Exploitation d'un programme de carte d'approvisionnement

La carte d'approvisionnement, ou P-Card, est une forme de carte de crédit d'entreprise qui est émise aux employés qui peuvent ensuite acquérir des biens et des services sans avoir à traiter la transaction par le biais de la procédure d'achat traditionnelle, comme l'utilisation de réquisitions d'achat ou de bons de commande.

Il existe un certain nombre de programmes de cartes d'approvisionnement différents; Certains impliquent uniquement l'utilisation de fournisseurs approuvés par l'entreprise, tandis que d'autres permettent à tout fournisseur d'être utilisé. Les achats effectués par un employé à l'aide d'une carte d'approvisionnement sont généralement faibles et faibles. De nombreuses réactions négatives concernant les programmes de cartes d'approvisionnement sont spécifiquement destinées à l'abus de la carte par les employés. Cependant, les avantages des programmes d'approvisionnement sont bien plus élevés que les risques et les coûts liés à l'exploitation du programme.

Avantages des cartes d'approvisionnement

Le gouvernement américain a constaté que les achats de moins de 2 500 $ ne représentaient que 2% des dépenses publiques globales, mais représentaient 85% de tous les achats. Comme les coûts administratifs de ces petits achats dépassaient souvent les dépenses réelles, l'utilisation de cartes d'approvisionnement a augmenté dans de nombreux services gouvernementaux. Une agence gouvernementale, le ministère du Commerce, a estimé que l'utilisation de cartes d'approvisionnement les a permis d'économiser plus de 22 millions de dollars par an sur les coûts administratifs et la réduction du temps de traitement de l'achat. L'utilisation des cartes a permis aux services d'achat de concentrer leurs efforts dans les 15% du total des dépenses d'approvisionnement qui représentent 98% du total des dépenses.

Implémentation de contrôles internes

L'abus de cartes d'approvisionnement est une nouvelle, mais ces abus, en particulier dans les services gouvernementaux, montrent souvent une valeur en dollars élevés qui est cependant moins de la moitié de un pour cent des dépenses totales. Pourtant, des abus se produisent, mais il peut être contrôlé en mettant en œuvre des contrôles internes appropriés pour réduire les déchets et les abus.

Une forte orientation de gestion est cruciale pour un programme de cartes d'approvisionnement réussi. La direction doit clairement définir les utilisations autorisées pour la carte et définir et imposer des pénalités pour la délinquance, la fraude et les abus de paiement. Bien sûr, les procédures et les ressources du back-office doivent être en place pour mettre en œuvre les contrôles. S'il n'y a pas suffisamment de ressources pour surveiller et gérer les abus de cartes d'approvisionnement, les abus se poursuivront et augmenteront, car le manque d'engagement dans le programme est vu par ses utilisateurs.

Qui obtient une carte?

Un autre négatif vu dans les programmes de cartes d'approvisionnement est que les entreprises pensent qu'elles doivent donner des cartes à tous leurs employés qui effectuent des achats. Ce n'est pas le cas; Émettre une carte d'approvisionnement est en train de se faire confiance. Une entreprise doit être en mesure de faire confiance à l'utilisateur de la carte car elle dépense en fait l'argent de l'entreprise. Il devrait y avoir un processus d'approbation en place où les employés doivent être sélectionnés, examinés et approuvés. Si un employé a un mauvais crédit, si elle a reçu une carte d'approvisionnement de l'entreprise?

Imposant des limites de dépenses

Comme toute carte de crédit, il devrait y avoir une limite de crédit pour l'utilisateur. Les sociétés de cartes de crédit donnent aux titulaires de carte une limite en fonction de leur capacité à payer. Pour les titulaires de cartes d'approvisionnement, les entreprises devraient donner aux titulaires de carte une limite de dépenses appropriée à leur position et à leurs dépenses probables. Par exemple, une personne employée comme analyste informatique peut être tenue d'acheter de l'encre d'imprimante et des petits périphériques informatiques, qui ne peuvent totaliser que quelques centaines de dollars par an. La limite de dépenses pour cet employé devrait refléter cela, et il ne devrait pas recevoir de limite de dépenses générales de 2 500 $ qui peuvent être données à tout le personnel informatique. Les limites de dépenses doivent être examinées sur une base périodique afin qu'un niveau approprié soit donné aux employés en fonction de leurs dépenses réelles.