Guide de comptabilité à but non lucratif ce que vous devez savoir

Les responsabilités comptables d'une organisation à but non lucratif sont venues des entreprises à but lucratif. La comptabilité peut être difficile pour un organisme sans but lucratif, et plus encore si vous ne pouvez pas vous permettre d'embaucher un comptable professionnel pour gérer vos finances. Ce guide traverse les bases de la comptabilité des organisations à but non lucratif afin que vous puissiez faire de votre mieux avec les ressources disponibles.

Connaissez vos termes financiers

Avant de sauter dans la comptabilité, il est utile de connaître certains termes comptables de base que vous rencontrerez. Gardez à l'esprit que ces termes peuvent prendre une signification légèrement différente lorsqu'elles sont appliquées à des organisations à but non lucratif plutôt qu'aux entreprises à but lucratif. Une fois que vous êtes familier avec ces termes de base, vous pouvez mieux comprendre les besoins comptables de votre organisme à but non lucratif et commencer à hiérarchiser vos activités.

• Actifs: Des choses que votre organisme à but non lucratif possède, comme de l'argent, des brevets ou des équipements de bureau
• Passifs: Des choses que votre organisme à but non lucratif doit, comme des prêts ou des pertes
• Types de revenus: Tout l'argent entre dans votre organisme à but non lucratif, tels que des dons, des subventions, des cotisations d'adhésion, des investissements, des billets, des frais de programme ou des frais de service
• Actifs nets: Actifs moins passifs. Les actifs nets peuvent être classés de deux manières: ceux qui ont des restrictions de donneurs et sans restrictions de donneurs

Ces restrictions des donateurs peuvent être divisées en trois catégories:

1. Libre: Utilisez ces fonds à toutes fins, même pour les opérations quotidiennes. Par exemple, les dons à votre fonds annuel sont sans restriction, ce qui signifie que les donateurs laissent à l'organisation pour décider comment ils sont dépensés.
2. Temporairement restreint: Ces fonds ne peuvent être dépensés que sur un programme spécifique ou à un certain moment dans le temps. Les exemples incluent l'argent donné pendant une crise ou une urgence où les donateurs veulent que l'argent dépensé pour cet événement.
3. Restreint en permanence: Ces fonds peuvent ne jamais être dépensés par l'organisme à but non lucratif mais peuvent susciter l'intérêt d'être investi. Par exemple, une organisation ne peut pas utiliser le corpus des fonds de dotation, bien que l'intérêt que ces fonds gagnent puissent être utilisés.

Préparez les états financiers de votre organisation

En tant qu'organisme à but non lucratif, la transparence des opérations est critique. Une façon de renforcer cette transparence est de préparer correctement vos états financiers. Selon les principes comptables généralement acceptés (GAAP américains), les organisations à but non lucratif devraient faire les affirmations suivantes pour la déclaration:

État de la situation financière

Semblable au bilan d'une société à but lucratif, un état de la situation financière décompose les actifs, les passifs et les actifs nets. C'est un instantané global de la santé de votre organisme à but non lucratif.

Énoncé des activités

L'objectif principal d'un organisme à but non lucratif est de fournir des services ou des programmes qui répondent aux besoins spécifiques. Un état des activités rapporte les revenus et les dépenses avec les restrictions des donateurs et sans.

Déclaration des dépenses fonctionnelles et naturelles

Les dépenses de déclaration par nature et fonctionnent dans un format de feuille de calcul aident à suivre les activités et les réalisations. 

Par exemple, les dépenses seraient décomposées par la fonction, telles que les programmes, la collecte de fonds ou l'administration. Ils seraient également décomposés par la nature ou le type de dépenses, telles que les salaires, les fournitures ou la commercialisation.

État des flux de trésorerie

Semblable à l'état des flux de trésorerie d'une société à but lucratif, ce document signale combien d'équivalents en espèces et en espèces entrent et quittent l'organisation sur une période spécifique. Votre flux de trésorerie peut être positif ou négatif, selon que les entrées sont plus élevées que les sorties (positives) ou si les entrées sont inférieures aux sorties (négatives). Les flux de trésorerie fluctuent et ne reflètent pas le bénéfice ou la perte à long terme.

Cette déclaration est divisée en trois sections: investir, financer et opérer. 

1. La section d'investissement de la déclaration rapporte des montants dépensés pour les actifs à long terme, tels que les investissements ou l'équipement. 
2. La section de financement rapporte les montants reçus des emprunts ou des remboursements. 
3. La section opérationnelle du rapport décrit ce qui n'est pas inclus dans les sections d'investissement ou de financement.

Notes aux états financiers

Il est important d'inclure toute révélation supplémentaire concernant les restrictions, la liquidité et d'autres notes dans cette section. Les divulgations communes pour les organisations à but non lucratif comprennent un résumé des politiques comptables, des informations sur les investissements, le statut des actifs et l'amortissement, le statut de prêts ou de baux en cours, ainsi que le statut des promesses de promesses à long terme des donneurs.

