Exemples de formats de lettres professionnelles

Lorsque vous écrivez des lettres commerciales et d'emploi, le format de votre lettre est important quel que soit le type de correspondance que vous envoyez. Vos lettres et e-mails doivent être adressés, formatés, écrits et espacés.

Comment formater une lettre professionnelle

Si vous avez une personne de contact à laquelle vous écrivez, la lettre doit être adressée à lui ou à elle.

• Vos lettres ont besoin d'une salutation et de fermeture professionnelles.
• Chaque paragraphe de votre lettre doit être concentré et inclure des informations détaillées sur les raisons pour lesquelles vous écrivez.
• Dans le paragraphe final de votre lettre, remerciez la personne à laquelle vous écrivez pour avoir envisagé votre demande.

N'oubliez pas d'inclure vos coordonnées: nom complet, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail - il est donc facile pour le lecteur de se connecter avec vous.

Exemples de format de lettre

Voici des exemples de formats de lettres et de courriels professionnels, y compris des lettres de motivation, des lettres commerciales, des lettres de démission, des lettres de référence, des lettres de remerciement et des lettres pour une variété d'autres scénarios liés à l'emploi.

Format de lettre commerciale professionnelle

Marlee90 / istockphoto

Même si de nombreuses communications sont gérées par e-mail, les lettres imprimées sont toujours utilisées pour une correspondance commerciale formelle. Une lettre commerciale doit inclure les composants suivants:

Coordonnées de l'écrivain

Date

Coordonnées du destinataire

Salutation

Corps de lettre
Lorsque vous rédigez une lettre d'entreprise, restez simple et concentré, donc le but de votre lettre est clair. Utilisez le premier paragraphe pour vous présenter. Les deuxième et troisième paragraphes expliqueront pourquoi vous écrivez et ce que vous demandez au lecteur. Terminez votre lettre en remerciant le lecteur pour considérer votre demande.

Fermeture

Votre signature 

Votre signature dactylographiée

Conseils pour formater une lettre commerciale

• Gardez votre lettre courte. Deux ou trois paragraphes et une seule page est suffisant, laissant de la place pour votre signature au bas de la lettre.
• Choisissez une police simple comme les temps nouveaux romains, arial ou calibri. Une taille de police de 12 points est facile à lire.
• Espace unique votre lettre, laissez un espace entre chaque paragraphe et avant et après les coordonnées et la fermeture. Laissé justifier votre lettre.

Passez en revue des exemples et obtenez un modèle
Passez en revue un exemple de lettre commerciale formatée et téléchargez le modèle gratuit à utiliser comme point de départ pour votre propre correspondance.

Format de messagerie électronique d'entreprise

 Images libres de droits / getty

Lorsque vous envoyez des e-mails pour postuler pour des emplois, pour le travail ou à des fins commerciales, il est important de formater correctement chaque section de votre message. Il est facile, par exemple, que les e-mails se perdent dans une boîte de réception s'ils n'ont pas de ligne d'objet, ou pour ne pas avoir un deuxième coup d'œil s'ils ont des fautes de frappe ou d'autres erreurs.

Voici comment formater un e-mail commercial:

Ligne d'objet - Cela devrait expliquer pourquoi vous écrivez en quelques mots.
Salutation - Commencez l'e-mail avec une salutation professionnelle.
Le corps du message - Expliquez pourquoi vous écrivez aussi brièvement que possible.
Fermeture - Terminez votre message avec une fermeture professionnelle comme vous le feriez pour une lettre commerciale.
Signature - Votre signature fournit des informations pour que le lecteur vous contacte avec vous. Incluez votre nom complet, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse si vous attendez une réponse écrite.

Conseils pour formater un e-mail

• Écrivez vos e-mails comme vous le feriez pour toute autre correspondance commerciale, avec des phrases complètes, des paragraphes et un espace entre chaque paragraphe.
• La clé de l'écriture et de la mise en forme du message électronique est de les garder courts. La plupart des gens ne lisent pas au-delà du premier ou du deuxième paragraphe, alors faites-le remarquer au début de votre message.

