Planification des réunions - Organisation des conventions et conférences

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Conseil: incorporer de nouvelles technologies émergentes dans les événements

Les participants au MPI WEC ont traversé un écran de brouillard du logo MPI pour ouvrir la réception que les participants MPI WEC 2008 ont traversé un écran de brouillard du logo MPI lors de leur arrivée au MPI WEC 2008 Welcome Reception à Caesar's Las Vegas's. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Conseils de planification des événements par derrière l'événement au MPI WEC 2008

Les planificateurs de réunion et d'événements recherchent toujours de nouveaux conseils de planification d'événements, que ce soit pour utiliser leur prochaine réunion ou pour simplement savoir ce que les autres font afin qu'ils puissent valider certaines de leurs approches.

En effet.

Dans cet esprit, il semble approprié de revoir certaines des idées de planification des réunions et des conseils de planification d'événements qui sont utilisés par l'une des principales associations de la profession: Meeting Professionals International (MPI) organise de nombreuses conventions tout au long de l'année. Les conseils de planification des événements suivants sont basés sur le Congrès mondial de l'éducation MPI qui s'est tenu à Las Vegas, août 2008.

Lors de la planification d'une convention, les planificateurs de rencontre réfléchissent comment intégrer une gamme de nouvelles technologies émergentes pour le programme. MPI a utilisé un écran de brouillard.

Les possibilités imaginées de la technologie d'écran de brouillard, une nouvelle technologie émergente, incluent la projection des logos d'entreprise, des messages et d'autres images. Les planificateurs de l'événement et des réunions devraient connaître les technologies futures et comment / quand les utiliser dans divers programmes.

Dans le cadre du MPI WEC, réception d'ouverture 2008 parrainé par des réunions de Harrah's au Palace de César, Las Vegas, les participants ont traversé un écran de brouillard du logo MPI alors qu'ils entraient dans le cocktail d'ouverture. L'objectif du palais de César était de montrer comment ils peuvent changer l'environnement d'une salle statique, a expliqué Reina Herschdorfer, directrice exécutive de la restauration / conventions et événements du palais de César.

La technologie FOGScreen est une technologie émergente qui est sèche, donc les participants et les invités ne traverseront pas le brouillard et ne se mouilleront pas.

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Astuce: Liste de contrôle de la planification des événements pour inclure les réunions pré-événement par toutes les parties

Le chef exécutif de Caesar tient une réunion de chef avant l'ouverture de la réception de la réception d'ouverture du MPI WEC 2008, le chef exécutif a tenu une réunion avec des chefs d'événement pour passer en revue leurs rôles et responsabilités 3 heures avant l'événement. (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Les sites ont leur liste de contrôle de planification des événements pour assurer des activités en douceur pour les événements spéciaux et les réunions avant l'exécution d'un programme.

Dans le cadre de la liste de contrôle de la planification des événements, les planificateurs de l'événement et des réunions tiennent une réunion finale de la visite ou de la préconférence ("pré-con") avec les gestionnaires de la conférence, y compris les services de restauration. C'est un moment où les planificateurs d'événements affichent la production et la configuration des progrès, de la nourriture et des boissons, et apporteront des demandes de modifications avant l'événement.

Le lieu lui-même tient également des réunions avec son personnel et ses personnes responsables de l'exécution de l'événement. Le chef exécutif du Palais de Ceasar, Las Vegas, a tenu sa réunion avec des chefs qui étaient responsables des activités de services de restauration à la réception d'ouverture du MPI WEC 2008.

Quatre stations ont été installées pour servir six articles chauds différents, et une barre de service de sculpture de glace a été installée pour servir sept types de sushis différents.

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Astuce: les cocktails de convention devraient épater les sens

Le palais de Caesar transforme l'espace avec l'imagerie, la musique, la nourriture et les éléments naturels des réunions par Harrahs ont accueilli la réception d'ouverture du MPI WEC 2008 à Caesar's Las Vegas. Le thème de la soirée était «Be» et il a montré leur capacité à transformer une pièce statique par la technologie, l'imagerie, la musique, le verre, l'acier, les matériaux naturels et la nourriture. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Il est important pour les planificateurs d'événements de créer des événements spéciaux - y compris les cocktails - qui intègrent des éléments qui engagent les cinq sens.