Bien sûr, pour compiler ces déclarations, votre organisme sans but lucratif devra suivre les revenus, les dépenses et l'activité. Le suivi précis nécessite une attention aux détails, ainsi que le choix des logiciels comptables appropriés pour la taille et la complexité de l'organisation.

Suivre le financement à venir et les dépenses qui sortent

Pour assembler des états financiers précis, il est essentiel de suivre tous les fonds qui vont et viennent de votre organisation, mieux en utilisant un système organisé (décrit ci-dessous). De plus, comme le code des impôts peut changer, vous devrez savoir ce que vous suivez et pourquoi. Il est important de séparer les revenus et les dépenses, mais vous devez également parler à un expert fiscal pour vous assurer que vous enregistrez tout ce dont vous avez besoin pour protéger votre statut d'exonération fiscale.

Il existe deux méthodes de suivi différentes que les organisations à but non lucratif peuvent utiliser: comptabilité de base en espèces ou comptabilité d'exercice.

Comptabilité de base en espèces

Avec la comptabilité de base de la trésorerie, vous enregistrez des revenus lorsque de l'argent physique est reçu, pas lorsqu'une transaction a lieu. Vous enregistrez les dépenses lorsque de l'argent est payé. L'utilisation de ce système dans un organisme à but non lucratif, par exemple, signifie que vous enregistrez le paiement lorsque vous recevez un membre ou un paiement d'un donateur.

La base de trésorerie ne peut être utilisée que si vous n'avez pas plus de 25 millions de dollars de reçus bruts pour les 3 années d'impôt précédent, ce qui en fait un système populaire pour les petites organisations à but non lucratif.

Comptabilité d'exercice

Avec la comptabilité de base d'exercice, vous enregistrez des revenus ou des dépenses lorsque les transactions ont lieu. Par exemple, vous enregistrez la transaction lorsque vous envoyez une facture pour cotisation ou un don promis. Pas lorsque vous recevez le paiement physique. 

La comptabilité à but non lucratif ne se limite pas aux dons et aux dépenses, cependant. N'oubliez pas les autres activités que vous devriez également suivre, comme les investissements et les économies. Une variété de logiciels de comptabilité à but non lucratif sont disponibles pour faciliter le suivi, et beaucoup d'entre eux sont faciles à mettre en œuvre et à démarrer pour démarrer.

Déposer un formulaire 990

Selon l'IRS, il existe plus de 30 types d'organisations à but non lucratif qui sont exonérées des taxes fédérales et de nombreuses taxes d'État.Le type d'organisation à but non lucratif le plus courant est A501 (c) (3), qui est soit un organisme de bienfaisance public, soit une fondation privée.

Même si les organisations à but non lucratif sont exonérées des impôts fédéraux, ils doivent toujours déposer un document d'information annuel connu sous le nom de formulaire 990. Le formulaire 990 est un document public qui permet à l'IRS et au public d'examiner la mission, les finances et les opérations d'un organisme sans but lucratif pour l'année précédente. Selon les actifs ou les reçus bruts de votre organisation à but non lucratif, vous déposerez le formulaire 990, 990-PF, 990-EZ ou 990-N. Certaines églises et organisations confessionnelles peuvent être exemptées de cette exigence si elles n'ont pas officiellement déposé pour le statut 501 (c) (3).

N'oubliez pas qu'être exonéré des impôts fédéraux sur le revenu ne signifie pas que vous pouvez sauter un dépôt d'une déclaration de revenus commerciale. Vous devrez peut-être également payer une taxe foncière ou une taxe de vente. Dans certains États, la navigation des codes et responsabilités fiscaux peut être difficile, mais rejoindre l'association des organisations à but non lucratif de votre État peut vous aider à trouver des informations sur les réglementations locales et étatiques.

Faites de la place pour la comptabilité professionnelle dans votre budget

Bien que ce guide soit destiné à vous offrir une introduction à la comptabilité à but non lucratif, il remplace en aucun cas une expertise professionnelle. De nombreux organisations à but non lucratif attribuent des tâches comptables à un membre du personnel non formé ou à une grosse erreur. La comptabilité inexpérimentée peut souvent entraîner une fraude involontaire et des erreurs coûteuses. Par conséquent, un professionnel ayant une expérience et une formation en comptabilité à but non lucratif est essentiel à votre organisation.

Un CPA peut également guider les membres du conseil d'administration et le personnel via les comptes, garantissant que tout le monde est informé et à jour. Le personnel compétent et les membres du conseil d'administration peuvent conduire à un organisme à but non lucratif plus stable et organisé. De plus, vous pourrez peut-être trouver un bénévole qui se double également d'un CPA ou d'un professionnel de la comptabilité disposé et expérimenté.

Cet article est juste à des fins d'information. Il n'est pas destiné à être des conseils juridiques. Vérifiez d'autres sources, comme l'IRS, et consultez un conseiller juridique ou un comptable.