Raisons d'envisager l'externalisation du traitement de la paie

Que vous ayez un employé ou des centaines, vous devez suivre les procédures officielles qui sont consacrées à les payer et à traiter les taxes sur la paie. Vous pouvez effectuer vous-même ces tâches de paie, ou vous pouvez externaliser le processus en le remettant en un fournisseur de services de paie.

Options de traitement de la paie

Voici deux options que les propriétaires d'entreprise ont pour gérer la paie.

Logiciel de paie en ligne

Vous pouvez utiliser le logiciel de paie, fournir vous-même l'entrée et faire en sorte que le logiciel fasse les calculs. Les applications de logiciels de paie en ligne fonctionnent de manière similaire au logiciel de comptabilité commerciale. Ils vous donnent une poignée d'invites et d'informations, mais vous ou quelqu'un dans votre entreprise, entrez les informations.

Des services de paie

Les services de paie sont des entreprises individuelles qui sont parfois connectées aux entreprises de comptabilité ou de comptabilité. Vous pouvez externaliser votre processus en offrant à un service de paie local ou en ligne les informations de base sur les employés et en les laissant exécuter la paie, envoyer des chèques de paie et envoyer des rapports et paiements de taxe sur la paie.

L'externalisation de la paie n'enlève pas votre responsabilité pour payer et signaler toutes les taxes sur la paie à temps et en entier et pour payer les employés exactement ce qu'ils sont dus. L'IRS facture des pénalités pour non-dépôt de taxes sur la paie.

Raisons d'externaliser la masse salariale

Considérez le coût de votre temps

Votre travail en tant que propriétaire d'entreprise est de gérer votre entreprise, pas de traiter la masse salariale. Essayer de faire de la paie vous-même signifie prendre votre temps aux autres tâches clés, comme acquérir des clients, fabriquer des produits ou effectuer des services.

Les taxes sur la paie sont compliquées

Les taxes sur la paie sont complexes car il existe plusieurs types de taxes différents que vous devez percevoir et payer et de nombreux formulaires compliqués à remplir. Il s'agit notamment de l'impôt fédéral sur le revenu, de l'impôt sur le revenu de l'État, de l'impôt FICA pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, et l'impôt sur le chômage fédéral et des États.

Voici un exemple; Les montants que vous retenez des chèques de paie des employés pour l'impôt fédéral sur le revenu et la taxe FICA doivent être versés à l'IRS soit mensuel ou semi-hebdomadaire (deux fois par semaine), selon la taille du dépôt. Faire ces dépôts peut prendre beaucoup de temps.

Tous les dépôts fédéraux de taxe sur la paie doivent être effectués en ligne. La meilleure option pour effectuer des dépôts est de s'inscrire au système de paiement fédéral électronique IRS (EFTPS). Ensuite, donnez à votre fournisseur de paie vos informations de connexion afin qu'ils puissent faire des dépôts pour vous.

Les lois fiscales changent tout le temps

Chaque année, il peut y avoir des modifications des lois fiscales, des taux d'imposition ou des délais pour soumettre des rapports. Il est difficile pour une entreprise individuelle de rester au top de tous ces changements. Un service de paie ou une application logicielle traite de ces changements pour de nombreuses entreprises et ils peuvent apporter ces changements rapidement et facilement.

Que font les services de traitement de la paie?

Vous pouvez trouver un logiciel de paie ou un service de paie qui peut vous aider avec une partie ou la totalité de ces tâches de taxe sur la paie et la paie.

Tâches de paie

Le logiciel de paie ou un service de paie peut calculer la rémunération des employés, la retenue et les déductions pour créer des chèques de paie. La plupart calculeront et paieront également les entrepreneurs indépendants (non-employés). Les deux peuvent également envoyer des chèques de paie, généralement par dépôt direct.

Tâches de taxe sur la paie

Selon le niveau de service que vous payez, les logiciels et services de paie seront:

• Percevoir et signaler les taxes sur la paie due
• Calculer les rapports de salaire et d'impôt annuel, formulaire W-2 pour les employés et formulaire 1099-MISC pour les non-employés
• Soumettre les rapports de taxe sur la paie Formulaire de type 941
• Signaler et payer les taxes sur le chômage

Voici une liste de certains des meilleurs logiciels de paie disponibles avec des détails pour chaque.

Combien coûte un service de paie?

Les processeurs de paie en ligne et les services de paie facturent des tarifs différents en fonction du nombre d'employés payés. Ils ont également différents niveaux de services, y compris le soutien.

Services de traitement de la paie en ligne

La plupart des services de paie en ligne facturent sur une base mensuelle, et le prix le plus courant est un prix mensuel de base avec un montant supplémentaire par employé par mois.

Plusieurs sociétés de logiciels ont des prix à plusieurs niveaux, avec un montant mensuel plus élevé et des coûts par employés basés sur le niveau et les types de service.