Le cocktail au Palais de César, Las Vegas, a transformé une salle de bal en un espace qui s'est transformé tout au long de la soirée. Avec un budget de 2 millions de dollars, les planificateurs de Caesar's et les réunions de Harrah's, Las Vegas, ont travaillé avec la production, la conception, les experts de la restauration et d'autres pour démontrer leur capacité à changer tout environnement.

"Nous avions 180 minutes d'images et de musique qui ont changé toutes les trois ou quatre minutes", a déclaré Reina Herschdorfer, directrice exécutive de la restauration / conventions et événements du palais de César. Elle a également fait les éléments de la pièce interactifs avec les visuels à l'écran. Lorsque les pétales de rose étaient à l'écran, les pétales de rose ont également rempli la pièce. C'était également le cas avec l'utilisation d'autres éléments d'événements spéciaux, tels que des bulles. Il a renforcé l'idée de la façon dont la nature et l'abstrait fonctionnent ensemble pour créer un effet psychédélique (l'un des objectifs de Herschdorfer).

Herschdorfer a également souligné l'intention de César de présenter la nourriture en tant qu'élément d'événement. "La nourriture est l'art. Il s'agit des chefs et de la beauté de la nourriture ", a-t-elle ajouté.

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Astuce: faire en sorte que les participants et les invités se sentent uniques et spéciaux à l'arrivée

Le personnel de Mandalay Bay a créé une ligne de tapis rouge pour saluer les participants du MPI, les participants au MPI WEC 2008 ont été accueillis par plus de 200 employés de Mandalay Bay alors qu'ils se dirigeaient vers le centre des congrès et vers la séance de conférence d'ouverture. Avec l'aimable autorisation de Mandalay Bay, Las Vegas

Une ligne de tapis rouge est un excellent moyen de faire en sorte que les participants se sentent uniques et spéciaux à leur arrivée pour les réunions et autres événements spéciaux.

Une ligne de tapis rouge a été créée par la direction et le personnel de Mandalay Bay, à Las Vegas, pour accueillir les participants alors qu'ils approchaient de la session générale d'ouverture.

Il était évident que la séance d'heures d'heure a été appréciée par les participants. Et pour créer un élément qui surprend agréablement les planificateurs d'événements est une déclaration en soi.

La création d'une ligne de tapis rouge est plus facile que la plupart ne le pensent. Il s'agit simplement d'avoir suffisamment d'individus affiliés à l'événement pour être disponibles à l'époque où les invités arrivent. Mandalay Bay a simplement mis l'appel à divers départements par e-mail et le personnel était ravi de participer.

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Astuce: les dirigeants de l'organisation ont préparé le terrain pour rencontrer l'ordre du jour à l'ouverture des remarques

Bruce Macmillan du MPI a décrit l'avenir des réunions au MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, président et chef de la direction de MPI, a ouvert la conférence MPI WEC 2008, le thème "Votre avenir montre.". (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Pour lancer les conventions, les dirigeants devraient transmettre un message sur l'ordre du jour de la réunion de l'événement lors des remarques d'ouverture lors de la première session générale.

Lors de la création de l'ordre du jour de la réunion pour un congrès ou une conférence, les planificateurs d'événements et de réunion doivent utiliser la session générale d'ouverture pour que les dirigeants renforcent l'objectif et les messages clés du programme.

Pour MPI WEC 2008 tenue à Mandalay Bay, à Las Vegas, en août 2008, Macmillan a souligné l'accent mis sur les connaissances professionnelles, l'utilisation de la technologie pour enrichir les réunions (et non la remplacer) et son avis selon lequel l'avenir de l'industrie continuera de croître.

Il est important de s'assurer que le message convient à ceux qui assistent à l'événement et qu'il est ciblé sur les intérêts de ceux qui y assistent - y compris où ils vivent. Plus de 4 500 ont assisté à MPI WEC, la plus grande fréquentation de l'histoire de MPI. Macmillan a fait référence aux initiatives mondiales de MPI et a fourni des exemples de tendances mondiales.

