Rôle et but d'une charte de projet

Une charter de projet décrit officiellement un projet dans une organisation. Il couvre la portée de ce que le projet réalisera, ainsi que les personnes impliquées, les jalons, le budget et les risques possibles. De nombreuses organisations considèrent ce document comme un élément essentiel de la planification du projet - bien que ce ne soit pas la même chose qu'un plan de projet, car il n'accumule pas dans les détails des tâches individuelles dans le projet.

Une charte de projet efficace peut effectuer ce qui suit:

• Décrivez la portée et les objectifs du projet
• Assurez-vous que les sponsors du projet et toutes les parties prenantes sont alignées sur un projet
• Être une référence claire et unique pour toutes les personnes impliquées dans un projet
• Aidez les sponsors du projet à obtenir l'approbation des parties prenantes lorsque l'adhésion est encore nécessaire

Les chartes du projet peuvent varier en fonction du type de projet et d'organisation, mais les éléments de base incluent généralement les antécédents du projet, les parties prenantes, le budget, les risques, les jalons,

Contexte du projet

La première section d'une charte de projet offrira des détails de base tels que le nom du projet, les sponsors du projet et le gestionnaire, et la date à laquelle le document a été préparé.

Cette section expliquera également l'objectif du projet. Vous pouvez vous référer à une analyse de rentabilisation ou au contrat qui stimule le projet ou simplement expliquer pourquoi il est important pour l'organisation. Il devrait expliquer pourquoi ce projet a été démarré: résout-il un problème pour l'entreprise? Traite-t-il une nouvelle tendance? Est-ce qu'elle soutient l'orientation stratégique globale de l'entreprise?

Parties prenantes

Cela décrira les personnes et les départements impliqués dans le projet. Il n'entrera pas dans le Nitty Gritty de chaque tâche du projet, mais reconnaîtra plutôt les rôles et l'implication généraux. Par exemple, vous pouvez répertorier les principaux sponsors du projet, les chefs de projet principaux, les membres de l'équipe, les travailleurs ou partenaires externalisés et les clients, le cas échéant. Les projets plus grands peuvent ne pas répertorier toutes les personnes impliquées, mais pourraient plutôt noter le chef de département pour un certain aspect d'un projet.

Objectifs

Ici, vous répondez à la question: «Comment saurons-nous quand nous aurons fini?"Il comprend ce que vous attendez du projet de livraison et comment vous saurez si vous y êtes arrivé. Par exemple, dans un projet de lancement d'un système d'enregistrement temporel pour tous les départements, l'objectif pourrait être: «Toutes les équipes utiliseront le système de feuille de temps d'ici la fin de l'année."

Aussi, notez qui sera responsable de l'acceptation que vous avez atteint cet objectif. Il évite tout problème à la fin du projet où tout le monde n'est que personne n'est prêt à signer le travail comme complet.

Budget

À ce stade, vous n'avez peut-être pas tous les détails sur les tâches du projet, vous ne pouvez donc pas mettre ensemble un budget de projet complet et détaillé. Cependant, vous pouvez noter toutes les contraintes budgétaires ou l'estimation de haut niveau des coûts attendus.

Des risques

Tous les projets présentent des risques. Cette section de la charte du projet constitue la première version de votre journal de risque de projet. Documentez tous les risques que vous connaissez à ce stade afin que l'équipe de direction puisse voir ce qui pourrait affecter le projet à l'avenir.

Jalons

Si vous savez que les jalons de haut niveau les incluent dans la charte du projet dans cette section. À tout le moins, vous devez inclure les dates de début et de fin du projet estimé. Vous devez également énumérer les dates de drop-bric ou tout ce qui est spécifié dans les contrats avec lesquels vous travaillez. Vous pouvez transférer ces jalons à votre graphique Gantt plus tard lorsque vous arrivez à élaborer un plan de projet plus détaillé.

Niveaux d'autorité du chef de projet

À moins qu'il ne soit clair et documenté ailleurs, il vaut la peine d'inclure une section de la charte sur ce que le chef de projet peut faire sans se faire une apparition supplémentaire d'une personne plus âgée. Il concerne généralement les niveaux de tolérance fixés sur le budget et les délais et seraient exprimés comme ceci: «Le chef de projet a une tolérance de 10% sur le budget et une tolérance de 5% dans les délais. Tout écart supérieur à ces limites approuvées doit être signée par le sponsor du projet."

Vous pouvez prolonger cette section pour spécifier ce que le cas.

Approuvant la charte du projet

La dernière section de la charte du projet est la section des approbations. Le chef de projet et le sponsor du projet (ou la personne qui a lancé les travaux, si un sponsor à plus long terme n'a pas encore été nommé) doit signer et dater le document. Aujourd'hui, cela est probablement par e-mail, alors gardez une copie de l'autorisation de messagerie dans vos fichiers de projet au cas où vous auriez besoin de vous y référer.