Compétences Microsoft Office pour les CV et les lettres de motivation

Les employeurs de nombreuses industries s'attendent à ce que les demandeurs d'emploi aient des compétences Microsoft Office (MS). Même avec la montée en puissance de Google Drive, un concurrent populaire, Microsoft Office reste le logiciel de productivité le plus préféré dans les entreprises du monde entier. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'être un expert de MS Office pour votre prochain emploi, mais vous améliorerez vos prospects d'emploi et serez envisagé pour plus de rôles si vous connaissez au moins les bases.

De plus, si vous postulez pour tout type de poste administratif, vous devrez être bien informé de l'utilisation de programmes de bureau pour vos tâches quotidiennes. Très probablement, votre gestionnaire d'embauche s'attendra à un niveau élevé de compétence MS Office.

Pour les postes de haut niveau, votre employeur s'attendra à ce que vous ayez au moins une compétence de base dans MS Word et MS Excel.

De quels compétences Microsoft Office avez-vous besoin?

MS Office comprend une variété d'applications de bureau. Les plus courants sont Excel pour les feuilles de calcul, les perspectives pour le courrier électronique, le PowerPoint pour les présentations et les mots pour le traitement de texte.

Bien que votre prochain emploi puisse utiliser un certain nombre d'applications Microsoft Office, de nombreux postes nécessitent une utilisation quotidienne, ou les deux, MS Excel, MS Word et MS PowerPoint. Les descriptions suivantes couvrent les compétences de ces programmes dont un employeur pourrait avoir besoin, afin que vous puissiez les rafraîchir si nécessaire et les inclure sur votre CV. 

Types de compétences Microsoft Office

Mme Excel

Vous pourriez recevoir une considération supplémentaire des employeurs potentiels si vous leur faites savoir que votre niveau de compétence dans MS Excel comprend des connaissances et une expérience dans l'utilisation des fonctions suivantes: 

• Tables de pivot: Vous pouvez gérer, trier et analyser les données de plusieurs façons en utilisant Excel si vous êtes en mesure de maîtriser l'art de la table Pivot. Les tables de pivot font des actions automatiques comme le tri et la moyenne pour vous aider à analyser rapidement les données, en utilisant des formules, des tri et d'autres fonctions qui prendraient autrement des heures pour extraire l'analyse des données.
• Fonctions de formule: Savoir comment utiliser des formules de base dans Excel peut vous aider à créer des feuilles de calcul qui offrent une réelle valeur à votre employeur. Familiez-vous avec les formules pour les calculs mathématiques simples, puis acquérir des compétences couramment utilisées telles que la façon de lier les données d'une feuille de calcul à une autre, comment trouver des informations dans de grands ensembles de données à l'aide de formules comme VLookup, et comment utiliser le filtre et les fonctions sous-totales trier et présenter des données dans des formats visuellement attrayants.
• Mise en page: Il n'y a aucune règle qui dit que les feuilles de calcul doivent être laides ou ennuyeuses. Des feuilles de calcul formatées à l'aide de dimensionnement de police cohérente, de couleurs spécifiques à la marque et d'espacement uniforme seront mieux reçus par des collègues et des boss. Au-delà des bases de la création de feuilles de calcul visuellement acceptable, Excel offre une multitude d'options de formatage que vous pouvez appliquer pour rendre vos données plus facilement lisibles et esthétiquement agréables. Ne sous-estimez pas la puissance d'un diviseur de ligne bien placé ou d'un schéma de couleurs appliqué avec parcimonie.

Mme Word

Pour les communications de mots écrits dans les affaires, MS Word est le système de choix. La plupart des employeurs chercheront des candidats qui peuvent exécuter les tâches suivantes dans MS Word.

