Comment vous pouvez bénéficier d'un audit de projet

Chaque projet peut bénéficier d'un audit de temps à autre. Mais ne t'inquiète pas, ce n'est pas aussi effrayant que ça puisse paraître. Un audit de projet est l'endroit où une personne impartiale passe en revue votre projet et fournit des conseils sur ce qui pourrait être fait différemment pour améliorer ses chances de réussir. Cet article explique tout et vous guide comment préparer un audit de projet.

Comment un audit de projet est formel

Un audit de projet est normalement un exercice formel. L'équivalent informel est normalement appelé examen par les pairs. C'est là qu'un collègue examine votre projet et la documentation associée et vous donne des commentaires sur l'endroit où vous devriez passer un peu plus de temps.

Les audits du projet sont formels en ce qu'ils ont généralement un ensemble défini de questions et sont effectués par quelqu'un qui fait ce genre de chose régulièrement.

Qui réalise des audits du projet

La personne qui fait l'audit de votre projet pourrait être un autre chef de projet (probablement une personne ayant une grande expérience dans la gestion de projets), mais il est plus susceptible d'être quelqu'un du bureau du projet qui gère fréquemment des audits.

Ce sera quelqu'un qui peut se considérer comme impartial, donc ce ne sera pas votre gestionnaire de ligne ou votre sponsor de projet. Cela pourrait même être une équipe de personnes, selon la taille du projet.

Comment se préparer à un audit de projet

La première et principale chose à organiser est d'avoir des copies de la documentation de votre projet pour que l'auditeur examine. Si vous avez un coordinateur de projet, demandez-leur de rassembler un paquet de documents (de préférence électronique). Vous devriez avoir toutes vos informations facilement accessibles, mais même si vous le faites, cette étape peut toujours prendre un certain temps. Au minimum, assurez-vous d'avoir le plan de projet, le journal des risques, le journal d'émission, le budget et le calendrier disponibles pour l'auditeur.

Qui doit être impliqué

Cela dépend du genre de choses que l'auditeur veut regarder. Vous, en tant que chef de projet, devrez passer du temps avec eux. Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe soient également appelés pour discuter avec l'auditeur.

Gardez à l'esprit que plus ils passent à travailler sur des tâches liées à l'audit, moins ils ont du temps pour le travail de projet, vous devrez donc peut-être reprogrammer certaines activités et travailler plus lentement pendant la période d'audit.

Combien de temps un audit de projet prend

Il n'y a pas de période fixe pour un audit de projet. Sur les grands projets, vous constaterez que cela prend beaucoup plus de temps. Sur les petits projets, l'auditeur pourrait être fait en quelques heures. Dès que vous savez que votre projet sera audité, demandez à votre équipe d'audit combien de temps ils prévoient que leur travail prenne.

Ce que le vérification recherche

Si l'audit était appelé en raison d'une préoccupation particulière, comme le fait de ne pas atteindre des cibles de qualité, alors attendez-vous à ce qu'il sonde profondément cette zone. Un audit de routine examinera largement les différents domaines de la gestion de projet et les livrables sur lesquels le projet travaille. Il couvrira le temps, le coût et la qualité de votre projet et l'engagement des parties prenantes.

L'objectif de l'audit est de savoir si le projet va atteindre ses objectifs ou non. Si l'auditeur estime que sur la base des performances actuelles, le projet n'atteindra pas ces objectifs, il ou elle présentera des recommandations d'action.

Les recommandations dépendent de ce qui se trouve

Les recommandations du rapport de l'auditeur dépendront de ce qu'ils ont trouvé. Attendez-vous à ce qu'ils soient positifs et formulés d'une manière qui devrait vous permettre de les adopter facilement. Ils devraient être pratiques.

À un extrême, l'auditeur peut recommander que votre projet soit fermé, bien que cela ne se produise que s'il pensait qu'il n'y avait aucune chance qu'un travail de projet à partir de ce point de valeur offrirait une valeur à l'organisation.

Regardez votre audit de projet comme une expérience positive. Cela devrait vous donner un avertissement précoce de tout signe que votre projet est en difficulté et c'est l'occasion de travailler avec un professionnel expérimenté. La mise en œuvre de leurs recommandations devrait vous rendre, votre équipe et votre projet plus réussi, et cela ne peut être qu'une bonne chose.