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Astuce: les chefs de conseil devraient mettre en évidence les réalisations des séances d'ouverture

MPI 2007-2008 La présidente Angie Pfeiffer met en évidence les impératifs stratégiques du MPI MPI 2007-2008 La présidente Angie Pfeiffer s'adresse aux participants du MPI WEC 2008 alors qu'elle ferme son année de leadership pour l'association. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Pour les conventions annuelles et les congrès, il est important que les dirigeants du conseil d'administration mettent en évidence les réalisations et les objectifs passés.

Le leadership de l'organisation devrait mettre en évidence les réalisations passées lorsqu'ils ont préparé le terrain pour l'année à venir. Angie Pfieffer, 2007-2008, présidente du MPI, a souligné les impératifs stratégiques qui ont été créés pour MPI pendant son mandat.

MPI a redéfini ses impératifs stratégiques pour l'industrie des réunions au cours de l'année précédente, et Pfeiffer a souligné ce qui suit:

• Évoluer vers une communauté mondiale
• Réinventer les relations commerciales avec les chapitres
• Élever la conversation et l'expérience des membres
• Construisez une grande organisation

En présentant les réalisations de l'organisation, il offre aux membres et aux autres parties intéressées l'occasion de comprendre les initiatives et les objectifs clés. Il est pertinent dans toutes les industries et réunions.

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Astuce: incorporer des éléments de divertissement d'entreprise dans l'agenda de la convention

MPI a embauché Nathan Burton pour divertir les participants et présenter Larry Luteran New MPI 2008-2009 Le président Larry Luteran a été présenté par magie aux participants du MPI WEC 2008 par le magicien de Las Vegas Nathan Burton. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Il est important que les planificateurs de rencontrer des planificateurs d'incorporer le divertissement d'entreprise dans l'agenda de la convention - cela aide à briser les présentations formelles.

Lors de la planification d'une convention, il est important d'incorporer des éléments de la communauté locale dans le thème dans la mesure du possible. Parce que le Congrès était à Las Vegas, les organisateurs derrière MPI WEC 2008 avaient une gamme complète d'options.

La session générale d'ouverture était prévue pendant deux heures, donc pour aider à briser la formalité des présentations, des thèmes locaux et des divertissements ont été intégrés à l'ordre du jour.

Le magicien de Las Vegas, Nathan Burton, a diverti les participants et a conclu le divertissement d'entreprise en faisant apparaître par magie le président de 2008-2009.

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Astuce: l'ouverture des séances générales devrait laisser les participants sous tension

MPI WEC 2008 a embauché Drum Cafe pour exciter les participants pour le Congress Drum Cafe diverti des participants à la session générale d'ouverture du MPI WEC 2008 (Closing Act). Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Une session générale d'ouverture efficace devrait inclure une variété de conférenciers et de divertissements pour garder l'attention des participants, en particulier pour les séances plus longues.

Les remarques de clôture pour la session générale d'ouverture ont été suivies par une performance de Drum Cafe, connu pour fournir des équipes d'équipe et un divertissement de batterie interactif.

Drum Cafe utilise des tambours africains et des percussions pour dynamiser le public. Et, bien que MPI ait incorporé leurs performances, certains planificateurs d'événements intègrent ce type de performance comme une expérience pratique pour les groupes (donnant aux participants leur tambour).

Drum Cafe s'est produit pendant plus d'une heure, tandis que certaines personnes sont restées à écouter et d'autres ont entendu l'énergie de la salle de session générale alors qu'ils passaient les portes dans le couloir principal.

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Astuce: chaque convention comprend une exposition avec des kiosques de salon

MPI WEC 2008 a incorporé une exposition de près de 600 exposants MPI WEC 2008 Exposition. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Presque chaque congrès ou convention intègre un salon commercial ou une salle d'exposition dans le cadre de l'ordre du jour.

L'exposition offre aux fournisseurs et sponsors de l'industrie l'occasion de rencontrer les participants à la convention.

Les expositions traditionnelles peuvent être considérées davantage comme un «marché», si les conventions et les conférences limitent les heures où une salle d'exposition est ouverte - et éviter de planifier des séances éducatives pendant cette période - afin que les exposants puissent maximiser leur temps avec des participants importants.

