Phrases à utiliser dans les revues de performance et autres conversations difficiles

Les employés ont besoin de commentaires pour savoir comment ils vont et s'ils répondent aux attentes de leur manager. Tout le monde aime une critique lorsque vous faites des éloges et de la satisfaction; C'est plus difficile quand vous avez besoin de discuter de l'amélioration des performances.

L'utilité des revues de performance

Les organisations organisent un examen du rendement pour fournir des commentaires, encourager le développement des employés et évaluer les progrès et les contributions des employés. La question de savoir si un employé répond et dépasse les attentes d'emploi est un élément essentiel des commentaires d'examen du rendement.

Une revue officielle des performances remet en question les compétences en communication du gestionnaire parce que l'employé comprend que l'examen du rendement affectera sa rémunération. Cela peut provoquer des conflits, de l'anxiété et des sentiments blessés. Quelle que soit la façon dont votre organisation pratique les commentaires des performances, lorsque vous devez tenir une conversation difficile, ces phrases et approches aideront. Voici quelques tactiques pour fournir des commentaires.

Vos performances sont exceptionnelles

Cette communication est facile, mais vous pouvez améliorer son impact et son effet. Mentionner pourquoi et donner des exemples des raisons de l'évaluation des performances de l'employé comme exceptionnelles. L'employé apprendra de vos exemples, et vous pouvez l'encourager à faire plus d'actions identifiées comme remarquables.

Vos performances peuvent être améliorées

Communiquez que l'employé réalise et répond aux attentes des exigences de l'emploi, mais il a la possibilité d'améliorer les performances et de viser à devenir un contributeur exceptionnel. Décrivez les domaines qui ont besoin d'attention.

Indiquez que si sa performance le qualifie pour une augmentation car il réalise avec succès les exigences de travail essentielles, vous aimeriez voir une amélioration dans des domaines spécifiques.

Soulignez que si l'employé doit gagner la plus grande augmentation de salaire possible chaque année, il doit améliorer les performances actuelles pour atteindre cet objectif. Discutez des domaines dans lesquels il a la plus grande opportunité d'amélioration.

Votre performance ne répond pas aux attentes

Notez que même si nous avons discuté de sa performance lors des réunions hebdomadaires, elle ne s'améliore pas et il est temps de parler d'un plan d'action. Tous les employés sont attendus au minimum pour effectuer leurs attentes d'emploi.

Indiquez les domaines de performance critiques qui doivent être améliorés avant de pouvoir déterminer que ses performances répondent aux attentes minimales de l'emploi.

Soulignez que l'employé n'effectue pas les attentes minimales de l'emploi dont vous avez discuté pour l'année. Vous pourriez ajouter: "Je ne communique peut-être pas ces informations clairement afin que vous compreniez les implications de vos mauvaises performances continues. J'ai décidé que notre prochaine étape est un plan d'amélioration des performances dans lequel nous fixons des objectifs, faisons des accords, fixez des délais et des dates d'échéance et nous nous réunissons fréquemment pour évaluer vos progrès."

Aider les employés à comprendre

Ne continuez pas à répéter les mêmes informations lorsqu'un employé ne semble pas comprendre ce que vous essayez de communiquer. Trouvez d'autres moyens de dire la même chose et espérez que l'un d'eux communiquera vos préoccupations. (Gardez à l'esprit que parfois un manque de clarté signale un désaccord.)

Dites à l'employé que vous êtes ouvert à toutes les questions qui pourraient aider à clarifier les points qu'il ne comprend pas. Enfin, demandez-lui de résumer sa compréhension de vos principaux domaines de préoccupation. (Vous pouvez alors déterminer ce qui n'est pas compris et à quelle distance vous êtes dans la communication.)

Lorsque l'employé n'est pas d'accord

Lorsque vous avez essayé de communiquer les problèmes, vous notez avec la performance d'un employé et que l'employé n'est pas d'accord, le questionnement est une approche recommandée.

• Pouvez-vous fournir des exemples qui me montreront ce qui ne va pas avec mon évaluation de vos performances?
• Que pensez-vous que je suis un malentendu sur la performance que j'ai régulièrement observée ce trimestre?

Les commentaires que j'ai reçus de vos collègues, membres de l'équipe et autres managers sont cohérents avec mes observations. Par conséquent, je sais que vous n'êtes pas d'accord avec mon évaluation, mais je n'ai rien entendu aujourd'hui qui me donne envie de le modifier. Pour l'instant, mon évaluation restera. Je serai heureux de discuter davantage de votre performance dans un mois lors de notre réunion hebdomadaire après avoir vu des preuves d'amélioration dans ces domaines.

Résumé de l'examen des performances

Dites à l'employé: "John, allez-vous résumer notre discussion ici aujourd'hui pour que je sache que vous et moi sommes sur la même longueur d'onde?"Exprimez la confiance dans la capacité de l'employé à apprendre, grandir, changer ou améliorer:" Je suis convaincu que vous pourrez apporter les modifications dont nous avons discuté aujourd'hui. Je crois que vous pourrez apporter ces améliorations parce que vous avez le talent et les compétences nécessaires pour des performances supérieures à la moyenne. Je suis disponible pour vous aider lorsque vous rencontrez des obstacles à votre succès ou si vous pensez que vous manquerez une date d'échéance ou une date limite. Faites-moi savoir quand cela se produit dès que vous en êtes conscient."

Créer un plan de suivi

État: "Faisons un plan ensemble pour poursuivre ces améliorations. Je veux avoir des points de rétroaction assez fréquemment pour que nous sachions quand un problème se produit. Prenez le temps d'ici et jeudi pour trouver un plan pour apporter ces changements. Jeudi, vous et moi pouvons nous mettre d'accord sur les objectifs et les délais du plan. J'y penserai aussi et je me prépare avec mes idées."

Travez l'accord sur un plan d'action

Demandez à l'employé: "Êtes-vous d'accord pour dire qu'il s'agit d'un plan réalisable? Nous avons élaboré ce plan et je suis convaincu que vous pourrez réaliser les améliorations nécessaires dans les délais que nous avons développés. Êtes-vous d'accord? De quelles préoccupations avez-vous dont nous pouvons parler aujourd'hui?"

Annoncer une décision de rémunération impopulaire

Dites à l'employé: "En fonction de votre performance cette année, j'ai déterminé que vous n'êtes pas éligible pour une augmentation de salaire. Parce que vous n'avez pas atteint vos attentes d'emploi, vous ne recevrez pas d'augmentation dans ce cycle. Je serai heureux d'en discuter plus loin dans 4-6 mois après avoir vu une amélioration soutenue de votre performance."

Indiquer le montant de l'augmentation du salaire et le montant de la rémunération que l'augmentation entraînera le chèque de paie de l'employé avec une nouvelle augmentation de salaire. Les pourcentages ne sont pas toujours motivants. Alors que l'employé fera probablement le calcul, votre objectif est de le faire prendre conscience du changement de salaire. Exemple: "Votre augmentation de salaire est de 500 $, ce qui porte votre salaire total à 55 000 $."

Lorsque vous communiquez clairement et évitez une réaction défensive, vous pouvez exprimer vos attentes d'une manière que l'employé entend. Parlez pour que les employés écoutent, comprennent et améliore. Après tout, n'est-ce pas le but?