Exemples d'exemples
Passez en revue des exemples de e-mails professionnels à utiliser pour formater correctement vos propres messages.

Format de lettre de motivation

 Images peepo / e + / getty

Pour être efficace, une lettre de motivation écrite pour postuler pour un emploi devrait suivre le format de base d'une lettre commerciale typique. Incluez les sections suivantes dans votre lettre:

Vos coordonnées

Date

Coordonnées de l'employeur

Salutation

Corps de lettre
Inclure des informations sur le travail pour lesquelles vous postulez, pourquoi vous êtes un bon choix pour le poste et comment vous allez suivre. Prenez le temps de faire correspondre vos qualifications au travail. Utilisez votre paragraphe de clôture pour remercier l'employeur pour sa considération.

Fermeture

Votre signature (Lettre de copie papier)

Votre signature dactylographiée

Conseils pour formater une lettre de motivation

• Assurez-vous d'inclure des espaces entre les paragraphes et une salutation et une fermeture appropriées.
• Laissé Justifier votre lettre et utiliser une police simple comme Arial, Verdana ou Times New Roman.

Passez en revue des exemples et obtenez un modèle
Passez en revue un exemple de lettre de motivation formatée et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour rédiger vos propres lettres de motivation pour des emplois.

Format de lettre d'acceptation d'emploi

Images Wendy Townrow / Getty

Lorsque vous acceptez une offre d'emploi, c'est une bonne idée d'écrire une lettre d'acceptation officielle pour confirmer les détails de l'emploi et d'accepter officiellement l'offre d'emploi. La lettre doit inclure les éléments suivants:

Vos coordonnées

Date

Salutation

Corps de lettre
Le premier paragraphe de la lettre devrait inclure vos remerciements et votre appréciation pour l'opportunité. Ensuite, mentionnez que vous acceptez l'offre. Indiquer les conditions d'emploi, y compris le salaire, les avantages sociaux et tout ce que vous avez négocié avec l'employeur. Le dernier paragraphe de la lettre ou de l'e-mail confirme votre date de début. Vous pouvez également mentionner que vous avez hâte de commencer le travail.

Fermeture (lettre imprimée)

Votre signature 

Votre signature dactylographiée

Si vous acceptez un emploi par e-mail, énumérez votre nom et vos coordonnées après la clôture.

Passez en revue un exemple et obtenez un modèle
Passez en revue les exemples de lettres d'acceptation de l'emploi et téléchargez un modèle gratuit pour créer votre propre lettre.

Format de lettre d'intérêt

 Images peepo / e + / getty

Une lettre d'intérêt, également connue sous le nom de lettre de prospection ou de lettre d'enquête, est envoyée à des entreprises qui peuvent embaucher mais n'ont pas répertorié une ouverture d'emploi spécifique pour demander.

Votre lettre d'intérêt devrait contenir des informations sur les raisons pour lesquelles l'entreprise vous intéresse et pourquoi vos compétences et votre expérience seraient un atout pour l'entreprise. La lettre doit suivre ce format:

Vos coordonnées

Date

Coordonnées de l'entreprise

Salutation

Corps de lettre
Votre premier paragraphe devrait mentionner ce que vous avez à offrir à l'entreprise. Expliquez pourquoi vous seriez une excellente nouvelle location. Les deuxième et troisième paragraphes devraient fournir des exemples de la façon dont vous avez utilisé vos forces dans des rôles antérieurs. Le dernier paragraphe de la lettre devrait inclure une demande de rencontre avec l'entreprise pour discuter des opportunités d'emploi.

Fermeture

Signature
Assurez-vous d'inclure vos coordonnées dans votre signature (adresse e-mail, téléphone, adresse postale) si vous envoyez un e-mail, il est donc facile pour le lecteur de vous contacter. Pour une lettre imprimée, incluez votre nom complet et signez au-dessus.

