Étape par étape Comment planifier la mise en place de réunions efficaces

Si vous êtes comme la plupart des gens que je connais, l'idée de passer une journée dans des réunions consécutives peut être un sentiment terrible. Les réunions peuvent être ennuyeuses, sont souvent inutiles et prennent certainement du temps loin du travail (plus crucial). Mais les réunions peuvent être très efficaces et productives lorsqu'elles sont planifiées correctement. Voici quelques étapes simples pour planifier des réunions efficaces.

Décidez si vous avez vraiment besoin d'une réunion

Tout d'abord, décidez si la planification d'une réunion est vraiment nécessaire. Nous pensons souvent qu'une réunion officielle est le meilleur moyen de partager des informations ou d'avoir une discussion. Mais si vos nouvelles peuvent être livrées par e-mail ou conférence téléphonique, ou simplement en rassemblant quelques personnes dans votre bureau pendant 15 minutes, alors c'est probablement une bonne idée de sauter complètement la réunion officielle.

Invitez seulement ceux qui ont vraiment besoin d'être là

Jamais été invité à une réunion et s'est demandé à mi-chemin de la raison pour laquelle vous êtes là? Ne perdez pas le temps des gens en les invitant à une réunion dont ils n'ont pas besoin d'assister. Ce ne sera pas une réunion efficace. Est-ce que quelqu'un de comptabilité doit être présent à la réunion pour répondre aux questions budgétaires? Puis invitez une personne de la comptabilité qui est adapté à cette tâche.

Si un collègue ou un superviseur doit être informé de ce qui a été discuté lors d'une réunion, vous n'avez pas besoin de les inviter à la réunion réelle. Préparez simplement un résumé de la réunion et envoyez-le-leur par la suite. Ils apprécieront le temps de temps, et vous avez l'assurance que - parce que vous mettez les informations par écrit - ils sont pleinement informés des discussions.

Envoyer des rappels de réunion

La vie est occupée et les calendriers deviennent rapidement réservés avec des activités prévues. Envoyez un rappel de réunion de suivi deux jours avant votre réunion. Ceux qui ont dit qu'ils assisteraient pourraient alors confirmer qu'ils peuvent toujours le faire, ou si leurs plans ont changé et que vous devez reprogrammer.

Avoir un programme

Pour planifier des réunions efficaces, vous devez d'abord décider de ce qui sera discuté. Quel est l'objectif de la réunion? Que cherchez-vous à accomplir? Développer un programme de réunion à l'avance et le distribuer aux participants. Indiquez l'heure de début et incluez une courte liste de sujets à aborder. Ne cursez pas votre propre réunion avec un long programme trop détaillé. Indiquez par nom toutes les personnes qui seront responsables de la déclaration sur une zone spécifique.

N'oubliez pas que c'est important pour ceux qui présentent, mais aussi pour vous aussi. Lorsque vous définissez votre agenda, vous serez mieux en mesure de rester sur le sujet.

Être clair sur les attentes

Lorsque vous envoyez la notification de la réunion pour la première fois, soyez clair sur son objectif et vos attentes. La réunion tourne-t-elle autour d'une présentation? Les participants doivent-ils prendre des notes? Ou est-ce une session de brainstorming que tout le monde devrait apparaître avec des idées et des suggestions?

Dans certaines cultures d'entreprise, les employés n'ont pas besoin de participer - ils écoutent et ne retournent que dans leurs espaces de travail. Dans d'autres entreprises, les employés participent librement. Dans les lieux de travail collaboratifs d'aujourd'hui, l'interaction et le partage d'idées ne sont pas seulement les bienvenues, c'est souvent le but de toute la réunion.

Lorsque vous définissez vos attentes, c'est aussi le bon moment pour envoyer une lecture ou un matériel requis, vous voudrez que ceux qui fréquentent regardent. De cette façon, ils sont préparés lorsqu'ils arrivent à la réunion et il n'y a pas de surprise.

