Dossiers Les propriétaires devraient conserver pour les impôts

L'un des grands avantages d'être propriétaire est les déductions fiscales dont vous pouvez profiter. Ces déductions, cependant, peuvent être compliquées, il est donc important que vous teniez des registres détaillés de tous les documents, revenus et dépenses importants tout au long de l'année. Être organisé et garder les documents appropriés peut vous aider à maximiser vos déductions et à réduire le stress.

Quatre raisons de tenir des registres

1. Cela facilitera beaucoup de déposer vos impôts.
2. Avoir tout enregistré vous empêchera de manquer les déductions, ce qui vous fera économiser de l'argent.
3. Cela vous aidera à vous assurer que vous déposez des affirmations précises. Au lieu de deviner: «Je pense que j'ai payé à cet entrepreneur 1 000 $», en tirant rapidement une feuille de calcul, vous saurez que vous lui avez payé 850 $ le 17 juillet.
4. Dans le cas où vous êtes vérifié ou que l'IRS a des questions sur les articles de votre déclaration de revenus, vous aurez la preuve pour sauvegarder votre réclamation. Si vous n'avez pas cette documentation, vous vous retrouverez à passer du temps et de l'argent à essayer de trouver la preuve. Pire, si vous n'êtes pas en mesure de trouver un reçu, votre réclamation ne sera pas honorée et vous devrez peut-être même payer des impôts et des pénalités supplémentaires.

De quels enregistrements devriez-vous suivre?

La réponse courte est que vous devez garder une trace de tout. L'IRS est connu pour auditer les petites entreprises, en particulier celles qui montrent une perte au cours des années consécutives. De plus, de nombreux agents de l'IRS ne comprennent pas les nuances d'impôt qui s'appliquent aux investisseurs immobiliers, ce qui les rend plus susceptibles de remettre en question votre dossier. Vous devrez avoir des preuves si l'IRS remet en question l'un de vos articles ou, même dans le cours des affaires quotidien, si quelqu'un essaie de remettre en question un paiement.

Les deux types d'enregistrements que vous devrez conserver sont des enregistrements permanents et des enregistrements à court terme.

Dossiers permanents

Quels sont quelques exemples de dossiers permanents? Ce sont des documents que vous voudrez conserver indéfiniment et que vous sera pertinent et précieux pour vous bien au-delà de l'année d'imposition en cours, comme:

• Tous les locataires de locataires
• Toute sorte de documents juridiques - amendes, rapports d'inspection, comparutions devant les tribunaux
• Tout type de permis que vous avez retiré sur la propriété
• Tout ce que vous déprécieriez, comme les biens ou les améliorations
• Si vous avez votre entreprise incorporée en tant que LLC, LP, S Corporation ou autre, vous voudrez tenir tous les registres concernant cela
• Conditions d'assurance
• Documents de prêt tels que les hypothèques
• Taxes des dernières années
• Titre / acte de la propriété

Dossiers à court terme

Vous voudrez conserver tous les documents que vous jugez suffisamment importants pour réclamer vos impôts pendant au moins cinq ans. Combien de temps vous les gardez après cela dépend de votre niveau de confort. Cela vous aidera au cas où vous seriez audité ou poursuivi.

Certains exemples de dossiers à court terme sont tout ce qui compte comme un revenu ou une dépense pour l'année d'imposition donnée, comme:

• Coûts publicitaires pour votre entreprise ou votre propriété
• Dépenses de divertissement telles que les dîners ou les déjeuners pour les clients actuels ou potentiels
• Intérêts payés sur une hypothèque et toutes les cartes de crédit pour un usage professionnel
• Frais juridiques / professionnels pour les comptables, les avocats, les agents d'assurance et les agents immobiliers
• Dépenses de bureau comme l'accès à Internet, deuxième ligne téléphonique pour les affaires, fournitures de bureau, déduction du bureau à domicile si vous avez un bureau à domicile utilisé uniquement pour les affaires
• Loyer reçu
• Réparations effectuées
• Dépôts de sécurité reçus: Lorsque le bail d'un locataire se termine si vous gardez une partie du dépôt de garantie, vous devez l'enregistrer comme revenu. Si vous en gardez une partie pour payer les réparations, l'argent que vous dépensez pour la réparation est considéré comme une dépense, que vous pouvez déduire sur vos impôts
• Frais de voyage pour les entreprises, comme les miles conduits pour les activités de location
• Services publics payés
• Salaires payés aux employés ou aux entrepreneurs indépendants

Comment devriez-vous garder une trace de vos enregistrements?

Vous devez conserver une copie numérique (ordinateur) et une copie papier (papier) de tous vos enregistrements.

Copie numérique

Vous voudrez utiliser une feuille de calcul ou un programme tel que Quicken Rental Property Manager pour garder une trace de vos revenus et dépenses. Vous devriez le faire dès que le revenu arrive ou que les dépenses se produisent. Vous voudrez inclure autant d'informations détaillées que possible:

• Date
• Temps
• À qui il a été payé ou qui vous a payé
• Nature du revenu ou des dépenses
• Montant
• Vous pouvez même inclure comment il a été payé ou engagé (espèces, numéro de chèque, carte de crédit, mandat, etc.)

Le niveau de détail dépendra du logiciel que vous utilisez ou créez. Certains programmes seront directement liés à vos comptes bancaires et enregistreront vos revenus et vos dépenses pour vous.

Même si vous choisissez un programme moins cher ou conservez vos dossiers sur les feuilles de calcul personnelles, vous devez toujours mettre en place des dossiers distincts pour chaque propriété, pour chaque type de dépenses et pour des types de revenus distincts. Le but est d'enregistrer autant d'informations que possible au moment de la transaction afin que vous puissiez facilement créer des rapports financiers à l'avenir.

Vous devez toujours les soutenir sur CD, sur un disque dur externe, dans un nuage et même avec une copie papier. Ils devraient être imprimés à la fin de chaque mois et / ou à la fin de l'année.

Copie papier

Vous voudrez vous assurer d'avoir une copie papier de vos documents les plus importants. Si possible, vous voudrez les stocker dans une sorte de système de classement ou de coffre-fort ou de coffre-fort. Si vous ne pouvez pas en trouver un assez grand pour tous vos fichiers, vous voudrez garder les plus importants, comme les titres de la propriété dans cette boîte. Catégorisez tout par an, puis trier par ordre alphabétique les fichiers afin qu'ils soient faciles à trouver.