Une exposition aidera à souscrire le coût de la convention globale et à fournir des revenus d'exploitation aux organisateurs d'association.

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Conseil: déterminer les sujets de développement professionnel par compétence et niveau d'audience

MPI WEC 2008 Séances d'évasion structurées par 13 compétences et 3 niveaux Andrea "Sid" Curtis, directeur artistique de Freeman AV Services, co-présenté avec Bob Walker, vice-président des services créatifs, AVW-Telav, Inc., Sur une utilisation efficace de la conception scénique, de l'éclairage et de l'audio pour améliorer l'expérience de la réunion au MPI WEC 2008. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Les organisateurs de la conférence déterminent les sujets de séminaire pour le développement professionnel qui considèrent le niveau de compétence des participants et les intérêts de développement.

MPI a déterminé les sujets du séminaire par niveau d'audience, notamment novice, intermédiaire et avancé. Ensuite, MPI a organisé des séances en petits groupes en 13 familles de compétences pour aider les participants à optimiser leur expérience éducative:

• Analyse-Process-Discision
• Gestion d'entreprise
• Communication
• Éducation et développement de contenu
• Direction financière
• Relations / relations interpersonnelles
• Relations internationales
• Commercialisation
• Gestion des réunions
• Ressources humaines
• Gestion de projet / planification du travail
• Stratégie
• Technologie

MPI a fourni aux participants une option pour planifier des sessions en ligne, catégorisant les séances par les familles de compétences et les niveaux d'audience.

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Astuce: les idées de collecte de fonds devraient évoluer autour des réunions annuelles

La Fondation MPI organise un événement de collecte de fonds à House of Blues, à Las Vegas, plus de 1 000 ont assisté à l'événement de collecte de fonds "Rendezvous" à House of Blues, Las Vegas, pour MPI WEC 2008. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Les planificateurs de réunions et d'événements doivent créer des événements de collecte de fonds dans le cadre d'une conférence ou d'une convention annuelle pour maximiser la valeur de collecte de fonds.

Peut-être que la meilleure façon de dynamiser une base de collecte de fonds est de organiser un événement de collecte de fonds spécial pendant le Congrès ou la convention annuelle. Après tout, c'est le moment où les gens ont les sujets et les problèmes de la collecte de fonds à l'esprit.

Pour MPI WEC 2008, l'idée de l'événement de collecte de fonds comprenait une soirée de nourriture, de boissons et de musique live à la House of Blues de Mandalay Bay, Las Vegas. L'événement comprenait également le Bureau de la convention et des visiteurs de Detroit Metro en tant que commanditaire de titre, ainsi que plusieurs autres sponsors contributifs pour aider à souscrire les coûts.

Les prix à l'avance des billets étaient fixés à 110 $ (USD) et les billets sur place étaient de 125 $ (USD). Plus de 1 000 participants ont rejoint l'événement - environ 25% de tous les participants.

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Astuce: les tableaux de table ronde d'affaires offrent aux participants des sujets ouverts

Les participants dirigent un processus de facilitation de l'atelier pour discuter. Les participants sont encouragés à organiser une discussion basée sur un thème général et les personnes intéressées peuvent se joindre. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Bien que les conversations au café puissent sembler nouvelles pour certains dans l'industrie des événements, ces tableaux de table ronde commerciales ont émergé des réunions dans l'industrie de la haute technologie.

Les conversations du café sont des discussions de table ronde informelles où les sujets et les modérateurs ne sont pas prédéterminés, a expliqué Brooke Bode, directeur de la gestion des connaissances pour MPI, Dallas. "Cela permet aux participants d'apprendre de leurs pairs", a ajouté Bode.

Pour MPI WEC 2008, six thèmes de discussion de table ronde différents ont été identifiés aux participants du Congrès pour inscrire et / ou diriger des tables rondes d'affaires, notamment:

• Le Green Cafe (réunions vertes)
• Strategy Spot Cafe (formats de réunions et réunions stratégiques)
• Cafe Futura (tendances futures / technologie)
• Le Bridge Cafe (différences générationnelles / culturelles)
• Cafe Internationale (réunions internationales)
• Café Potpourri (sujets divers)

La facilitation de l'atelier est dirigée par les participants et offre aux participants une alternative au format habituel des séances de réunion et de séminaire.