Commencer à l'heure

Commencer à l'heure est vraiment important, à la fois du point de vue logistique et de la productivité. Si vous êtes la personne qui se présente généralement pour les réunions à temps, alors vous comprenez à quel point cela peut être frustrant lorsque les choses ne se déroulent pas alors que les gens coulent dans la pièce. Ce qui se passe inévitablement, c'est, à l'avenir, tout le monde sait que ces réunions ne commencent jamais à l'heure donc tout le monde commence à apparaître tard. Prenez en charge votre réunion. Commencez rapidement à l'heure de début donnée. Fermez la porte et commencez. Les Stagglers recevront rapidement le message qu'ils arrivent en retard et ils ne devraient faire cette erreur qu'une seule fois. Et en plus, tout le monde doit retourner au travail, donc vous ne voulez pas perturber toute la journée de travail.

Gardez-le court et simple

La plupart des réunions sont prévues pendant une heure où, dans de nombreux cas, une période plus courte suffira. Quand trop de temps est alloué, le temps est perdu. Les gens s'attardent après la fin de la réunion ou passent trop de temps pour un article donné. Gardez les réunions courtes et jusque-là.

Rester sur le sujet

Un agenda à lui seul ne dirigera pas votre réunion efficacement. Tenez-vous à l'ordre du jour et continuez à errer sur les tangentes. Aborder toutes les questions hors sujet, déclarant qu'il s'agit d'un sujet pour une autre réunion ou qu'il sera abordé en privé. Personne n'aime une réunion en fuite où le but entier a pris un siège arrière à d'autres conversations.

Prenez des réunions plus petites à l'extérieur de la salle de conférence

Assis dans la même salle de conférence familière rassemblée autour de la même table familière est juste cela - c'est juste trop familier. Pour encourager les employés à interagir, réfléchir de manière créative et avoir des discussions animées, envisagez de prendre la réunion en dehors de la salle de conférence standard.

Envisagez de se rencontrer à une table à l'extérieur si le lieu et la météo permettent. Essayez de se rassembler dans une zone commune avec des canapés et de petites tables au lieu d'une grande table de conférence et de chaises pivotantes.

N'ayez pas peur de adopter une approche différente

Si l'approche de la réunion ne fonctionne pas, n'ayez pas peur de changer de cours. Par exemple, si une séance de brainstorming donne une pièce calme avec très peu de dialogue, changez de direction. Être flexible et faire attention à la progression de la réunion globale.

Utiliser la technologie

Prévoyez d'utiliser la technologie pour garder les participants engagés. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la plupart des gens ont l'habitude de voir des graphismes ou des vidéos pour soutenir les mots qu'ils entendent. Appelez à cet état d'esprit et incorporez les audiovisuels lors de la planification de votre réunion.

Les ordinateurs projetés sur de grands écrans et des présentations de cartes intelligentes qui encouragent l'interaction sont un changement bienvenu par rapport aux longues présentations standard de PowerPoint.

Un point sur la technologie - assurez-vous de le tester en premier. La dernière chose dont vous avez besoin est de vous agrandir parce que l'ordinateur portable ne fonctionne pas ou que vous ne pouvez pas parcourir vos aides visuelles lorsque vous en avez besoin. Si la technologie n'est pas votre point fort, demandez à quelqu'un d'autre de passer avant la réunion. Cela vous fera certainement gagner du temps et vous gardera dans les horaires si vous faites un petit travail de préparation à l'avance.

Envoyer un résumé de la réunion

Dans un jour suivant la réunion, envoyez un bref résumé de ce qui a été discuté. C'est une bonne idée de suivre un e-mail à tous ceux qui sont présents, ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion et à toute autre personne qui peut avoir besoin d'être informée. Incluez également tous les éléments d'action, spécifiant qui est responsable de chaque élément ainsi que la date d'échéance.