Les organisations à but non lucratif remplaçant le personnel par des bénévoles

Il est très tentant dans les moments difficiles de réduire les postes de personnel rémunérés et de transformer ces postes en bénévoles. Utiliser des bénévoles pour effectuer des tâches ou des emplois qui pourraient autrement être effectués par le personnel rémunéré, appelé la substitution de l'emploi, ne devraient faire que partie d'une stratégie globale pour réduire les coûts pendant les temps difficiles.

Mais est-ce juste? Est-ce que ça marche? Quels sont les pièges ou les avantages? Voici quelques conseils pour bien faire les choses:

Ne licenciez pas le personnel ayant l'intention de remplacer un volontaire

Si vous licenciez du personnel rémunéré pour amener un volontaire, vous pourriez vous causer des problèmes. Une telle action est tenue de faire craindre d'autres membres du personnel rémunéré pour leurs postes et de ressentir et de résister à travailler avec des bénévoles, craignant de prendre leur emploi.

Cependant, lorsqu'il y a une attrition naturelle ou une réorganisation générale, utilisez cette opportunité pour repenser la façon dont votre organisation est configurée. Réfléchissez à la façon dont vous pourriez reconfigurer les emplois afin que certaines tâches puissent être faites par des bénévoles.

Par exemple, vous venez de promouvoir votre réceptionniste à un poste d'assistant administratif travaillant avec le directeur du développement. Cela laisse le travail de réceptionniste ouvert. Peut-être qu'un bénévole pourrait couvrir ces tâches.

Certaines organisations peuvent choisir de limiter les heures où ils sont ouverts au public à cinq par jour (10 A.m.- 3 P.m.) et utiliser des bénévoles pour gérer la réception. Ils ont un volontaire différent chaque jour. Ce volontaire répond au téléphone, accueille les visiteurs et effectue un assortiment de tâches de bureau bien définies et documentées. En fin de compte, le volontaire utilise une forme pour résumer les choses importantes qui se sont produites ce jour.

Cette approche peut fonctionner pour une organisation qui a élaboré la plupart des insectes, et si les bénévoles sont heureux et fidèles. En outre, vous auriez besoin de suffisamment de bénévoles qualifiés pour avoir quelques bénévoles supplémentaires au bureau qui s'occupent d'autres tâches de bureau, aidant l'organisation encore plus.

N'utilisez pas de bénévoles pour les tâches de routine

De nombreux bénévoles sont heureux de faire du travail de bureau, de faire sortir des envois de la porte ou de faire des courses. Cependant, chaque fois qu'il y a une tâche que votre personnel aimerait vraiment faire mais n'a pas le temps d'entreprendre, pensez à utiliser un bénévole.

Un bénévole pourrait agir en tant que coordinateur bénévole, aider à rédiger des subventions ou des ressources de subvention de recherche. Ils peuvent être responsables d'une newsletter, former d'autres bénévoles ou même le personnel, planifier et mettre en œuvre des événements spéciaux, ou une foule d'autres choses. Pensez de manière créative et recherchez des bénévoles qui ont des talents spéciaux ou une expérience.

Envisagez de trouver et d'utiliser des bénévoles "qualifiés"

Les bénévoles qualifiés sont généralement des spécialistes dans les domaines qu'un organisme sans but lucratif n'est pas. Ces domaines incluent la finance, les ressources humaines et le marketing. Ces volontaires qualifiés sont souvent des employés de sociétés. Dans le cadre du programme de responsabilité sociale des entreprises de leur employeur, leurs sociétés ont du temps pour passer du temps à travailler avec des organisations à but non lucratif.

Il y a aussi des bénévoles qualifiés entre des emplois qui pourraient être très intéressés à garder leurs compétences vives et à ajouter à leur curriculum vitae.

Les bénévoles qualifiés ne peuvent pas remplacer le personnel, mais ils peuvent remplacer l'externalisation coûteuse et les consultants extérieurs. Ils peuvent vous aider à réorganiser, effectuer un audit organisationnel, à développer les données nécessaires pour aider le conseil à prendre des décisions organisationnelles, à trouver des moyens d'économiser de l'argent sur les services essentiels ou d'aider le personnel à se concentrer sur ce qui est le plus important dans leur travail.

De nombreux organisations à but non lucratif n'utilisent pas les bénévoles qualifiés - également appelés travail de travail pro-bon, comme ils le devraient. Demandez à vos fondations d'entreprise locales si elles ont un programme de bénévolat qualifié ou demandez une subvention pro bono par le biais de la Fondation Taproot.

La société pour le service national et communautaire a une boîte à outils pour aider les organisations à but non lucratif à se préparer à l'utilisation de bénévoles basés sur les compétences. Vous pouvez également publier vos ouvertures pour des bénévoles avec des compétences professionnelles chez Catchafire, un service de correspondance en ligne.

Ne tolérez pas un système de castes dans votre bureau

Dans certains bureaux à but non lucratif, il y a des gestionnaires ou du personnel rémunérés qui vont déjeuner quotidien. Quelle façon de faire en sorte que le personnel de bureau et les bénévoles se sentent comme des citoyens de seconde classe. Trouver des moyens d'inclusivité et de faire sentir à chacun qu'il est essentiel à quelque chose de très important.

Agir rapidement quand ils montrent de l'intérêt

Les bénévoles ont beaucoup d'opportunités dans de nombreuses organisations. Agir rapidement lorsqu'ils montrent un intérêt pour le vôtre, ou ils iront ailleurs. Il est courant que les volontaires potentiels reçoivent une mauvaise vérification des organisations à but non lucratif. Soit le directeur de bénévole est sourd à ce que le volontaire dit de leur temps disponible (se sentir dépassé est une raison aussi fréquente de vol bénévole que de se sentir sous-utilisé), soit le volontaire reçoit un entretien superficiel qui ne découvre pas les capacités et les expériences qui ne révèlent pas les capacités et les expériences qui pourrait être des indices pour établir le volontaire dans une situation enrichissante.

Garde l'esprit ouvert

Oui, vous pourriez avoir une liste de rôles de base que vous achetez toujours, mais lorsque votre entretien révèle d'autres possibilités, ne soyez pas lié par le précédent et les règles. N'hésitez pas à créer un travail bénévole qui correspond à cette personne en particulier, à ses talents et à ses intérêts. Vous pourriez être en mesure de soulager un membre du personnel rémunéré d'une tâche et de le transférer à un bénévole. Cela devrait permettre à votre personnel rémunéré le temps de passer du temps à d'autres tâches pressantes. Il ne devrait cependant jamais exposer un personnel rémunéré à une éventuelle perte d'emploi.

L'essentiel est qu'il n'est pas avantageux de réduire les coûts en réduisant délibérément le personnel et en les remplaçant par des bénévoles, mais il peut y avoir des moyens créatifs de permettre aux volontaires de remplir certains rôles si vous le faites sagement.