Protégez votre entreprise avec une politique d'accès aux visiteurs

Chaque organisation et entreprise (des cabinets d'avocats aux entreprises manufacturières) ont besoin d'une politique qui s'adresse aux visiteurs du lieu de travail. Ces politiques de travail protègent les visiteurs, les employés et l'entreprise en général. Les visiteurs peuvent se blesser, blesser les autres ou endommager les biens.

Il y a aussi le risque de vol (intellectuel ou physique), de sabotage et même de terrorisme. Alors que chaque organisation a besoin de quelque chose de différent (un bureau Fortune 50 HQ éprouve beaucoup plus de visiteurs qu'un petit magasin de fabrication d'électronique), l'échantillon ci-dessous couvre les principaux points.

Les politiques d'accès aux visiteurs sont élaborées par le service des ressources humaines et la plupart des professionnels des ressources humaines ont une politique ou savoir comment en écrire un. Sinon, ils peuvent en obtenir un d'une organisation professionnelle comme SHRM (Society of Human Resource Management).

Un échantillon de cas

Zipline International (une entreprise fictive) réussit car ils embauchent des professionnels talentueux et fabriquent des produits de premier plan dans leur industrie. Parce que les visiteurs non autorisés peuvent voler une propriété intellectuelle, se blesser dans les zones de fabrication dangereuses ou nuire aux employés à la zippe. La politique va loin pour protéger les secrets commerciaux et protéger les visiteurs et les employés.

Enregistrez et découvrez

Tous les visiteurs doivent être enregistrés dans le système logiciel de gestion des visiteurs qui est exploité par la réceptionniste d'entrée avant. Le système enregistre le nom et l'appartenance à l'entreprise de chaque visiteur, ainsi que le but et la durée de leur visite.

Badge des visiteurs

À l'enregistrement, chaque visiteur a sa photo et reçoit un badge d'identification photo. Avec leur photo, le badge affiche le nom du visiteur et la durée de leur visite. L'insigne du visiteur doit être porté à tout moment.

Les visiteurs doivent être accompagnés d'un employé parrain à tout moment

Tous les visiteurs doivent être accompagnés par les employés qu'ils visitent pendant la durée de leur séjour. Cette exigence ne s'applique pas aux visiteurs des succursales de la tyrolienne. Des dispositions spéciales peuvent être prises pour accueillir les entrepreneurs embauchés pour des affectations à long terme, mais ces dispositions doivent être effacées avec le directeur de la sécurité.

Photographies

Aucune photographie ne peut être prise sans l'approbation préalable du service juridique ou du directeur de la sécurité. De plus, la photographie autorisée ne peut pas être publiée sans l'approbation préalable du directeur du marketing.

Non-divulgation

Tous les visiteurs doivent signer un NDA (accord de non-divulgation) lors de l'enregistrement.

Accès au réseau invité

Les visiteurs nécessitant un accès Internet sont fournis avec un nom d'utilisateur et un mot de passe invité pour le réseau sans fil de Zipline. À aucun moment, un invité n'est autorisé à accéder au programme Intranet de l'entreprise avec son ordinateur portable ou un autre appareil mobile.

Le rôle du sol Marshall

Tout employé qui remarque un visiteur sans badge devrait immédiatement le porter à l'attention du plancher du sol désigné pour sa région. Le plancher Marshall a la responsabilité de première ligne de l'application de la politique de gestion des visiteurs. En cas d'évacuation d'urgence, la réceptionniste de la réception imprime une liste de tous les visiteurs et livre la liste au sol Marshall dans la zone d'évacuation. Les maréchaux de plancher sont responsables de la comptabilité de tous les visiteurs lors d'une évacuation.

Clause de non-responsabilité: Il s'agit d'un exemple de politique et ne constitue pas des conseils juridiques. Il est seulement censé être un point de départ dans la création d'une politique adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Zipline International est une entreprise fictive (au mieux de ma connaissance) et le nom n'a été utilisé que comme exemple dans la rédaction de cette politique.