Il est important de créer une trace papier d'actions de réprimande des employés. Ce processus permet la création de preuve que l'employé a reçu un préavis adéquat de problèmes et de mesures telles que le counseling est pris pour remédier à la situation.

Un simple accusé de réception pour obtenir des conseils précise que l'employé a reçu une réprimande.