Par exemple, le logiciel Patriot Payroll facture 10 $ par mois plus 4 $ par employé pour le service de base où l'entreprise gère sa propre paie et ses taxes avec l'aide de Patriot. Pour 30 $ par mois plus 4 $ par employé, les dossiers d'options de paie à service complet de Patrio.

Le QuickBooks d'Intuit offre trois niveaux de service. Actuellement, le niveau de base est de 22 $.50 par mois plus 4 $ par employé. Le deuxième niveau offre une masse salariale automatique, un dépôt direct le jour même, un suivi du temps en déplacement et un soutien aux ressources humaines pour 37 $.50 par mois plus 8 $ par mois par employé. Pendant ce temps, le plus haut niveau comprend la protection des pénalités fiscales et un conseiller personnel des ressources humaines (RH) pour 62 $.50 par mois plus 10 $ par mois par employé.

Services de traitement de la paie hors ligne

Teresa Ray, le propriétaire du service de paie, a expliqué dans un e-mail au solde du fonctionnement des services de paie de son entreprise. Selon Ray, son entreprise facture des frais de base par période de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, semi-mois ou mensuel) de 54 $ plus 2 $ pour chaque employé payé. Donc, s'il y avait 10 employés payés pendant cette période de paie, les frais seraient de 74 $ (54 $ plus 20 $). Ces frais comprennent le traitement de la paie, la collecte et le paiement de toutes les taxes sur la paie dues, et la préparation et le dépôt de tous les rapports de taxe sur la paie mensuels, trimestriels et annuels.

Questions à poser avant d'externaliser la paie

Lorsque vous parlez à des services de paie potentiels et évaluez les applications du logiciel de paie, lisez les avis et demandez des références. Voici quelques questions à poser:

• À quel point votre système est-il sécurisé? Avez-vous déjà eu une violation de données?
• À quelle fréquence mettez-vous à jour votre système? Avez-vous des sauvegardes en cas de perte de données ou de crash système? 
• Comment suivre les changements dans les lois fiscales? À quelle fréquence mettez-vous à jour vos données pour les modifications fiscales? 
• Depuis quand es-tu dans le milieu? 
• Comment gérez-vous le service client? Puis-je appeler et parler à une vraie personne? À quelle vitesse répondez-vous aux demandes urgentes? 
• Si je dois apporter des corrections, à quelle vitesse pouvez-vous faire ces?
• Comment puis-je savoir que vous soumettez des rapports et effectuez des paiements avant qu'ils ne soient dû? Quelles confirmations m'envoyez-vous?

Si vous débutez avec la paie, prenez le temps de lire cet aperçu de la création d'un système de taxe sur la paie. Ensuite, faites une liste de ce que vous êtes prêt à faire vous-même et ce que vous voulez qu'un service de paie.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Le nombre d'employés affecte-t-il le choix d'une option de traitement de la paie?

La plupart des services de traitement de la paie fondent leur prix sur le nombre d'employés, vous ne serez donc pas beaucoup facturé pour quelques employés à l'option le moins cher. Ensuite, vous pouvez ajouter des services comme un dépôt direct lorsque votre entreprise se développe. Les fournisseurs de services de paie locaux sont également en fonction du montant des travaux tels que le nombre de chèques de paie des employés traités.

Comment le soutien fonctionne-t-il pour différents types de services de paie?

Les sociétés de paie en ligne offrent différents niveaux de soutien; Plus le niveau est élevé, plus le support en personne est inclus. Le niveau de soutien le plus bas est généralement des vidéos, des FAQ ou des discussions, tandis que le plus haut service VIP avec l'aide d'une personne en direct. Le support rapide est essentiel, surtout lorsque vous commencez, alors recherchez le service qui a le meilleur soutien au plus bas niveau, ou soyez prêt à payer un supplément.

Quelles sont les applications courantes qui fonctionnent avec les logiciels et services de paie?

L'intégration du logiciel de paie le plus courant est avec les logiciels de comptabilité ou de comptabilité, comme QuickBooks. Le logiciel RH peut également être lié à votre système de paie pour une assurance maladie, un congé payé et une gestion des documents des employés.

Les services de paie ont également des demandes supplémentaires. Teresa Ray a déclaré que son entreprise propose un service appelé employé Web qui permet aux employés de se connecter, d'obtenir des talons de chèque de paie et des formulaires W-2, et de modifier leurs allocations de retenue.

J'ai des employés qui travaillent à distance dans plusieurs États. Comment un service de paie gère-t-il cette situation?

Tous les services de logiciel de paie exécutent des taxes d'État pour les employés. Teresa Ray a déclaré que son service traitait les paiements pour les employeurs qui font des affaires dans environ 18 États autres que l'Indiana, où se trouve son entreprise. Traitement de la taxe sur la paie et la paie des États après que l'État d'origine a transporté des frais supplémentaires.