Étapes pour préparer un guide de planification de la conférence

La planification d'une conférence nécessite un ensemble de compétences qui comprend des compétences organisationnelles incroyables, la capacité de plusieurs tâches, l'énergie, la créativité, le sauvetage des entreprises, les compétences interpersonnelles et l'attention aux détails. Cela nécessite également un guide complet de planification de la conférence qui vous tiendra non seulement dans les délais, mais fournira une assurance indispensable que vous n'avez pas oublié quelque chose en cours de route.

Comment cela diffère des autres événements de la planification

La planification de la conférence est différente des autres types de planification des événements et comprend des étapes supplémentaires. Les conférences ont tendance à être des événements à grande échelle qui prennent généralement un an ou plus pour planifier. Votre liste de tâches peut inclure la sélection d'un lieu, la réservation de chambres d'hôtel, la mise en place de l'inscription en ligne, la sécurisation des conférenciers, l'organisation de suites d'accueil, l'organisation d'une salle d'exposition, des réunions de planification, de la manipulation et des boissons et plus encore. Préparer un guide de planification de conférence bien organisé qui mappe les étapes est un incontournable pour tout planificateur de conférence réussi.

Le guide de planification de la conférence agit comme un plan pour la planification de toute conférence. Personnalisez et modifiez le guide en fonction de l'événement que vous planifiez et gardez-le à portée de main. Lorsqu'il est préparé et utilisé correctement, il deviendra bientôt votre outil de planification de conférence le plus précieux.

Commencez par les bases de la planification de la conférence

La première partie de votre guide de planification de la conférence devrait inclure les bases concernant la conférence:

• Date et heure de l'événement
• Emplacement de l'événement (si connu)
• Objectif de l'événement

Inclure tous les autres éléments connus, tels que des dates alternatives ou un nombre de participants.

Quel est le plan? 

Avant de planifier les différents éléments d'une conférence, vous devez comprendre quels sont ces différents éléments et où ils s'inscrivent dans le schéma global de votre événement. Alors sortez un stylo et un tampon, ou asseyez-vous devant l'ordinateur et commencez à écrire tout ce qui vous vient à l'esprit.

Ne vous inquiétez pas de répertorier les choses par ordre d'importance ou dans toute sorte de séquence chronologique. Cela viendra plus tard. À l'heure actuelle, vous allez essentiellement créer une version très longue mais simple de votre liste de tâches, qui sera divisée en différents composants autonomes à gérer individuellement pendant le processus de planification. 

Cette section peut énumérer l'un des éléments suivants:

• Sélection de lieu
• Sélection d'hôtel
• Espace de réunion
• Suites hôtelières
• HALLE DE CONFÉRENCE ET BOOTS
• Cérémonie d'ouverture
• Enregistrement conférencier / exposant
• Inscription des participants
• PREPARATIFS DE VOYAGE
• Badges des participants
• Programme d'événements
• Nourriture et boisson
• Audio-visuel
• Personnel sur place

Prenez un peu de temps supplémentaire pour compiler cette liste afin de ne rien négliger et d'aller de l'avant et d'ajouter tout ce qui apparaît plus tard. Ne soyez pas submergé par les nombreux domaines de responsabilité répertoriés; Le but ici est de penser à tout maintenant afin que vous puissiez planifier et gérer chaque article efficacement.

Sélectionnez un lieu

Une fois que vous avez déterminé quand la conférence doit avoir lieu et avoir une compréhension de la portée globale de l'événement, l'étape suivante consiste à sélectionner un lieu. Selon la taille de la conférence, vous pourrez peut-être sélectionner un lieu pour tous vos besoins de conférence, de la salle d'exposition aux salles de réunion, aux salles de banquet et aux chambres d'hôtel.

Si la conférence est trop importante pour être hébergée à un endroit, cherchez un lieu à proximité des hôtels extérieurs ou des sites de restauration afin que les participants à la conférence n'aient pas à voyager trop loin pour se précipiter d'un événement de conférence à un autre.

Pensez à l'inscription des participants

Considérez le meilleur moyen pour les participants de s'inscrire à cette conférence et comment vous confirmerez leur inscription. Vous voudrez peut-être chercher à créer des badges ou des étiquettes de nom pour les participants. Lorsque vous passez à l'inscription, assurez-vous de revoir et de mettre à jour le guide de planification.

Si un événement devrait attirer de grandes foules, alors un système d'enregistrement de conférence en ligne est la voie à suivre. Le système peut traiter les paiements, suivre les inscriptions et organiser d'autres informations pertinentes et aider à générer des rapports et des listes de participants.

Exposants et conférences exposant les salles

Les zones d'exposition sont une caractéristique commune lors de conférences, offrant aux sponsors et aux vendeurs de louer l'occasion pour promouvoir leurs produits et services. C'est également l'occasion pour l'hôte de la conférence de générer des revenus si la fonctionnalité d'exposition est effectivement promue et bien accueillie. Selon la taille de votre conférence, la gestion des exposants et de la salle d'exposition nécessitera plus de temps et de ressources, alors planifiez en conséquence.

Comme indiqué ci-dessus, les systèmes d'enregistrement de conférence en ligne sont le meilleur moyen de suivre les inscriptions, donc si vous vous attendez à un grand nombre d'exposants, envisagez d'incorporer l'enregistrement des exposants dans votre système d'enregistrement des participants. Les exposants auront également besoin des éléments suivants:

• Badges des exposants
• Carte de la salle d'exposition de la conférence avec numéros de stand répertoriés
• Manuels pour le stand d'exposition Configuration et démolir
• Contrats de stands d'exposition
• Liste des fournisseurs sur place disponibles pour aider à la location et aux services d'expositions

En tant que planificateur de conférence, vous serez responsable de l'embauche de sécurité pour assurer la sécurité des matériaux situés dans la salle d'exposition.

Planifiez les détails de la conférence

Avec certaines des plus grandes responsabilités s'attaquées, telles que la sélection des sites de conférence et l'enregistrement des participants, vous pouvez vous concentrer sur la planification des détails de la conférence. Comme c'est le cas avec la planification d'un événement de toute nature, l'organisation est tout aussi primordiale que l'attention aux détails.

Il est maintenant temps de retirer cette longue liste de linge des articles à faire que vous avez mis en place au début du processus de planification de la conférence. Recherchez la liste et apportez des modifications ou des ajouts au besoin pour refléter les dernières tâches et responsabilités. Mettez ensuite ces éléments dans l'ordre chronologique, en commençant par des éléments qui peuvent ou doivent être achevés bien à l'avance. Par exemple:

• Bloc de livres de chambres d'hôtel
• Réserver l'espace de la salle d'exposition
• Recherchez des systèmes d'enregistrement de la conférence en ligne
• Planifiez un plan de marketing de conférence

Commencez au début et partez à partir de là. Pour chaque détail qui doit être tendance à inclure un suivi pour s'assurer que les contrats sont signés et reçus. À l'approche de la date de conférence, vos articles d'action comprendront des tâches à court terme telles que:

• Sélectionnez la palette de couleurs et la décoration
• Faire des dispositions florales
• CHE MENU HOSOSE
• Organiser le transport aéroportuaire pour les conférenciers ou les VIP

Considérez votre guide de planification de la conférence comme votre manuel incontournable pour tout ce qui est inclus dans la planification d'une conférence, quelle que soit la petite taille. Ce guide deviendra rapidement un outil inestimable qui non seulement vous gardera organisé et dans les délais, mais apaisera les nerfs à l'approche de la grande date et vous vous demandez si vous avez oublié quelque chose.