Les pratiques de gestion des réunions aident à améliorer la productivité

Nous passons une grande partie de notre vie dans des réunions. Dans de nombreux cas, de mauvaises pratiques de gestion des réunions entraînent une utilisation improductive du temps des participants. Dans un article connexe, nous proposons des conseils sur la conduite de cinq scénarios de réunion communs en événements productifs. Voici des idées supplémentaires pour soutenir le renforcement de l'utilité, de la productivité et de l'impact des réunions.

Clé de gestion des réunions - Stand Pat

Certains managers utilisent un P.UN.T. approche des réunions, nécessitant un Purpose, un UNgenda, et un Timeframe. Armer les participants avec ces points de contexte critiques avant la session garantit que les gens se préparent à participer et à soutenir l'intention globale de la réunion. Un p clair.UN.T. Le contour aide à assurer une session productive. 

Vous devriez être en mesure de définir l'objectif de la réunion en 1 ou 2 phrases au plus. "Cette réunion est de planifier la nouvelle campagne de marketing" ou "cette réunion est d'examiner la nouvelle politique de l'expédition pour gérer les rendements."L'objectif aide à s'assurer que tout le monde sait pourquoi ils sont là, ce qui doit être fait et comment guider les progrès et conduire pour une conclusion. 

Définir un programme. Énumérez les éléments que vous allez examiner / discuter / inspecter. Nous aimons attribuer une limite de temps à chaque élément de l'ordre du jour (voir ci-dessous) et identifier la personne qui est responsable de la modération de la discussion. Définir un calendrier; À tout le moins, définissez une heure de début et de fin. Nous recommandons également de définir une durée pour chaque élément de l'ordre du jour. Ceux-ci devraient totaliser le délai global de la réunion.

Commencez vos réunions à temps

Si vous travaillez dans l'une de ces cultures où les gens coulent dans les réunions jusqu'à cinq ou dix minutes après l'heure de début prévue, il est temps de commencer une nouvelle tendance. Une entreprise encourage ses managers à fermer la porte à l'heure de début prévue, et ceux qui sont en retard ne sont pas les bienvenus pour y assister. Bien que cela puisse être plus draconien que vous ne vous souciez d'agir, vous ne devriez avoir aucun scrupule à mettre la réunion sur commande, à examiner l'objectif et à confirmer les attentes et le calendrier.

N'attendez pas que les traînards apparaissent. Quand quelqu'un arrive en retard, ne revenez pas en arrière et passez en revue ce qui a déjà été couvert. Continuez avec vos sujets de réunion. Ce sera gênant pour le Staggler et améliorer les chances de lui / elle arrivant à l'heure à la prochaine réunion. 

Si l'organisateur / sponsor de la réunion ne se présente pas à l'heure, considérez la réunion annulée et retournez au travail. Une période d'attente de cinq à sept minutes est raisonnable. Il y a de fortes chances que l'organisateur de la réunion a rencontré une difficulté inattendue et préférerait que vous ne perdez pas votre temps à l'attendre. 

Gardez la réunion sur le sujet

Une bonne pratique consiste à attribuer à quelqu'un le rôle de garder tout le monde sur la bonne voie pendant la réunion. Trop souvent, les discussions dérivent puis se dégradent en un tourbillon d'opinions, d'idées, de faits et d'émotions. Au lieu de cela, attribuez le rôle et informez toutes les personnes présentes que cet individu interviendra si et quand la discussion vire de l'ordre du jour et de la discussion spécifique. Dans certaines entreprises, ce rôle est référencé comme le «Traffic Cope», dans d'autres, le «gardien de sujet."Quelle que soit l'étiquette, le rôle est extrêmement utile pour renforcer l'efficacité et la productivité de vos réunions.

Si des sujets supplémentaires surviennent qui sont hors d'agenda mais importants à discuter, ceux-ci doivent être clairement capturés et placés dans le "parking" pour une considération et une discussion futures ou pour une réunion discrète. Le propriétaire de la réunion se réserve le droit d'autoriser une discussion divergente mineure si elle soutient l'objectif global de la réunion. 

Gardez et distribuez des notes / minutes de réunion

Quelqu'un, à part l'organisateur de la réunion, devrait conserver les procès-verbaux de la réunion. Un bon enregistrement des minutes comprendra:

• Heure de réunion, date, emplacement
• Description du but
• Copie de l'ordre du jour
• Liste des participants et une liste de ceux qui n'ont pas assisté
• Une liste de résumé détaillée des conclusions, des éléments d'action, des responsabilités et des dates à l'achèvement. De nombreux NotEtakers utilisent l'ordre du jour comme guide pour énumérer les conclusions et les actions. 
• Réunion de suivi planifié si vous avez vraiment besoin. 

Idéalement, distribuez les notes de réunion dès que possible après la conclusion de la réunion et absolument en un seul jour ouvrable. Les procès-verbaux et les notes servent de rappel important pour les participants ainsi qu'une source d'information pour les autres parties prenantes ou, pour ceux qui ont raté la réunion. Les procès-verbaux sont un excellent outil pour tirer parti pour rappeler aux gens et aux équipes de leurs actions de suivi engagées. 

La ligne de fond

Il est possible qu'une réunion entraîne un résultat positif, aidant à propulser les projets et les gens à l'avenir, ne comptez pas sur celui-ci. Une diligence et un renforcement délibéré de vos techniques de gestion des réunions amélioreront vos chances de conduire un grand résultat. 

Mis à jour Byart Petty