Record de l'emploi (ROE)

Le dossier de l'emploi, ou ROE, est un formulaire que les employeurs canadiens doivent remplir et déposer avec Service Canada lorsqu'un employé ayant des gains assurables a une interruption des revenus (voir ci-dessous).

Quel est le but du dossier de l'emploi?

Le dossier de l'emploi, explique Service Canada, "est le document le plus important dans la création d'une réclamation d'assurance-emploi (EI). Service Canada… utilise les informations sur le ROE pour déterminer si une personne est admissible aux prestations d'assurance-emploi, au taux de prestations et à la durée de sa réclamation."

Service Cana.

En tant qu'employeur, cependant, ce qui compte, c'est que vous devez remplir un formulaire de relevé de l'emploi pour tout employé qui subit une interruption des revenus même si l'employé n'a pas l'intention de demander des prestations d'assurance-emploi.

Notez que vous devez également délivrer des ROE à vos employés si vous êtes un employeur non canadien opérant au Canada.

Qu'est-ce qu'une interruption des revenus?

Une interruption des gains se produit lorsque:

• Un employé quitte
• Un employé est licencié ou résilié
• Un employé a eu ou devrait avoir sept jours civils consécutifs sans travail et sans bénéfices assurables de l'employeur. C'est ce qu'on appelle la règle de sept jours. La règle de sept jours ne s'applique pas aux agents immobiliers, aux employés qui ont des horaires de travail ou des vendeurs de commission.
• Le salaire d'un employé tombe en dessous de 60% des revenus hebdomadaires réguliers en raison d'une maladie ou d'une blessure, d'une grossesse, de la nécessité d'un parent pour s'occuper des enfants nouvellement nés ou adoptés, ou la nécessité de fournir des soins ou un soutien à un membre de la famille qui est gravement malade avec un risque important de décès.

Dans chacun de ces cas, en tant qu'employeur canadien, vous devrez compléter un ROE pour l'employé - qu'il envisage de demander des prestations d'assurance-emploi ou non.

Combien de temps vous devez déposer le ROE auprès de Service Canada dépend de savoir si vous déposez un ROE en papier ou l'envoyez par électroniquement. (Voir ci-dessous.)

Remplir les dossiers de l'emploi

En cas de formulaire d'emploi, vous entrez des détails sur les antécédents de travail de l'employé avec votre entreprise, y compris leurs revenus assurables et leurs heures assurables.

Les dossiers de l'emploi peuvent être effectués sous forme de papier ou électroniquement.

Utilisation de dossiers papier d'emploi

Les ROE en papier peuvent toujours être utilisés si vous n'êtes pas en mesure d'émettre des ROE électroniques.

Si vous utilisez le format papier pour ROE.

Une fois que vous aurez rempli le formulaire, vous serez:

• Donnez la première copie (l'original) à votre employé comme preuve de gains assurables pour réclamer des prestations d'assurance-emploi.
• Envoyez la deuxième copie (bleue) à Service Canada comme indiqué sur le formulaire.
• Gardez la troisième copie (blanche) dans vos fichiers pendant six ans.

Besoin de plus de formulaires de ROE en papier? Contactez le centre de contact de l'employeur pour les commander.

Utilisation des enregistrements électroniques de l'emploi

L'enregistrement de l'emploi sur le Web (ROE Web) est une application Web sécurisée créée et entretenue par le gouvernement canadien que les employeurs peuvent utiliser pour créer, soumettre, amender et imprimer des ROE de 53 semaines électroniquement. Vous pouvez également importer des données ROE dans votre propre système de paie. Vous pouvez vous inscrire à ROE Web en ligne.

La date limite pour émettre un dossier électronique d'emploi dépend du type de période de paie de votre entreprise.

Si la période de rémunération de votre entreprise est hebdomadaire, bihebdomadaire ou semi-mois (deux fois par mois), vous avez jusqu'à cinq jours civils après la fin de la période de rémunération au cours de laquelle l'interruption des bénéfices d'un employé se produit pour émettre un œuf électronique de ROE électronique.

Si votre entreprise a une période de rémunération mensuelle ou paie les employés toutes les quatre semaines, vous devez émettre un ROE non plus:

• Cinq jours civils après la fin de la période de paie au cours de laquelle un employé connaît une interruption des revenus; ou
• 15 jours civils après le premier jour d'une interruption des revenus en fonctionLa date est antérieure.

Service Canada a un graphique résumant les délais de ROE par période de paie.

Lorsque vous terminez et déposez les ROE électroniquement, vous n'avez pas besoin d'imprimer une copie papier pour vos employés. Les employés qui se sont inscrits auprès du service en ligne du compte My Service Canada peuvent consulter et imprimer des copies de leurs ROE électronique.

Aide à terminer et à déposer des dossiers d'emploi

Service Canada's How to Ferm the Record of Employ Form Guide fournit des détails à ce sujet et donne des instructions bloc par bloc pour compléter le dossier de l'emploi. Il comprend également des exemples de documents terminés et de dossiers électroniques de l'emploi.