Lois clés de l'emploi touchées par la pandémie de coronavirus

Tout au long de la pandémie Covid-19, les lois clés de l'emploi ont été mises à jour avec de nouvelles réglementations et des changements importants dans les avantages sociaux et les droits des employés, couvrant la santé et la sécurité des congés médicaux et militaires et le travail. Ce sont quelques-uns des changements les plus importants que les employeurs devraient connaître. 

Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA)

La loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA) oblige les employeurs à protéger leurs lieux de travail pour les travailleurs dans plusieurs domaines de la santé et de la sécurité des employés. Les réglementations de l'OSHA s'appliquent à toutes les entreprises avec même un seul employé.

Bien que les normes originales de l'OSHA aient été écrites pour les travailleurs de la santé et les premiers intervenants, ils s'appliquent à toutes les entreprises qui ont des employés exposés à des agents pathogènes dangereux ou à des maladies infectieuses. Par exemple, vous devez fournir des équipements de protection personnelle (EPI), y compris la protection contre le visage et les vêtements de protection, aux employés où ils peuvent être exposés à Covid-19 et à d'autres dangers en milieu de travail. 

L'OSHA a un guide pour vous aider à préparer votre lieu de travail pour Covid 19, en fonction du niveau de risque d'exposition dans votre entreprise. Le livret «All About OSHA» est un guide général pour les employeurs et les employés.

ACT des congés familiaux et médicaux et prestations de congé de maladie pendant la pandémie du coronavirus

La Family and Medical Leave Act (FMLA) oblige les plus grands employeurs (ceux avec 50 employés ou plus) à fournir jusqu'à 26 semaines de congé non rémunéré. Le congé doit être utilisé pour l'état de santé grave de l'employé, la naissance d'un enfant, pour s'occuper d'un membre ou d'un parent de la famille immédiate avec un état de santé grave, ou pour fournir des soins si un membre de la famille doit se présenter à un service militaire actif.

Les employeurs ne sont pas tenus de payer des employés qui sont sur un congé approuvé par la FMLA (à l'exception du congé payé par le coronavirus décrit ci-dessous), mais ils doivent poursuivre la couverture sanitaire du groupe de l'employé, et l'employé doit continuer à payer sa part de primes. À la fin du congé, l'employeur doit restaurer l'employé à sa même position ou à une position équivalente s'il revient en temps opportun.

Obligation de congé de maladie payé et crédit d'impôt

La First Coronavirus Response Act de la famille 2020 oblige les employeurs à payer aux employés des salaires malades et payés pour des raisons liées à Covid-19. Votre entreprise peut recevoir des crédits d'impôt pour compenser ces coûts. Vous devez payer des employés dans ces situations:

Les employés peuvent prendre des congés payés jusqu'à deux semaines, ou 80 heures, de congé de maladie payé à leur taux de rémunération ordinaire, s'ils: 

• Sont mis en quarantaine ou sur commande au foyer
• Présentent des symptômes Covid-19 et recherchent un diagnostic 

Les employés peuvent prendre des congés payés jusqu'à deux semaines, ou 80 heures, de congé de maladie payé à deux tiers de leur taux régulier, s'ils sont: 

• Prendre soin d'une personne qui est en quarantaine ou sur commande au foyer 
• Prendre soin d'un enfant dont la garderie ou la garde d'enfants est fermée, ou si la garde d'enfants n'est pas disponible

Plus d'une douzaine d'États et de Washington, D.C., exiger des congés de maladie payés dans certaines circonstances, et bon nombre de ces États ont temporairement élargi la disponibilité des congés de maladie payés. 

Congé rémunéré supplémentaire et crédit d'impôt

En plus des salaires de maladie discutés ci-dessus, les employeurs doivent donner aux employés 10 semaines de congés familiaux et médicaux étendus payés aux deux tiers du taux de rémunération régulière, pour des raisons liées au coronavirus. L'employé doit avoir été employé au moins 30 jours civils.

Pour compenser certains des coûts de ces nouvelles congés payés, votre entreprise peut être admissible à un crédit d'impôt (différent de celui mentionné ci-dessus). Ce crédit d'impôt concerne les petits employeurs de taille moyenne (jusqu'à 500 employés), et il s'applique aux coûts des congés pris entre le 1er avril 2020 et le 31 décembre 2020.

Les crédits de congé payés ont été prolongés jusqu'en septembre 2021 par l'American Rescue Plan Act, signée en mars 2021. Ce sont des crédits en dollars pour un dollar allant jusqu'à 5 000 $.