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Conseil: encouragez l'hôte de la convention de l'année prochaine à parrainer lors de la convention de cette année

MPI WEC 2009 Hôte Hôte Salt Lake Convention & Visitors Bureau Sponsored Lunch 2008 2009 MPI World Education Host City Salt Lake City a parrainé un déjeuner MPI WEC 2008 et a promu sa ville et leur programme. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Lors de la planification d'une convention, le meilleur moment pour assurer la rétention des participants pour les futures conventions est de promouvoir ce message au cours de cette année.

Les planificateurs des réunions comprennent l'importance de garder les participants et / ou les membres de l'organisation sentant que leur temps est bien passé en assistant à une convention ou au Congrès. L'un des objectifs est de s'assurer que les participants reviendront pour la convention de l'année prochaine.

Les organisateurs du MPI WEC 2008 ont donné une visibilité à Salt Lake City, la ville hôte sélectionnée pour MPI WEC 2009. Un déjeuner assis a été servi le dernier jour de la convention, parrainé par le Salt Lake City Convention & Visitors Bureau. Cela a permis aux responsables du tourisme de Salt Lake City de mettre en évidence les forces compétitives de leur destination tout en encourageant les participants à vouloir vivre l'événement de l'année prochaine.

Ce type de parrainage des congrès a également été précieux pour Salt Lake City, car ils ont pu faire un argument informel à tous les professionnels de la réunion qui sont également des décideurs clés dans la sélection de lieux et de destinations pour de nombreux programmes tout au long de l'année.

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Conseil: les réceptions de clôture de nuit doivent être aussi mémorables que les réceptions d'ouverture

MPI WEC 2008 a inclus une fête sur la plage à Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party à MPI WEC 2008. Avec l'aimable autorisation de MPI et Tkatchphoto.com

Les conventions devraient intégrer une réception de fin de nuit, donnant aux participants une chance de réseauter et de discuter des sujets de l'événement. Sélectionnez un événement amusant.

Les possibilités de réseautage sont aussi importantes que les éléments de la salle d'éducation professionnelle et de l'exposition d'une convention ou d'un congrès. Parce que la plupart des gens ont tendance à sauter des événements de clôture, il est important que la réception de clôture de la nuit devrait laisser les participants à se sentir excités et énergisés par le processus -- Si vous voulez que les gens restent pour ça.

Les planificateurs de l'événement et des réunions doivent identifier un événement ou un thème lié à la destination et au lieu où l'événement a lieu. MPI WEC 2008 a tenu sa réception de fin de nuit à la plage de Mandalay Bay, à Las Vegas,.

MGM Mirage et Mandalay Bay ont parrainé la réception de clôture de la nuit pour MPI WEC 2008, ainsi que la maison des blues. Les planificateurs de l'événement et des réunions devraient créer des opportunités pour tirer parti des parrainages de sites pour aider à souscrire des événements spéciaux de la convention, y compris les réceptions de clôture.

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Astuce: les idées créatives peuvent engager les participants à la convention pour les lancements de nouveaux produits

MGM CityCenter Vegas a créé une réplique du château de sable pour les participants du MPI, CityCenter Las Vegas, par MGM Mirage, a utilisé son parrainage de la réception de clôture de MPI WEC 2008 à Mandalay Bay pour promouvoir son dernier projet. Avec l'aimable autorisation de MGM Citycenter, Las Vegas

Les lancements de nouveaux produits se produisent tout le temps aux conventions. La clé d'un lancement de produit réussi est d'engager de manière créative l'imagination des participants.

Avec des centaines d'exposants et de fournisseurs participant aux conventions et aux congrès, beaucoup utilisent cela comme une opportunité pour promouvoir un nouveau lancement de produits ou réintroduire les participants à leurs produits et services.

MGM Mirage a parrainé la réception de clôture de la nuit pour MPI WEC 2008 et a utilisé l'événement comme une opportunité pour présenter le projet MGM CityCenter Vegas. Avec un thème de réception de nuit de clôture autour de "Beach Party", MGM CityCenter Vegas a créé une réplique du château de sable du projet qui devrait ouvrir ses portes à la fin de 2009.