Questions d'entrevue sur la gestion du volume d'appels élevés

Lorsque vous postulez pour un poste administratif, réceptionniste, service client ou tout autre poste de bureau, une question d'entretien d'emploi typique sera "êtes-vous à l'aise à l'aide d'un système téléphonique avec plusieurs lignes et de gérer un volume élevé d'appels téléphoniques?"

Dans votre réponse, vous voulez exprimer que vous êtes à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques.

Même si vous n'avez pas géré le volume d'appels élevés dans le passé, il existe encore des moyens de donner une réponse confiante. 

Ce que l'interview veut savoir 

Avec quelques questions d'entrevue, il peut sembler un peu mystérieux pourquoi l'intervieweur pose la question et ce qu'ils espèrent découvrir.

Dans ce cas, l'objectif de l'intervieweur est assez simple: l'intervieweur veut savoir comment vous gérerez d'obtenir beaucoup d'appels téléphoniques en même temps. Les intervieweurs cherchent à avoir une idée de votre expérience avec le téléphone, votre confort avec la technologie et votre manière tout en parlant aux gens au téléphone. 

Comment répondre aux questions sur les systèmes téléphoniques 

Si vous avez répondu aux téléphones dans un rôle auparavant, assurez-vous de le dire immédiatement dans votre réponse. 

Vous ne voulez pas donner une réponse en un mot de "Oui."

Après avoir confirmé que vous êtes à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques et un volume élevé d'appels, donnez quelques détails. Vous pouvez mentionner les systèmes téléphoniques que vous avez utilisés dans le passé ou décrire le volume typique des appels que vous avez reçus. Andyou peut être spécifique sur les compétences téléphoniques que vous avez utilisées dans le passé, comme: 

• Placer les appelants en attente
• Callon de dépistage pour le superviseur
• Passer des appels à superviseur
• Transfert et transfert des appels
• Conférences téléphoniques: les installer, les placer, les gérer, y participer
• Gestion des messages vocaux
• Prendre des messages

Ne désespérez pas si vous n'avez pas eu de responsabilités téléphoniques dans un rôle précédent. Au lieu de cela, vous pouvez pivoter pour décrire pourquoi il est important d'avoir une bonne manière téléphonique. Vous pouvez également discuter de l'importance des compétences en service à la clientèle dans votre réponse.

Exemples des meilleures réponses

Voici des exemples de réponses d'entrevue que vous pouvez modifier pour s'adapter à vos expériences personnelles et à vos antécédents.

Oui, je suis à l'aise d'utiliser plusieurs lignes téléphoniques avec un volume élevé d'appels et je l'ai fait dans le passé. Je suis en mesure de garder les conversations séparées et de traiter avec les clients d'une manière efficace efficace.

Pourquoi cela fonctionne: Dans cette réponse, la personne interrogée confirme qu'ils ont les compétences requises, tout en expliquant la façon dont ils gèrent la situation. 

Je n'ai pas traité directement plusieurs lignes téléphoniques, mais je comprends l'importance d'être courtois et efficace, et je suis un apprenant rapide.

Pourquoi cela fonctionne: C'est une réponse honnête. Dans un monde idéal, vous auriez l'expérience. Mais si vous ne le faites pas, être dès le départ et ensuite expliquer que vous savez que les compétences nécessaires pour gérer la tâche est la meilleure solution.

Je comprends que le contact téléphonique est souvent la première interaction qu'un client a avec l'entreprise, et la première impression est extrêmement importante. Il est essentiel de maintenir une manière amicale et professionnelle au téléphone à tout moment.

Pourquoi cela fonctionne: Cette réponse montre que la personne interrogée comprend pourquoi la question est importante. 

Conseils pour donner la meilleure réponse

• Diriger avec un "oui": Si vous avez de l'expérience dans ce domaine, assurez-vous de le dire dans votre réponse. 
• Donne des détails: Que vous fassiez ou non dans ce domaine, allez au-delà d'une réponse en un mot de "oui" ou "non."Vous voudrez soit partager votre expérience spécifique avec la gestion des volumes élevés d'appels téléphoniques ou montrer que vous comprenez pourquoi cette compétence est importante. 
• Mentionner les manières: Il ne s'agit pas seulement d'exploiter la technologie. Une grande partie de la réponse au téléphone est la façon dont vous parlez à quelqu'un, alors assurez-vous d'incorporer des détails sur la façon dont vous parlez aux gens dans votre réponse. 

Que ne pas dire 

• Non: Même si vous n'avez pas cette expérience, il y a encore un moyen de vendre vos compétences. Parlez de l'importance du service client, de votre capacité à gérer un environnement de travail chargé, de votre confort d'apprentissage de nouvelles technologies, etc. 
• Ne vous disqualifiez pas: Si vous n'avez pas l'expérience, c'est ok! Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de faire tourner cela. Mais si vous dites: "Je n'aime pas parler au téléphone" ou "Je suis submergé par la nouvelle technologie", vous vous rendra assez peu attrayant en tant que candidat. 

Questions de suivi possibles 

• Combien de lignes téléphoniques avez-vous gérées sur chacun?
• Quel était le volume habituel des appels chaque jour?
• À quelle fréquence avez-vous eu plus d'un appelant à la fois?
• Comment géreriez-vous quelqu'un qui était frustré au téléphone? 
• Que signifie le service client pour vous? 

Points clés à retenir

RÉPONDRE À LA QUESTION Cela semble évident, mais comme c'est une question oui ou non, il est particulièrement important de donner une réponse à la question à accomplir. 

Partager les détails Allez au-delà d'une réponse d'un mot et partagez soit de détails sur votre expérience avec les systèmes téléphoniques ou votre compréhension de la façon de lutter contre les téléphones.