Incluez votre CV
Envoyez une copie de votre CV avec votre lettre d'intérêt afin que l'employeur puisse passer en revue vos antécédents de travail, vos antécédents éducatifs et vos qualifications.

Passez en revue des exemples et obtenez un modèle
Passez en revue des exemples de lettres d'intérêt écrites professionnelles et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour créer votre propre correspondance.

Format de lettre de référence

 Images Royaly-Free / Getty

Une lettre de référence devrait fournir des informations sur qui vous êtes, votre connexion avec la personne que vous recommandez, pourquoi ils sont qualifiés et les compétences spécifiques dont ils possèdent. 

Une lettre de référence doit être formatée comme suit:

Salutation

Corps de lettre
Le premier paragraphe de la lettre de référence décrit comment vous connaissez la personne que vous recommandez et pourquoi vous êtes qualifié pour fournir une recommandation. Les deuxième et troisième paragraphes de la lettre fournissent des informations sur les raisons pour lesquelles la personne est qualifiée pour un emploi ou des études supérieures, ce qu'ils peuvent offrir et pourquoi vous les approuvez. 

Le paragraphe suivant devrait indiquer que vous "recommandez vivement" ou "recommande fortement" l'individu.

Le paragraphe final contient une offre pour fournir plus d'informations. Inclure une adresse e-mail et un numéro de téléphone dans le paragraphe. Incluez également votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans la section Adresse de retour de votre lettre ou votre signature si vous envoyez une référence par e-mail.

Fermeture (lettre imprimée)

Votre signature 
Votre signature dactylographiée

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Format de lettre de démission

Tolga Sipahi / E + / Getty Images

Le format d'une lettre de démission devrait être brève et factuelle. Vous n'avez pas besoin d'inclure plus d'informations autres que le fait que vous démissionnez et la date à laquelle votre démission sera efficace.

Les informations facultatives, mais non requises, que vous pouvez inclure dans une lettre de démission sont votre appréciation pour les opportunités que vous avez, une raison de partir et une offre d'aide lorsque vous vous éloignez de votre travail.

Voici comment formater une lettre de démission:

Vos coordonnées

Date

Coordonnées de l'employeur

Salutation

Corps de lettre
Le premier paragraphe de votre lettre devrait dire que vous démissionnez et incluez votre dernier jour de travail. Facultativement, vous pouvez un autre paragraphe pour remercier l'entreprise pour les opportunités qu'ils offraient pendant que vous y travailliez. Une offre est également facultative pour aider à la transition.

Fermeture (lettre imprimée)

Votre signature 

Votre signature dactylographiée

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Format de lettre de remerciement

Rob Friedman / Getty Images

Lorsque vous écrivez une lettre de remerciement après un entretien d'embauche, ainsi que de vous remercier pour l'entretien, c'est une bonne idée de restituer pourquoi vous êtes intéressé par le travail, quelles sont vos qualifications, comment vous pourriez faire des contributions importantes et pourquoi vous sont qualifiés pour le poste.

Votre lettre doit être formatée comme suit pour une lettre postale. Si vous envoyez un e-mail à vous, listez votre nom et "merci" dans la ligne d'objet du message.

Vos coordonnées

Date

Coordonnées de l'employeur

Salutation

Corps de lettre
Commencez votre lettre en remerciant l'intervieweur pour le temps qu'il a passé à vous interviewer. Dans le paragraphe suivant, mentionnez les qualifications spécifiques qui font de vous un candidat solide pour l'emploi. S'il y avait quelque chose que vous souhaitiez dire lors de l'entretien, mais non, utilisez le troisième paragraphe pour mentionner. Concluez votre lettre en réitérant vos remerciements et en déclarant que vous avez hâte d'entendre le responsable du recrutement.

Fermeture (lettre imprimée)

Votre signature 

Votre signature dactylographiée

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