• Formatage et configuration de la page: Beaucoup de gens se sentent incapables de saisir les bases des fonctions de formatage et de configuration de page apparemment difficiles à utiliser. Il vous sera grande pour apprendre les bases de ces fonctions car ils sont essentiels à l'utilisation de MS Office. Le formatage peut impliquer des choses comme des en-têtes répétitifs personnalisés, plusieurs colonnes, la numérotation des pages et les choix de polices et de couleurs.
• Bâtiment et édition de modèle: Une fois que vous avez créé quelque chose que vous aimez, vous pouvez enregistrer le modèle et le réutiliser encore et encore.
• Utilisation de zones SmartArt et de texte: MSWord est idéal pour plus que des documents textuels. C'est aussi utile pour des choses comme les dépliants et la signalisation. Word facilite la création d'un dépliant une fois que vous savez comment utiliser SmartArt et Text Boxes. Les formes et les zones de texte peuvent parfois être lourdes car il est plus difficile de les faire se chevaucher, et ils peuvent parfois sauter autour de la page, mais une fois que vous avez compris et comprendre les bizarreries, vous serez un maître.
• Suivi des modifications: Si vous passez en revue une ébauche du travail de quelqu'un d'autre, il est important de pouvoir utiliser la fonction de modification de la piste, qui affiche les modifications du texte d'origine, telles que des mots ajoutés ou supprimés, ou des mises à jour de la mise en forme, de couleur différente, police soulignée. Il est également important de savoir comment insérer des commentaires, et vous pouvez trouver ces deux fonctionnalités dans votre onglet d'examen. 

Si vous préférez ne pas utiliser Photoshop ou que vous n'avez pas accès à la conception numérique professionnelle, MS Word et l'éditeur font de grandes alternatives aux projets de conception visuelle simples à l'aide d'images, de formes, de couleurs et d'autres éléments de conception.

MS PowerPoint

PowerPoint est un logiciel de présentation. Il permet au concepteur de créer une grande variété de diapositives personnalisées pour projeter sur un écran. Les employeurs rechercheront des candidats qui peuvent assembler une présentation dans PowerPoint qui comprend du texte, des images, des graphiques et des tables de feuille de calcul. PowerPoint a beaucoup de fonctionnalités, telles que les ombres, les sons et les transitions de diapositives. Les adeptes de PowerPoint sauront comment utiliser les bonnes caractéristiques pour mettre l'accent tout en n'allant pas trop loin avec trop de distractions.

• Diapositives et modèles personnalisés: Les employeurs veulent quelqu'un qui peut créer une diapositive attrayante à partir de zéro et qui comprend les éléments de conception de base de la composition, de la couleur et de l'équilibre. Un candidat retenu pourra également saisir de nouvelles données dans un modèle existant.
• Animation: L'ajout d'animations au texte et aux images ajoute une couche d'excitation à chaque diapositive. Les animations permettent aux éléments de la page de zoomer ou de s'estomper et de sortir. Les employeurs préféreront les candidats qui peuvent utiliser avec goût et réfléchi cette fonctionnalité sans passer au-dessus.

Travailler avec MS Office peut être amusant et gratifiant. Les compétences de Microsoft Office sont utiles dans à peu près n'importe quel rôle, mais surtout dans un environnement de travail où les tâches administratives sont évaluées.

Envisagez d'ajouter une section de compétences à votre CV pour mettre en évidence vos compétences les plus précieuses.

Répondez à vos compétences et soyez prêt à parler de ce que vous pouvez faire avec MS Office dans votre prochaine interview.

Plus de compétences Microsoft Office

• MS Outlook
• MS Publisher
• Certifications MS
• Onedrive
• Une note
• Graphiques
• Configurer les paramètres de messagerie
• Cartes de visite électroniques
• Communication écrite
• Collaboration
• Organisation de fichiers / dossiers numériques
• Création de forme
• Création d'étiquettes
• Présentations numériques
• Création de requête
• Création de diaporama
• L'analyse des données
• Gestion de base de données
• Filtres par e-mail
• Courriel des pièces jointes
• Vérification grammaticale
• Fusion de courrier
• Mise en page
• Paramètres d'impression
• Planification
• Signatures par e-mail
• Partage de documents
• Vérification orthographique
• Conception

Comment faire ressortir vos compétences

Ajoutez des compétences pertinentes à votre CV: Chaque travail nécessitera des compétences et des expériences différentes, alors assurez-vous de lire attentivement la description du travail et de vous concentrer sur les compétences professionnelles pertinentes répertoriées par l'employeur.

Soulignez les compétences de votre lettre de motivation: Utilisez les compétences ci-dessus lorsque vous créez votre lettre. Pour chaque compétence que vous incluez, imaginez que vous êtes interviewé et que vous devez fournir un exemple de temps où vous avez utilisé la compétence.

Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d'embauche: Pendant votre entretien, soyez prêt à discuter des fonctionnalités que vous connaissez et de ce que vous pouvez faire.