Cobra Assurance pour les prestations de santé continues

Le Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1974 (COBRA) donne aux employés la possibilité de poursuivre les prestations de santé avec leur employeur lorsqu'ils sont licenciés ou licenciés. Si votre entreprise compte 20 employés ou plus et que vous avez une couverture de plan de santé, vous devez offrir Cobra aux employés s'ils sont lâchés (sauf pour une faute brute) ou si une réduction de leurs heures les rendait inadmissibles à votre plan de soins de santé. Vous devez continuer leur couverture pour une durée limitée, mais vous n'avez pas à payer leurs frais de prime.

Alors que les employés ont normalement 60 jours pour élire la couverture et 45 jours après l'avoir choisi pour effectuer leur premier paiement, ces délais ont été prolongés pendant l'épidémie Covid-19.

Lorsque vous licenciez les employés ou réduisez leurs heures, vous devez les informer de cette couverture COBRA. L'IRS a un modèle général de modèle que vous pouvez utiliser. Le ministère du Travail propose également un guide de l'employeur de Cobra.

ERISA Santé et prestations de retraite

ERISA est la loi sur la retraite et la sécurité des revenus des employés (1974). Si votre entreprise a un plan de santé ou un plan de retraite / retraite pour les employés, vous devez vous conformer aux normes ERISA pour protéger les participants au plan et leurs bénéficiaires, même pendant Covid-19. Cela nécessite des administrateurs de plan pour: 

• Donnez aux participants des informations importantes sur les avantages du régime
• Définir les exigences de responsabilité fiduciaire pour les administrateurs et les employeurs du plan
• Mettre en place des processus de grief et d'appel
• Donnez aux participants le droit de poursuivre pour des avantages sociaux et des violations fiduciaires 

Si vous devez changer ou couper votre plan de santé

Les employeurs offrent des prestations de santé sur une base volontaire, et la loi fédérale n'empêche pas les employeurs de réduire ou de réduire les prestations. Si vous devez modifier le plan de santé que vous offrez aux employés à la suite de l'impact de votre entreprise par Covid-19, vous devez donner à l'avance des employés et des informations sur la couverture COBRA s'ils sont admissibles. Vérifiez auprès de votre administrateur de plan pour voir s'il y a des restrictions sur les modifications du plan. 

Le ministère du Travail a publié des conseils aux employeurs en vertu de l'EBSA Disaster Remeen Remene 2020-01 pour certaines dispositions de l'ERISA pour les plans de santé et les régimes de retraite à travers la pandémie de coronavirus, les directives étendent les délais pour les participants et les bénéficiaires pour prendre des décisions en matière de prestations, et les agents de santé avoir plus de temps pour fournir des avis et des divulgations si elles font un effort de bonne foi pour fournir les documents dès que possible.

L'avis est détaillé et comprend plus de conseils sur d'autres sujets. Vérifiez auprès de votre administrateur de plan pour vous assurer que votre entreprise est conforme à ces exigences. 

Vous pouvez utiliser le site Web du conseiller pour les prestations de santé du ministère du Travail pour voir si vous êtes en conformité avec les lois fédérales qui s'appliquent au plan de santé de votre entreprise. 

Avantages USERRA pour les membres du service 

La loi sur les droits à l'emploi et les droits à l'emploi en uniforme (USERRA) garantit les droits à l'emploi et au réemploi aux militaires, y compris les unités de la Garde nationale et de la réserve appelés à des services pendant la pandémie.

Lorsque votre entreprise reçoit un avis écrit d'appel, vous devez libérer l'employé pour ce service. Lorsque le membre du service revient de service actif, vous devez réemployer cette personne s'il: 

• Retour dans les cinq ans (service cumulatif) 
• Retour en temps opportun après la fin de leur service 
• N'ont pas de décharge disqualifiante 

La personne doit revenir dans un nombre de jours spécifié, selon ses jours de service militaire. 

Si un membre du service revient de service actif, vous n'avez pas à les réembaucher s'il avait été licencié ou si son travail n'étaient plus disponibles. Si la personne peut avoir été exposée à Covid-19, vous devez toujours faire tout son possible pour les qualifier pour son réemplacement approprié. Vous devrez peut-être donner à cette personne un congé payé, un travail à distance ou un autre poste. 

Voir la feuille d'information sur le Département du travail du travail-19 USERRA pour plus de détails sur l'emploi des membres du service de retour.

La ligne de fond

Tout au long de Covid-19, de nombreuses lois sur l'emploi ont été affectées et modifiées pour aider les employeurs et les employés à résumer en toute sécurité la pandémie. Des directives en matière de santé et de sécurité comme l'OSHA et la Loi sur les congés familiaux et médicaux, ainsi que les avantages sociaux de retraite et de services en uniforme, ont tous été touchés pendant le coronavirus et sont sûrs de changer continuellement pendant ce temps sans précédent. Gardez un œil sur plus d'informations du ministère du Travail, de l'IRS et d'autres agences fédérales, et envisagez de travailler avec un avocat d'emploi pour une aide supplémentaire dans la situation spécifique de votre entreprise.